Za weekendowe szkolenie nie musimy pracownikowi płacić ani pensji, ani diet

Osobie, która podnosi kwalifikacje podczas kursów odbywanych w piątek, sobotę i niedzielę, nie przysługuje płaca za nadgodziny. Chyba że sama jest wykładowcą na szkoleniu; wtedy należy się jej dodatek do wynagrodzenia lub dzień wolny.

Takie jest stanowisko Głównej Inspekcji Pracy. Jego przeciwnicy twierdzą, że uczestnictwo w szkoleniu, będące poleceniem pracodawcy, jest czasem pracy.

|

Polecamy: » Najlepsze konto dla Twojej firmy! » Najnowsze wiadomości z kraju i świata » Codzienny przegląd prasy ekonomicznej |
| --- |
|

Polecamy: » Najlepsze konto dla Twojej firmy! » Najnowsze wiadomości z kraju i świata » Codzienny przegląd prasy ekonomicznej |

Spółka delegowała cały dział na szkolenie do Kazimierza Dolnego, które miał prowadzić ich kierownik. Większość zatrudnionych sprzeciwiała się, ale prezes zagroził konsekwencjami służbowymi.

W piątek jechali od 6 do 9, a o 10 zaczęli już naukę, która razem z przerwą obiadową trwała do 18, potem mieli wolne. W sobotę wykłady odbywały się od 10 do 18, a w niedzielę od 10 do 14, po czym wyjechali, dojeżdżając do stolicy o 17. Pracują w podstawowym systemie czasu pracy, od poniedziałku do piątku, od 8 do 16. Wedle regulaminu pracy sobota jest szóstym, wolnym dniem tygodnia. Czy taki wyjazd był podróżą służbową? Czy uiszczamy za ten czas wynagrodzenia i diety? Szef twierdzi, że nie. Jedynie osobie, która prowadziła wykłady, wypłacił diety i koszty podróży. Czy słusznie? Czy wolno zwolnić pracownika za to, że nie uczestniczył w szkoleniu? – pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Poruszony problem dotyczy kilku kwestii: szkoleń, podróży służbowych oraz rekompensaty za pracę w niedzielę i w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeśli chodzi o szkolenia, to ważne jest, czy zatrudniony sam pobiera naukę, czy sam uczy innych w charakterze wykładowcy. Poza tym nie każdy wyjazd na kurs stanowi podróż służbową, a jeśli nawet, to nie zawsze taką delegację zaliczamy do czasu pracy.

Wykształcenie w cenie

Każdy pracodawca powinien podnosić kwalifikacje załogi, co wynika z art. 94 kodeksu pracy. Mimo to nie wszyscy zatrudnieni chcą skorzystać z tej możliwości, zwłaszcza gdy kursy odbywają się w dni wolne. Straciliby bowiem szansę na odpoczynek, a w zamian nie otrzymaliby z tego tytułu żadnej rekompensaty. Zdaniem większości ekspertów i inspektorów pracy szkolenie jest czasem pracy tylko, gdy odbywa się w godzinach wynikających z harmonogramu. Przeciwnicy powołują się na art. 128 kodeksu pracy, według którego czas pracy to pozostawanie do dyspozycji pracodawcy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez szefa. Przepis ten przesądza w ich opinii o tym, że szkolenie to na pewno czas pracy, za który trzeba zapłacić. Nie bez znaczenia jest też rodzaj szkolenia. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r. (I PK 144/04): szkolenie o charakterze praktycznym odbywa się w ramach stosunku pracy. Znaczy to, że podwładny wykonuje w tym czasie pracę. Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy pracownik
jest nauczycielem, a nie uczniem. Wtedy płacimy za wszystkie godziny szkolenia, a za niektóre z nich jak za pracę nadliczbową.

