Pracodawcy muszą zmienić dotychczasowe zasady rozliczania delegacji podwładnych

Ostatnie orzeczenia Sądu Najwyższego dotyczące podróży służbowych wymuszają konieczność przeprowadzania wielu zmian przez pracodawców zatrudniających kierowców, przedstawicieli handlowych czy pracowników budowlanych. Zwłaszcza że w niektórych z tych wyroków sąd odszedł od przeważających dotychczas poglądów, negując przy tym stanowiska zajmowane przez organy kontrolne. Powoduje to niemałe zamieszanie w działach kadr. Najwięcej zmian zaszło u kierowców.

Zawodowi szoferzy nie są w podróży służbowej

Kierowcy – bez względu na to dokąd jeżdżą, po prostu wykonują normalną pracę. Nie mają więc prawa do diet i zwrotu kosztów

19 listopada 2008 r. zapadła bardzo ważna uchwała podjęta przez siedmiu sędziów Sądu Najwyższego (II PZP 11/08), bo zrewolucjonizowała kwestię podróży służbowych kierowców. Sąd przyjął, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający różne trasy w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejscu świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. Oznacza to, że regułą jest brak podróży służbowych u osób wykonujących zawód kierowcy. Ci jeżdżąc, bez względu na to dokąd, wykonują po prostu swoją normalną pracę - patrz apla – Za szerokie miejsce pracy. W tej uchwale nie zanegowano miejsca pracy oznaczonego jako Unia Europejska, potwierdzając tym samym jego prawidłowe wskazanie. Sąd Najwyższy uznał, że sposób określenia miejsca pracy musi być nierozerwalnie powiązany z jej rodzajem, na co już wcześniej zwracał uwagę w wyroku z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 350/00). Obszar terytorialny tego miejsca musi mieć też ścisły związek z rzeczywistym zakresem
działania pracodawcy, bo tylko one uzasadniają jego wielkość.

Przykład 1

Firma przewozowa Eurotrans wykonywała przewozy do Niemiec i Francji, gdyż z tych państw miała kontrahentów, z którymi wiązały ją długoletnie kontrakty o współpracy. Na początku 2009 r. zaczęła jednak w umowach o pracę wpisywać jako miejsce pracy obszar UE, żeby się zabezpieczyć w razie pojawienia się nowego klienta. Nie jest to działanie prawidłowe, bo prowadzona przez spółkę działalność nie uzasadnia tak szerokiego obszaru jako miejsca pracy dla kierowców.

W ocenie Sądu Najwyższego, przyjętej w uchwale z 19 listopada 2008 r., niezsynchronizowanie miejsca pracy z jej rodzajem może prowadzić do uznania tego postanowienia umowy za nieważne na mocy art. 58 § 3 k.c. w związku z art. 300 k.p. A co istotne, jego skutki należy rozciągnąć także na krajowe podróże służbowe kierowców.

Przykład 2

Pracodawca zawarł z kierowcą umowę o pracę, w której jako miejsce pracy wskazali siedzibę firmy transportowej w Piasecznie. W związku z tym za przewozy wykonywane po całej Polsce wypłacał szoferowi diety i zwracał inne koszty z tytułu podróży służbowej. W świetle uchwały SN z 19 listopada 2008 r. takie działanie należy uznać za mające na celu obejście prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych, i w związku z tym takie postanowienie umowy jest nieważne.

Doraźne korzyści

Opisane w przykładzie 2 działanie było bardzo korzystne dla firm transportowych, gdyż wypłacane diety, ryczałty za noclegi i inne koszty podróży służbowej są nieopodatkowane i nieoskładkowane. Stąd często przewoźnicy gwarantowali kierowcom nieduże pensje, ale wypłacali im cztero czy pięciokrotnie wyższe świadczenia za podróże służbowe. Z pozoru tylko korzystali na tym kierowcy, uzyskując na rękę wysokie wynagrodzenia. Patrząc jednak perspektywicznie, tracą na tym, gdyż tylko niewielka część otrzymywanych poborów była oskładkowana, a więc w przyszłości podstawa do naliczenia im emerytury czy renty będzie dużo niższa, niż faktycznie mogłaby być.

