Coraz trudniej ściągalne

Każda firma prowadząca sprzedaż z odroczonym terminem płatności powinna brać pod uwagę opóźnienia w regulowaniu swoich faktur. Niemożność otrzymania należności w terminie, nadmierna zwłoka w wypełnianiu zobowiązań przez kontrahentów czy nawet ich bankructwo to zjawiska powszechne i nieodłącznie związane z gospodarką wolnorynkową i to nie tylko w kryzysie. Sztuką jest obecnie nie tyle sprzedać, co odzyskać swoje pieniądze. Płynność finansową zachowują firmy posiadające żywą gotówkę, dbające o jak najszybszy jej spływ od klientów. Warto w związku z tym wdrożyć procedury dokładniejszej kontroli opóźnień należności.

Skala problemu

Ogólnoświatowy kryzys gospodarczy skutkował nie tylko wzrostem liczby upadających przedsiębiorstw, ale objawił się także w postaci zatorów płatniczych, co przełożyło się na opóźnienia w płatnościach naliczonych w 2009 r. Z uwagi na fakt, iż w innych krajach europejskich dekoniunktura gospodarcza była dużo głębsza niż w Polsce, przedsiębiorstwa eksportujące odczuły kryzys wyjątkowo dotkliwie. Należności, z którymi przedsiębiorcy nie mogą sobie poradzić drogą samodzielnych negocjacji, są kierowane do firm windykacyjnych. - Nie spodziewamy się zmniejszenia udziału trudnych należności w 2010 roku - mówi Joanna Syzdół, dyrektor biura windykacji Coface Poland. Brak terminowości w zapłacie stał się istotnym problemem, z jakim muszą poradzić sobie przedsiębiorcy, chcąc utrzymać płynność finansową. To stało się obecnie dla firm priorytetem, ponieważ kłopoty z płynnością są najczęstszą przyczyną bankructw w ostatnich miesiącach. W styczniu i lutym br. sądy ogłosiły upadłość 107 polskich firm. W porównaniu z tym samym
okresem w przedkryzysowym 2008 roku (64 bankructwa) oraz pierwszymi dwoma miesiącami w trudnym już 2009 roku (83 bankructwa), widać wyraźny wzrost.

- Wyniki są zgodne z prognozami, które mówiły o dalszym wzroście liczby upadłości. W 2010 r. będą się kończyły postępowania upadłościowe rozpoczęte w roku ubiegłym. Do sądów trafią też wnioski firm, które nie poradziły sobie ze wzrostem wymagalnych zobowiązań z czasów kryzysu. Ten balast zobowiązań narosłych w ciągu 2009 roku może obciążać wiele firm, które nie będą w stanie szybko odbudować swojej pozycji rynkowej, a przede wszystkim swej reputacji wśród wierzycieli - uważa Joanna Syzdół.

Jednak informacje o wzroście liczby upadłości firm, prezentowane często jako ilustracja wzrostu zagrożenia w wymianie handlowej, nie zawsze w pełni odzwierciedlają sytuację faktyczną.

- Po pierwsze nie uwzględniają wielkości bankrutujących podmiotów oraz ich prawdziwego zadłużenia. Po drugie brak zapłaty nie musi być jedynie efektem upadłości. Kwoty wypłaconych przez ubezpieczycieli odszkodowań z tytułu niezapłaconych przez kontrahentów należności również nie odzwierciedlają w pełni skali zagrożenia. Mogą się bowiem zmieniać nie tylko ze względu na zmiany ryzyka (np. obniżenie płynności finansowej kontrahentów), ale i ze względu na dynamikę przyjętych do ubezpieczenia obrotów. Najlepiej monitorować zagrożenia, obserwując zmianę stosunku wielkości odszkodowań do zrealizowanego obrotu - uważa Agnieszka Żółtowska, główny specjalista Biura Marketingu i Rozwoju Produktów Korporacji Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych.

W przypadku transakcji eksportowych ubezpieczonych przez KUKE w końcu 2008 roku i pierwszej połowie roku 2009 ryzyko braku zapłaty ze strony kontrahenta, a co za tym idzie wypłaty odszkodowania, wzrosło o 350 proc. w porównaniu z dość bezpiecznymi dla handlu latami 2005-07. W przypadku obrotów krajowych ryzyko to zwiększyło się blisko dwukrotnie. - W ocenie Korporacji w drugiej połowie 2009 roku ryzyko braku zapłaty było niższe niż w okresie poprzednim, choć należy podkreślić, że klienci wciąż mogą zgłaszać roszczenia związane ze zrealizowanymi w tym okresie dostawami. Pomimo obserwowanego powolnego obniżania się ryzyka nieotrzymania płatności, nadal kształtuje się ono powyżej poziomu z okresu boomu gospodarczego - podkreśla Agnieszka Żółtowska.