Za odmowę nie wolno zwalniać

Najlepiej, by szkolenie odbywało się z inicjatywy zatrudnionego. Jeżeli jednak sami wpadniemy na taki pomysł, pamiętajmy, że to tylko propozycja. Na przykład kierownik może się zwrócić do podwładnego w takiej formie: "w weekend jest interesujące szkolenie dotyczące twoich kwalifikacji. Jeśli masz ochotę w nim uczestniczyć, to chętnie pokryję pełny koszt". Wtedy adresat ma wybór. Jeśli chce podnieść swoje kwalifikacje, to skorzysta z oferty, zarywając weekend. Gdy woli poleniuchować, to ma prawo do odmowy. Nauka organizowana przez nas nie jest bowiem obowiązkiem służbowym. Niestety, to tylko teoria, bo wielu z nas propozycję udziału w weekendowym kursie traktuje jako polecenie. Powołujemy się przy tym na art. 100 kodeksu pracy, według którego podwładny musi się stosować do dyspozycji szefa, pod warunkiem że dotyczą one pracy i nie są sprzeczne z przepisami i umową o pracę. Zdarza się, że odrzucenie oferty szkoleniowej kończy się utratą posady. Jest to jednak sprzeczne z prawem, gdyż wypowiedzenie nie jest
właściwie umotywowane. Sądy zaznaczają tymczasem, że przyczyna wymówienia ma być rzeczywista i dokładnie uzasadniona. Oczywiście nie dotyczy to zatrudnionego, który nagminnie odrzuca propozycje wzięcia udziału w kursie. Wówczas możemy uznać, że w firmie nie ma dla niego miejsca ze względu na zbyt niskie kwalifikacje. A co wtedy, gdy konieczność uczestnictwa w szkoleniu wynika z umowy o pracę bądź z przepisów wewnętrznych firmy? Czy rozwiązanie angażu wolno wówczas tłumaczyć niedopełnieniem obowiązków służbowych? – pytają przedsiębiorcy.

Jeżeli obowiązek szkolenia wynika z umowy o pracę, to jego naruszenie może powodować odpowiedzialność pracownika. Podobnie, gdy taki obowiązek wynika z układu zbiorowego pracy. Inaczej, gdy zobowiązanie do uczestnictwa w szkoleniu wynika z regulaminu pracy, który ustala tylko organizację i porządek w procesie pracy. Trudno, by elementem tej organizacji był obowiązek szkolenia się.

Przypominam ponadto, że zgodnie z art. 9 § 2 kodeksu pracy postanowienia układów zbiorowych, porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla podwładnych od kodeksu pracy, innych ustaw i aktów wykonawczych. Dla niektórych prawników umieszczenie w kontrakcie pracowniczym obowiązku szkoleń zawodowych jest wręcz podstawą do tego, by uznać je za czas pracy. Dla innych natomiast to podstawowy warunek.

Wyjazdy poza firmę nie zawsze stanowią podróż służbową

Zatrudniony, który się szkoli poza zakładem, nie jedzie w delegację. Mimo to wolno mu zwrócić koszty np. dojazdu, wyżywienia i zakwaterowania.

Diety wypłacamy obowiązkowo tylko wtedy, gdy pracownik uczył innych jako wykładowca. Pracownikowi, któremu zleciliśmy wykonanie obowiązków poza naszą siedzibą lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności z tytułu podróży służbowej. Dostaje diety na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami oraz zwrot kosztów, m.in. za przejazdy, noclegi i dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Stanowi tak art. 775 kodeksu pracy. Przepisy nie rozstrzygają, w jaki sposób mamy nakazać odbycie podróży służbowej.

Najlepiej uczynić to na piśmie, określając:
- zadania do wykonania w delegacji,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.