Przykład 3

Kierowca zatrudniony w transporcie międzynarodowym zarabia miesięcznie około 7 tys. zł, ale jego pensja to minimalne wynagrodzenie, czyli w 2009 r. 1276 zł. Pozostałe prawie 6 tys. zł to diety i ryczałty noclegowe.

Takie ustalenie systemu wynagradzania jest więc korzystne w okresie zatrudnienia. Na rękę otrzymuje on dużą kwotę, ale przy takiej pensji składki emerytalnorentowe wynoszą zaledwie 325,64 zł (249,08 zł składki emerytalnej – 19,52 proc., i 76,56 zł składki rentowej – 6 proc.). Przyszła emerytura będzie więc minimalna.

Wbrew resortowym opiniom

SN odniósł się ponadto do dwóch bardzo ważnych wątków związanych z rozumieniem pojęcia podróży służbowej, które mogą być przydatne także w ocenianiu jej istnienia bądź nieistnienia w innych grupach zawodowych. Po pierwsze stwierdził, że u kierowcy nie można mówić o wykonywaniu „zadania służbowego”, a po drugie utożsamił pojęcia „miejsce wykonywania pracy” i „stałe miejsce pracy” - patrz ramka niżej.

W ten sposób zanegowano wcześniejsze stanowisko resortu pracy (np. stanowisko z 18 kwietnia 2005 r., publikowane w DF), który rozróżniał pojęcia miejsca pracy i stałego miejsca pracy. Ministerstwo twierdziło, że przepisy prawa pracy nie zawierają definicji stałego miejsca pracy, a więc do jego określenia, dla celów stosowania art. 775 k.p., powinno dojść w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania bądź w umowach o pracę zawieranych z pracownikami. W ocenie resortu charakter i rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika lub struktura organizacyjna pracodawcy determinują niejednokrotnie, że stałym miejscem pracy pracownika może być np. więcej niż jedna miejscowość lub określona trasa. Na ogół pracodawcy nie określali w swoich przepisach stałych miejsc pracy zatrudnionym, a w świetle uchwały SN z 19 listopada 2008 r. nie ma już takiej potrzeby. Pojęcie to znajdziemy w umowie o pracę zawartej z pracownikiem.

Potrzebna będzie nowa siatka płac

Wreszcie uchwała odniosła się do sposobu prawidłowego ustalania siatki płac dla takich osób. Pozbawienie ich świadczeń za podróże służbowe oznacza bowiem w praktyce ogromny problem dla firm transportowych i samych zatrudnionych. Z całą pewnością bowiem kierowcy nie będą chcieli dalej pracować tylko za minimalne pensje, jeśli mieliby stracić większość dochodu uzyskiwaną dotychczas z tytułu delegacji. Z kolei dla pracodawców niepowodujące wysokich kosztów pracy diety i ryczałty były bardzo opłacalne. Jeśli chcieliby o tyle zwiększyć kierowcom pensje, to fundusz płac musiałby wzrosnąć o kilkadziesiąt procent (18 proc. podatku i składki ZUS).

Inne dopuszczalne rozwiązanie polega na zwracaniu kierowcy poniesionych kosztów w trakcie podróży na podstawie przedłożonych rachunków za noclegi, paliwo, parkingi itp. To nie będzie jednak korzystne dla szoferów, gdyż nie przyniesie im dodatkowego zarobku. Kierowcy dotychczas nie byli zainteresowani spaniem w hotelach czy motelach. Woleli przespać się w kabinie samochodu i dzięki temu uzyskać ryczałt za nocleg, który przy podróżach zagranicznych był niemały. Podejmując decyzje o zmianie siatki płac czy zasad rozliczeń finansowych z kierowcami, przewoźnicy powinni się jednak zastanowić nad tym, jakie ich decyzja będzie miała konsekwencje podatkowe i zusowskie.