Euler Hermes otrzymał w ubiegłym roku 45 tysięcy takich zleceń, średnia wartość należności zleconej do odzyskania wynosiła (i utrzymuje się obecnie) 40 tysięcy złotych. O skali problemu zatorów płatniczych bardziej niż liczba czy wartość przeterminowanych spraw świadczy długość przeterminowania, co przekłada się na fakt, że ok. 30 proc. spraw dotyczy firm, które są na krawędzi bankructwa lub w stosunku do których już rozpoczęto procedurę upadłościową. W ślad za tym wartość odszkodowań wypłaconych w ub. roku przez Towarzystwo Ubezpieczeń SA wzrosła przeszło dwukrotnie w stosunku do roku 2008.

Najważniejsza jest szybkość

Firmy zajmujące się windykacją należności są zgodne, że w działaniach windykacyjnych kluczowe znaczenie ma czas. - Szczególnie w okresie spowolnienia gospodarczego, osłabionej koniunktury, a co za tym idzie nadwątlonej kondycji wielu firm, najważniejsze w windykacji staje się szybkie dotarcie do dłużnika. Chodzi o to, aby dotrzeć do firmy, która zalega z płatnościami, możliwie jak najwcześniej, kiedy dysponuje ona jeszcze jakimś majątkiem i zanim zgłoszą się pozostali wierzyciele. Szybki kontakt z dłużnikiem zwiększa szansę na podjęcie negocjacji terminów płatności i ewentualne zabezpieczenie długu (np. poprzez weksel czy wpis do hipoteki). Pamiętajmy, że w pierwszej fazie swoich problemów finansowych dłużnik ma z reguły nadzieję na szybkie wyjście z tarapatów, dlatego też wtedy najłatwiej godzi się na zabezpieczenia i szybką spłatę. W miarę upływu czasu i w miarę jak kolejni wierzyciele zgłaszają się do dłużnika proces windykacji wydłuża się i komplikuje, a możliwości ewentualnego zabezpieczenia długu
przestają być realne. W konsekwencji sprawa może się zakończyć upadłością dłużnika, a wierzyciel może stracić szanse na odzyskanie zaległości - podkreśla Joanna Syzdół.

Druga sprawa to szybka i realna ocena kondycji finansowej dłużnika, pozwalająca firmie windykacyjnej zorientować się w jego sytuacji majątkowej i zaplanować najodpowiedniejsze działania windykacyjne. Optymalny czas na windykację zakończoną sukcesem to rozpoczęcie procesu do 90 dnia od daty wymagalności faktury i zakończenie w przeciągu kolejnych 30 dni.

Zdaniem Grzegorza Błachnio z firmy Euler Hermes, mamy do czynienia z efektem domina, który zmniejsza pewność obrotu gospodarczego. - Firmy mające problem z płynnością nie są już w stanie spłacać jednych należności kosztem innych, "żonglować" środkami, jak robiły to w przeszłości. Dłużnicy zalegają zbyt wielu podmiotom i generalnie nie płacą im w równym stopniu, czyli nie płacą nikomu. Stąd potrzeba jak najszybszego podejmowania działań windykacyjnych, a także szybszego niż niegdyś kierowania spraw na drogę sadową - uzyskania nakazu zapłaty i podjęcia działań komorniczych. Zdarzyć się może bowiem, iż wobec dużej skali zobowiązań dłużnika, majątku na zaspokojenie wierzycieli starczy co najwyżej dla trzech pierwszych z dziesięciu starających się - mówi Grzegorz Błachnio.

Uważać trzeba zawsze

Istnieje wiele metod i zaleceń, jak zmniejszyć ryzyko wystąpienia zatorów płatniczych i trudnych należności. Pierwszym krokiem w tym kierunku jest jasne i precyzyjne określenie warunków kontraktu (umowy/zamówienia) zarówno co do praw, jak i obowiązków stron. Szczególną uwagę należy zwrócić na właściwe określenie w umowie terminu i sposobu zgłaszania reklamacji oraz jej zakresu.