Zasadniczo podróż służbowa składa się z dwóch etapów: samej podróży i czasu realizacji zadań zleconych przez pracodawcę. Wątpliwości budzi to, czy sama podróż jest czasem pracy. Kodeks pracy tego nie reguluje. Odpowiedzi należy szukać w orzecznictwie SN, według którego nie jest nim zasadniczo czas dojazdu i powrotu z delegacji. Wyjątkiem jest podróż służbowa pokrywająca się z czasem pracy wynikającym z harmonogramu zatrudnionego. Przykładowo w orzeczeniu z 27 października 1981 r. (I PR 85/81) SN uznał, że wyjazd przypadający poza czasem pracy nie rodzi obowiązku wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia. Eksperci podkreślają też, że sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy w rozumieniu art. 80 kodeksu pracy. W jednym z wyroków z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04) SN uznał jednak, że powrót z podróży służbowej powinniśmy traktować jak za dyżur. W związku z tym zatrudnionemu dajemy w zamian albo dzień wolny, albo ekwiwalent w razie rozwiązania umowy o pracę. Zdarza się, że już w trakcie jazdy np. pociągiem
na delegację pracownik wykonuje zlecone zadania – opracowuje na laptopie sprawozdanie finansowe dla firmy. Wówczas taką aktywną jazdę należy zaliczyć do czasu pracy. Ale uwaga, pod warunkiem że czynności te robimy w pociągu z polecenia przełożonego. Podróż taka nie wchodzi do czasu pracy, gdy mógł sporządzić raport w ramach zwykłych godzin roboczych. Tak sama zasada obowiązuje, kiedy czas przejazdu podwładny przeznacza na wykonywanie dodatkowych zadań służbowych, ale niezleconych przez szefa. Czy wyjazd na szkolenie jest podróżą służbową w rozumieniu kodeksu pracy? – pytają przedsiębiorcy. Tak, jeśli pracownik sam prowadzi szkolenie. Wtedy znaczenie mają opisane zasady. Ich stosowanie jest natomiast wątpliwe, gdy zatrudnieni mają podnieść swoje kwalifikacje. Przykładowo SN w orzeczeniu z 13 października 1999 r. (I PKN 292/99) wskazał, że wyjazd i uczestnictwo w szkoleniu na podstawie skierowania pracodawcy nie jest podróżą służbową.

Tezę tę możemy potwierdzić kilkoma argumentami, np.
∑ szkolenie to pozaszkolna forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych uregulowana w rozporządzeniach:
– ministra edukacji i nauki z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (DzU nr 31, poz. 216),
– ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (DzU nr 103, poz. 472 ze zm.),
∑ podczas szkolenia zatrudniony nie wykonuje swoich obowiązków,
∑ jedzie na szkolenie, by zdobyć nową wiedzę i umiejętności,
∑ szkolenie w odróżnieniu od podróży służbowej nie jest obowiązkiem pracowniczym. Mimo że wyjazdowe szkolenie (krajowe czy zagraniczne) nie jest podróżą służbową, to możemy zwrócić zatrudnionemu poniesione w związku z tym koszty. Mówi o tym § 9 rozporządzenia z 12 października 1993 r., wedle którego mamy prawo zrefundować koszty uczestnictwa w szkoleniu, zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu, a ponadto udzielić urlopu szkoleniowego i zwolnić z części dnia pracy. Szczegółowe zasady rozliczeń strony powinny potwierdzić w umowie, ustalając wysokość zwracanych kosztów. Posiłkowo warto stosować wartości wynikające z przepisów o podróżach służbowych.

Gdzie szukać przepisów
Podróże służbowe reguluje art. 775 kodeksu pracy oraz dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
- na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.),
- poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Ekstrapieniądze za dodatkową pracę
Jeżeli w trakcie podróży służbowej zatrudniony wykonywał pracę ponad ustawowe normy, to z tego tytułu przysługuje mu rekompensata.
- Robił to w niedzielę? Zapewniamy mu przede wszystkim inny dzień wolny albo wypłacamy 100-proc. dodatki do wynagrodzenia. Gdyby pod koniec okresu rozliczeniowego okazało się, że praca w niedzielę spowodowała przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy, to uiszczamy drugi 100-proc. dodatek. W sumie za każdą godzinę pracy w niedzielę otrzyma normalne wynagrodzenie, 100-proc. dodatek oraz ewentualnie na koniec okresu rozliczeniowego kolejny 100-proc. dodatek za przekroczenie normy średniotygodniowej.
- Zgodnie z art. 15111 kodeksu pracy wolnego w zamian za pracę w niedzielę udzielamy w ciągu sześciu dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po tej niedzieli, a gdy jego odebranie nie będzie możliwe, do końca okresu rozliczeniowego.
- Za pracę w wolną sobotę z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oddajemy dzień wolny w innym terminie (art. 1513 kodeksu pracy). Dodatek wypłacamy dopiero, gdy wzięcie wolnego jest fizycznie niemożliwe. Trzeba też pamiętać o zapłacie za pracę ponad osiem godzin w ciągu doby: poza normalnym wynagrodzeniem należą się 50- albo 100-proc. dodatki za nadgodziny przypadające w porze nocnej.