Dojdzie podatek i składki do ZUS

Nie ma przeciwwskazań, aby utrzymać podobne zasady rozliczeń, jakie obowiązywały dotychczas, czyli świadczenia odpowiadające dietom i ryczałtom za noclegi. Niestety, ich wypłacanie nie będzie zwolnione z opodatkowania, gdyż zwolnienie przedmiotowe przy PIT dotyczy tylko diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. I to do wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Podobnie będzie z odprowadzaniem od takich świadczeń składek na ubezpieczenie społeczne. Podstawy wymiaru składek nie stanowią bowiem diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami (§ 2 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

| Za szerokie miejsce pracy Stan faktyczny będący podstawą do wydania przez SN tej uchwały był typowy dla wielu firm transportowych, bo kierowca miał w umowie o pracę określone miejsce pracy jako obszar Unii Europejskiej. Dotychczas zarówno Państwowa Inspekcja Pracy, jak i większość sądów pracy przyjmowały, że jest to nieprawidłowo określone miejsce pracy, gdyż jest za szerokie. PIP uważała, że może to stanowić przyczynę obchodzenia przepisów np. o podróżach służbowych, ale również np. art. 178 k.p. zakazującego delegowania bez zgody poza stałe miejsce pracy osób opiekujących się dzieckiem do lat czterech. Z kolei sądy pracy przyjmowały często, że takie określenie miejsca pracy jest równoznaczne z jego brakiem, a wtedy należy zastosować przepisy kodeksu cywilnego zgodnie z art. 300 k.p. Z nich wynika natomiast, że jeśli zobowiązanie ma związek z przedsiębiorstwem, to o miejscu jego spełnienia rozstrzyga siedziba przedsiębiorstwa (art. 454 § 2 k.c.). Na tej podstawie przyjmowano, że przy oznaczeniu
miejsca pracy jako Polska czy Unia Europejska miejsce pracy nie zostało w praktyce określone i kierowca jest w podróży służbowej w każdej trasie, bo miejscem pracy dla niego staje się siedziba firmy transportowej. |
| --- |

| Definicje według SN - Zadanie służbowe to zadanie wykonywane przez pracownika w sposób incydentalny w stosunku do pracy wynikającej z umowy o pracę i zwykle wykonywanej przez zatrudnionego. Nie można więc mówić o wykonywaniu zadania służbowego, a więc także o podróży służbowej u osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się po określonym terenie. Podróż nie stanowi bowiem u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. - „Miejsce wykonywania pracy”, czyli element umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.), i „stałe miejsce pracy” jako odnośnik do stwierdzenia, czy pracownik jest w podróży służbowej (art. 775 § 1 k.p.), są pojęciami tożsamymi. |
| --- |

Przemieszczanie się to normalna praca pracowników mobilnych
Charakter pracy i zadań przedstawicieli handlowych czy medycznych powoduje,że ciągle jeżdżą. Ale takie podróże to ich podstawowy obowiązek

W uzasadnieniu uchwały z 19 listopada 2008 r. SN posługuje się terminem „pracownik mobilny”. Przyjęte bowiem tu rozwiązanie będzie dotyczyło wszystkich pracowników, których praca polega na przemieszczaniu się w terenie. Sąd stwierdził, że odmienność potraktowania pracowników mobilnych w porównaniu z innymi zatrudnionymi ma uzasadnienie także w dyrektywie unijnej dotyczącej czasu pracy (dyrektywa 2003/88/WE).

SN podkreślił, że podróż służbowa z samej definicji ma mieć charakter incydentalny, a jej istotą jest tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania. Nie będzie nią zatem wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach. Wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 775 k.p. nie będzie więc świadczenie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia, gdyż ta nigdy nie będzie miała incydentalnego charakteru. Sąd podkreślił, że pracownicy mobilni nie wykonują zadania służbowego wiążącego się z oddelegowaniem poza miejsce pracy, a po prostu charakter ich pracy wymusza stałe przemieszczanie się. Nie można więc powiedzieć, że będą oni stale w podróży służbowej.