- Z doświadczenia KUKE wynika, że do sporów na tle realizacji umowy pomiędzy dostawcami i odbiorcami dochodzi bardzo często, a zgłoszenie takiego roszczenia jest podstawą do opóźniania zapłaty za dostarczony towar lub zrealizowaną usługę. Zjawisko podnoszenia reklamacji bywa również sposobem na uniknięcie zapłaty nawet w przypadku prawidłowo wykonanego kontraktu. Jest to tym łatwiejsze, im mniej precyzyjnie kontrakt określa wzajemne zobowiązania stron w tym zakresie - zauważa Agnieszka Żółtowska.

Bardzo ważne jest również, aby w przypadku transakcji zagranicznych kontrakt był zgodny z prawem obowiązującym w kraju odbiorcy oraz zwyczajami handlowymi panującymi na jego rynku. Stąd warto rozpoznawać zagraniczne rynki i panujące na nich uwarunkowania biznesowe. Ponadto, zdaniem ekspertów, istotne jest, aby firma wypracowała własny system sprawdzania i monitorowania kontrahentów. Nie należy tego rozważać jedynie w aspekcie skomplikowanych i drogich systemów informatycznych, wspomagających zarządzanie należnościami. Najważniejsze to stworzenie właściwej dla działalności danego przedsiębiorstwa wewnętrznej procedury ustalania jego bezpiecznego zaangażowania w stosunku do poszczególnych klientów, zgodnych z ich możliwościami sprzedażowymi i płatniczymi, np. maksymalna wysokość limitów kredytowych, czyli otwartych faktur dla danego kontrahenta, maksymalny dopuszczalny termin odroczenia płatności, dopuszczalny wolumen sprzedaży itp.

- Ważne jest także obserwowanie kontrahentów swojego odbiorcy, gdyż ich standing finansowy będzie miał bezpośredni wpływ na jego możliwości płatnicze. Niemniej istotna będzie znajomość struktury sprzedaży naszego partnera: czy jest skoncentrowana na kilku zaledwie klientach, czy całkowicie rozproszona, oparta na jednej branży, czy wielobranżowa, skierowana na rynek krajowy, czy również zagraniczny itp. Mocne uzależnianie się firmy od jednego partnera lub jednego rynku, zwłaszcza zagranicznego, jest bardzo ryzykowne - podkreśla główny specjalista Biura Marketingu i Rozwoju Produktów KUKE.

Znajomość swoich kontrahentów z pewnością ograniczy ryzyko nieudanej współpracy. Poprzez stały kontakt z nimi, regularne rozmowy, budowanie dobrych relacji, poznawanie ich planów rozwojowych przedsiębiorstwo uzyskuje cenne informacje o swoim odbiorcy. Wiele danych mogą też dostarczyć tak powszechne już w Polsce wywiadownie gospodarcze. Na dalszym etapie współpracy z odbiorcą należy pamiętać o prawidłowym i zgodnym z obowiązującymi przepisami (czy to w kraju, czy za granicą) dokumentowaniu sprzedaży, warunkującym skuteczność ewentualnego dochodzenia swoich należności.

Dobrym zwyczajem w zakresie prewencji płatniczej jest prowadzenie ścisłego monitoringu spłaty należności i telefoniczne przypominanie o terminie zapłaty. Zdarza się, że przedsiębiorcy w okresach trudniejszych negocjują plany spłaty należności, tzw. plany naprawcze, proponując na przykład nowy, dłuższy termin płatności od pierwotnie ustalonego na fakturze. Jednak po upływie tego okresu na ogół kłopoty ze ściąganiem należności się pogłębiają. Dobry efekt przyniesie opracowanie szczegółowych zasad postępowania w przypadku braku płatności. Zasady te powinny być dostosowane do specyfiki działania każdego przedsiębiorstwa, branży, kraju sprzedaży lub rodzaju kontrahenta i korzystać przy tym ze sprawdzonych wzorców postępowania na danym rynku.

- Optymalny system zarządzania należnościami w przedsiębiorstwie to połączenie wszystkich elementów opisanych powyżej. Najskuteczniejszym sposobem zabezpieczenia transakcji handlowych jest ubezpieczenie należności z odroczonym terminem płatności (kredytu kupieckiego). Skutecznie chroni ono przed ryzykiem nieotrzymania należności od partnerów handlowych i pomaga przezwyciężyć trudności w podejmowaniu i finansowaniu transakcji. Jednakże ubezpieczenie kredytu kupieckiego to przede wszystkim kompleksowa obsługa należności, począwszy od sprawdzenia i monitorowania kontrahentów, dochodzenia należności, a w przypadku nieskutecznej windykacji wypłata odszkodowania w sytuacji upadłości lub zwłoki w zapłacie przez partnera handlowego - puentuje Agnieszka Żółtowska.

Roman Wieczorkiewicz
Nowy Przemysł