"Cyfrowy urząd" ruszy dzięki unijnym funduszom

Projekt "Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II, administracja rządowa" jest jednym z największych i strategicznych przedsięwzięć z dziedziny społeczeństwa informacyjnego w regionie realizowanych dzięki środkom z UE.

W ramach projektu ma powstać cyfrowa platforma do obsługi administracji oraz interesantów. Chodzi zarówno o wewnętrzną komunikację elektroniczną w poszczególnych urzędach, jak i o elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy urzędami. Wszystko to ma służyć docelowo rezygnacji z dokumentów papierowych wszędzie tam, gdzie pozwala na to prawo. - Trzeba ze sobą skomunikować urzędy tak, żeby nie trzeba było biegać z papierami - powiedział PAP Mariusz Madejczyk, szef biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Ruszają prace nad systemem informatycznym cyfrowego urzędu. Będzie je prowadzić wyłoniona właśnie w przetargu firma CT Partners S.A. z Warszawy - poinformował Madejczyk. Koncepcja i projekt techniczny ma być gotowy w maju, latem ma być ogłoszonych 5 przetargów, które wyłonią m.in. wykonawców systemu i dostawców sprzętu (m.in. komputery, serwerownie, światłowody). Zanim system zostanie wdrożony, urzędnicy i klienci administracji przeprowadzą praktyczne testy na jego prototypie.

W ramach projektu mają powstać dwa systemy: e-Administracja (wartość ok. 24 mln zł) i e-Bezpieczeństwo (ok. 8 mln zł, system wspomagający zarządzenie bezpieczeństwem województwa podlaskiego).

Część projektu dotycząca e-administracji ma być spójna z autorskim systemem informatycznym, jaki opracowali informatycy z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Urząd przez cały 2010 rok był jednym z dwóch urzędów wojewódzkich w Polsce, które pilotażowo wdrażały w instrukcję kancelaryjną, czyli rozporządzenia premiera, dające urzędom możliwość załatwiania niektórych spraw tylko elektronicznie. Instrukcja obowiązuje od stycznia 2011 r.

Projekt "Cyfrowy urząd" ma potrwać do końca czerwca 2013 roku. Urząd realizuje go wraz z dziewiętnastoma urzędami i instytucjami administracji rządowej województwa podlaskiego. To m.in. Izba Skarbowa, Izba Celna, policja, straż pożarna, służby weterynaryjne, inspekcje sanitarna i handlowa, ochrony środowiska, konserwator zabytków, inspektorat transportu drogowego, straż rybacka.

Madejczyk przypomina, że interesanci urzędów mogą od kilku lat zgłaszać swoje sprawy do urzędów drogą elektroniczną. Taką możliwość dały wprowadzone ustawy o podpisie elektronicznym oraz ustawa o informatyzacji. Nie wszystkie jednak sprawy mogą być tą drogą załatwione w całości ze względu na wiele przepisów szczególnych.

Obecnie połowa z sześciuset typów spraw, jakimi zajmuje się urząd wojewódzki, jest załatwiana tylko drogą elektroniczną. Urząd ocenia, że to bardzo dużo. W systemie widać każdą sprawę, łatwo można kontrolować sposób i czas jej załatwiania. Czas i jakość prowadzonego postępowania administracyjnego są ważne dla interesantów. - System mobilizuje też urzędników, bezwzględnie rozliczając z każdej dokonanej czynności - mówi Madejczyk.

Tylko elektronicznie załatwiane są np. skargi i wnioski, czy też dostęp do informacji publicznej na wniosek składany do urzędu. Papierowo natomiast załatwiane są np. sprawy kadrowe, sprawy obywatelskie, np. nabywanie prawa do osiedlenia się przez cudzoziemców, czy też wydawanie paszportów, ze względu na przepisy szczególne lub też konieczność osobistego stawiennictwa.

Madejczyk powiedział, że największy problem we wdrażaniu systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędzie stanowi mentalność urzędników, którym ciężko przestawić się z tradycyjnej formy załatwiania spraw na elektroniczną, "bez papierów".

Ocenił, że społeczeństwo wie o e-administracji, ale jeszcze niewielki procent osób z niej korzysta, bo drogo - około 300 zł - trzeba zapłacić za wyrobienie podpisu elektronicznego (tak zwany podpis kwalifikowany). Według Madejczyka sytuację mogą m.in. zmienić np. nowe dowody osobiste z uaktywnionymi na chipie podpisami, które będą wydawane od lipca 2011 r. Za pomocą tego nowego dokumentu będzie można składać podpis na elektronicznych dokumentach, bez dodatkowych opłat.

Iza Próchnicka