Kierownik, który daje podwładnym wykład, nie robi tego za darmo Menedżer firmy może szkolić podległe mu osoby, mimo że nie należy to do jego codziennych obowiązków. Za każdą godzinę instruktażu przysługują mu pieniądze.

Mamy prawo polecić jednemu z menedżerów, by w weekend szkolił swoich podwładnych z zakresu swoich kompetencji. Zgodnie bowiem z art. 42 § 4 kodeksu pracy wolno w uzasadnionych sytuacjach zlecić zatrudnionemu inną pracę najwyżej na trzy miesiące, o ile nie spowoduje to obniżenia jego wynagrodzenia i odpowiada jego kwalifikacjom. Dla przedstawiciela kadry wysokiego szczebla udział w weekendowym szkoleniu jest obowiązkowy, a sam wyjazd do Kazimierza Dolnego podróżą służbową, za którą trzeba wypłacić diety i inne koszty. Nie porzestajemy jednak na tym.

Po pierwsze: menedżerowi należy się jeszcze dodatkowe honorarium za pracę wykonywaną w weekend już podczas szkolenia i ewentualnie podczas podróży służbowej, o ile poleciliśmy mu wykonywanie takich obowiązków. Czas prowadzonego szkolenia należy też oznaczyć w ewidencji czasu pracy. Przede wszystkim wyszczególniamy godziny przepracowane w sobotę (dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), niedzielę oraz nadliczbowe. Przykładowo: w rubryce piątkowej i sobotniej wpisujemy, że zatrudniony przepracował dwie nadgodziny dobowe, a w sobotę i niedzielę dodatkowe osiem godzin ponad średniotygodniową normę. Pozostali uczestnicy szkolenia nie musieli korzystać z naszej oferty, a my nie powinniśmy wyciągać z tego tytułu żadnych konsekwencji. Zwalniając bez uzasadnionego wypowiedzenia, narażamy się na powództwo o odszkodowanie albo przywrócenie do pracy z tytułu bezprawnego rozwiązania umowy o pracę.

Po drugie: gdy chodzi natomiast o odpłatność za czas weekendowego kursu, to na razie, zgodnie z interpretacją GIP, płacimy im tylko za osiem godzin szkolenia w piątek. Żaden nie dostanie jednak nic ponad to, co wynika z jego angażu, nawet gdy szkolenie spowodowało przekroczenie dobowej lub średniotygodniowej normy czasu pracy. Jeśli chodzi o ewidencję czasu pracy szkolących się, to standardowo wpisujemy w niej, że zgodnie z harmonogramem przepracowali w piątek osiem godzin. Godzin pracy nie zaznaczamy w sobotę i niedzielę.

W opisanej sytuacji przełożony, która szkolił podległe mu osoby, powinien zatem dostać:
ZA PIĄTEK
- za każdą z trzech godzin podróży służbowej normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek, o ile w tym czasie wykonywał pracę,
- za pierwsze osiem godzin szkolenia zwykłe uposażenie wynikające z umowy o pracę,
- za dwie dodatkowe godziny powyżej 16 normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek.
ZA SOBOTĘ
- za pierwsze osiem godzin pracy normalne wynagrodzenie i dzień wolny w innym terminie,
- za dwie dodatkowe godziny powyżej 16 normalne wynagrodzenie i 50-proc. dodatek.
ZA NIEDZIELĘ
- za cztery godziny pracy normalne wynagrodzenie i 100-proc. dodatek za pracę w niedzielę oraz wolny dzień bądź 100-proc. dodatek za nadgodziny z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy,
- za trzy godziny podróży do Warszawy nie przysługuje żadne honorarium; wyjątek: gdy wykonywał pracę, np. pisał raport na nasze polecenie. Choć nie wszyscy byli w delegacji, każdemu wolno dać tyle samo Zatrudnieni uczestniczący w wyjazdowym szkoleniu nie pojechali w podróż służbową. Mimo to można przyznać im diety i inne należności.

Trzeba jednak pamiętać, źe w takiej sytuacji będą one oskładkowane i opodatkowane. Załóżmy, że taka właśnie decyzja zapadła. Natomiast dla pracowników prowadzących wykłady wyjazd do Kazimierza był podróżą służbową, za którą należą się im diety i inne należności. W tym wypadku będą one zwolnione od podatku i składek. Z pytania nie wiemy, czy pracownicy mieli zapewnione:
- transport do i z Kazimierza,
- bezpłatne noclegi,
- bezpłatne całodzienne wyżywienie,
- bezpłatny dojazd na miejscu.