Przykład 4

Przedstawiciel handlowy obsługuje przydzielony mu przez pracodawcę teren województwa. Jeżdżąc po tym obszarze, nie jest w podróży służbowej. Dlatego że przemieszczanie się po tym terytorium należy do jego podstawowych obowiązków i wiąże się ściśle z charakterem jego zatrudnienia. Zatem pokrywanie mu kosztów przejazdów, wyżywienia czy noclegów w różnych miejscowościach powinno odbywać się na innych zasadach, niż określają przepisy dotyczące podróży służbowych. Pracownik taki jest bowiem pracownikiem mobilnym.

Ten pogląd SN potwierdził w kolejnym wyroku z 4 grudnia 2008 r. (II PK 107/08). Stwierdził w nim, że przedstawiciel handlowy wykonujący obowiązki pracownicze na pewnym obszarze geograficznym, ale niemający stałego miejsca pracy, nie przebywa w podróży służbowej. Trudno bowiem uznać stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy, za podróż służbową (wyrok SN z 11 kwietnia 2004 r., I PKN 350/00).

Potrzeby nie zawsze uzasadniają okresowe przeniesienie

W przeciwieństwie do przedstawicieli handlowych, budowlańcy muszą mieć stałe miejsce pracy. I nawet gdy czasowo trafiają na inną budowę, nie można uznać, że są pracownikami mobilnymi

Choć miejsce pracy najściślej związane jest z jej rodzajem (por. uzasadnienie wyroku SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00), bo charakteryzuje je przestrzeń, w której pracownik zobowiązany jest do dokonywania aktów staranności składających się na świadczenie pracy, to jednak okoliczność ta nie uprawnia pracodawców prowadzących działalność w różnych miejscowościach do przyjęcia, że miejscem pracy zatrudnionych przez nich pracowników są wszystkie te miejscowości. Mogą oni bowiem wykonywać swoje obowiązki w placówkach zlokalizowanych w jednej albo w wielu miejscowościach. U nich zatem rodzaj pracy nie przesądza o miejscu pracy. Dlatego nie można uznać, że sam fakt zatrudnienia w firmie prowadzącej działalność w kilku miejscowościach wystarczy, aby uznać, że ich miejsce pracy jest ruchome.

O ile zatem miejsce pracy może zostać określone jako punkt, jednostka administracyjna czy obszar, o tyle za niedopuszczalne uznał Sąd Najwyższy zawieranie z pracownikami klauzul umownych, w których wyrażaliby oni bezwarunkową zgodę na czasową zmianę miejsca pracy w każdym wypadku uzasadnionym potrzebami pracodawcy, tj. bez określenia miejscowości, w której praca miałaby być świadczona, jak również okresu, którego te zmiany dotyczą (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., I PK 96/08). W przeciwnym razie miejsce pracy pracowników byłoby faktycznie ruchome (zmienne).

Przykład 5

Firma budowlana z siedzibą w Warszawie w umowach o pracę określała miejsce pracy murarzy jako „Warszawa oraz każda inna miejscowość, w której na polecenie pracodawcy wykonywane będą przez pewien czas roboty budowlane”. W takim wypadku miejscem pracy robotników jest wyłącznie Warszawa, gdyż jedynie tę miejscowość wymieniono wyraźnie w umowie. Dalsze postanowienie umowne o innych miejscowościach powoduje zakreślenie miejsca pracy w sposób nieograniczony. Trudno je więc uznać za wyraźne jego wskazanie.

Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do obchodzenia przepisów o podróżach służbowych i przerzucania na pracowników związanych z nimi kosztów. To rozstrzygnięcie można zastosować również do innych pracodawców, którzy prowadzą działalność na pewnym obszarze, a ich pracownicy nie zaliczają się do kategorii pracowników mobilnych, a więc takich, których praca związana jest z koniecznością stałego przemieszczania się. Przykładami mogą być zatrudnieni w sieciach handlowych czy bankach mających oddziały w całym kraju.