Ma to zasadnicze znaczenie, bo tylko znając odpowiedzi na te pytania możemy ustalić, jakie komu przysługują należności.

Transport
Pamiętajmy, że środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca (§ 5 rozporządzenia o podróżach krajowych). Jeżeli zatrudnieni jechali do i z Kazimierza pociągiem lub autokarem, to po przedstawieniu biletu powinni dostać zwrot kosztów z tego tytułu. Jeżeli zgodzimy się na to, by pojechali na szkolenie prywatnym samochodem, to każdy dostanie zwrot kosztów obliczony przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu.
Stawka za km przebiegu pojazdu wynosi:
- 0,5214 zł dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm sześc.
- 0,8358 zł powyżej 900 cm sześc.
Z Warszawy do Kazimierza Dolnego jest 146 km, czyli w obie strony 292 km. Podwładni podróżujący prywatnym autem otrzymają więc:
- 152,25 zł za auto o pojemności silnika do 900 cm sześc.
- 244,05 zł powyżej 900 cm sześc.

Kazimierz Dolny jest małą miejscowością. Zakładając, że miejsce szkolenia leżało na przeciwległym krańcu miasta niż miejsce zakwaterowania personelu, można przyjąć, że niezmotoryzowani pracownicy korzystali z komunikacji miejscowej, np. PKS. Skoro tak, to przyznajemy im 20 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę kalendarzową pobytu w podróży. Dieta wynosi teraz 23 zł, co oznacza, że ryczałt na dojazdy równa się 4,60 zł. Po pomnożeniu go przez trzy rozpoczęte doby (od 6 w piątek do 17 w niedzielę) ryczałt wynosi 13,80 zł.

Wyżywienie Jeżeli nie zagwarantowaliśmy załodze bezpłatnego całodziennego wyżywienia, to należy się dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Jak już powiedzieliśmy, dieta wynosi dziś 23 zł za dobę podróży, z tym że jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do ośmiu godzin – połowa diety,
- ponad osiem godzin – dieta w pełnej wysokości.
Diety ustalamy za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, dlatego nie mają tu znaczenia przerwy między zajęciami, np.na posiłki.

Nocleg
Jeśli zapewniamy pracownikom bezpłatne noclegi, nie musimy wypłacać żadnych należności z tego tytułu. Jeśli jednak zatrudnieni płacili za nocleg w hotelu, pensjonacie lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, to powinni dostać zwrot kosztów na podstawie rachunku za nocleg lub – gdy nie przedstawią rachunku
– 150 proc. diety (tj. 34,50 zł). W tym drugim wypadku ryczałt przysługuje tylko wtedy, jeżeli nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 i 7. W sytuacji opisanej w pytaniu będą to więc dwa ryczałty, co w sumie daje 69 zł na osobę. Warto pamiętać, że pracownik nie dostanie zwrotu kosztów noclegu ani ryczałtu za nocleg, jeżeli uznaliśmy, że ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Urzędy uczą się bez wolnego
Kontrowersyjny jest czas szkoleń urzędników państwowych. Z art. 76 ustawy o służbie cywilnej (DzU z 2006 r. nr 170, poz. 1218 ze zm.) wynika, że czas, kiedy pracownik służby cywilnej uczestniczy w szkoleniu, traktujemy jako wykonywanie obowiązków służbowych. Czy jeśli uczy się po godzinach, to trzeba mu wypłacić wynagrodzenie? Zdania są podzielone. Niektórzy eksperci uważają, że wymieniony przepis jest szczególny wobec kodeksu pracy. Skoro tak, to za czas szkolenia urzędnika państwowego przysługuje odpowiednia rekompensata. Przeciwnicy tej teorii twierdzą tymczasem, że art. 76 ustawy o służbie cywilnej dotyczy jedynie obowiązków służbowych, a nie czasu pracy. Pisaliśmy o tym szerzej w DF z 23 listopada 2007 r.

Marta Gadomska
Katarzyna Jędrzejewska