Bez polecenia szefa nie ma wyjazdu

Zatrudniony wyjeżdża służbowo, gdy będzie miał wyraźne zlecenie. Jeśli zawrze porozumienie, pozbawi się zwrotu kosztów

Nie każdy zagraniczny wyjazd służbowy pracownika można uznać za podróż służbową. W myśl przepisów prawa pracy jest nią bowiem wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę. Z definicji tej wynika zatem, że aby uznać wyjazd służbowy pracownika za podróż służbową, kluczowe znaczenie ma polecenie pracodawcy o jego wysłaniu w podróż służbową. Powinno ono określać zadanie oraz termin i miejsce jego wykonywania. Musi być więc skonkretyzowane i nie może mieć charakteru ogólnego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06). Stwierdził w nim, że nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 k.p. podjęcie przez pracownika wyjazdu służbowego, połączonego z wykonywaniem pracy, na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. Należy w takim razie uznać, że polecenie odbycia podróży służbowej wydane przez pracodawcę jest konstytutywnym elementem pojęcia podróży służbowej. W uzasadnieniu tego wyroku
Sąd Najwyższy podkreślił też, że z przepisów o podróżach służbowych nie wynika zakaz delegowania pracownika w celu wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy, np. w innym kraju, które nie będzie podróżą służbową. Takim przypadkiem będzie pisemne porozumienie pracownika z pracodawcą, z którego będzie wynikała zgoda podwładnego na oddelegowanie na kilka miesięcy do pracy w innym państwie (ewentualnie miejscowości).

Dłuższy pobyt w jednej miejscowości pozbawia diet

Nawet okresowa zmiana miejsca wykonywania zajęć nie będzie podróżą służbową. Wystarczy, że szef określi to przez jakiekolwiek swoje zachowanie, które dostatecznie ujawnia jego wolę

Podróżą służbową niekoniecznie będą również dłuższe wyjazdy służbowe pracowników w jedno miejsce. W myśl bowiem § 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r., dotyczącego krajowych podróży służbowych (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.), dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Stanowisko w tej sprawie zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 11 października 2005 r. (I PK 67/05). Uznał w nim, że terminy te należy interpretować na podstawie prawa administracyjnego, w którym istnieją ustawowe definicje pobytu stałego i czasowego. A więc w takich wypadkach należy się opierać na przepisach dotyczących ewidencji ludności. Pobytem czasowym jest przebywanie w innej miejscowości pod oznaczonym adresem bez zamiaru zmiany miejsca pobytu stałego. Tak określa art. 7 ust. 1 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (DzU z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.). W związku z tym niekiedy oddelegowanie pracownika do pracy w innej miejscowości
może pozbawić go prawa do diety, jeśli będzie to miejscowość jego czasowego pobytu. Do wypełnienia przesłanek definicji ustawowej niewiele potrzeba. Wystarczy, że przebywa się w innej miejscowości pod oznaczonym adresem i nie ma zamiaru zmieniać miejsca pobytu stałego. Co ważne, nie ma tu żadnego znaczenia dopełnienie lub niedopełnienie obowiązku meldunkowego.

Przykład 7

Pracownikowi zamieszkałemu i pracującemu na co dzień w Gdańsku pracodawca wyznaczył nowy teren. Pracownik ten jest przedstawicielem handlowym i ma zająć się klientami z województwa mazowieckiego, a na czas zatrudnienia na tym obszarze firma wynajęła mu mieszkanie w Warszawie. W takim wypadku – zdaniem SN – miejscowość ta staje się miejscowością jego czasowego pobytu, a więc pracodawca nie musi płacić diet za okresy wykonywania pracy w tej miejscowości.

Zdaniem Sądu Najwyższego w przykładzie 7 mogło dodatkowo dojść do zmiany miejsca wykonywania pracy w drodze czynności konkludentnych. Zgodnie bowiem z kodeksem cywilnym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez jakiekolwiek jej zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny (art. 60 k.c.). To również wpłynie na rozliczanie podróży służbowych.

Przykład 8

Pracownik mieszkający w Krakowie został delegowany do pracy jako przedstawiciel handlowy do Warszawy, gdzie mieszkał w firmowym mieszkaniu. Przyjmując, że doszło do zmiany miejsca pracy, był on w podróży służbowej tylko wtedy, gdy wykonywał pracę poza granicami administracyjnymi Warszawy.

Agata Lankamer-Prasołek
Łukasz Prasołek