Dotacje na koncie, czyli jak rozliczyć projekt unijny

Rozliczanie projektu współfinansowanego ze środków unijnych, w najprostszym ujęciu to proces sprawozdawczości i udokumentowania wykonanych zadań, poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych oraz proces realizacji wskaźników w odniesieniu do zapisów zawartych we wniosku o dofinansowanie i umowie dotacyjnej.

Przedsiębiorcy w całej Polsce mają już za sobą wiele konkursów i naborów wniosków o dotacje unijne. W kilku województwach nastąpiły już nawet rozstrzygnięcia i ze szczęśliwcami podpisywane są umowy dotacyjne. Część beneficjentów realizuje już inwestycje, co wiąże się z koniecznością prawidłowego prowadzenia dokumentacji związanej z projektem oraz rozliczeniem inwestycji.

W związku z rozpoczynaniem zaawansowanych prac nad realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych na lata 2007-2013, warto głębiej zapoznać się z zasadami prowadzenia prawidłowej dokumentacji projektu i pomyślnego jego rozliczenia.

Jednak tak naprawdę trzeba pamiętać, iż przestrzegania zasad rozliczania projektów należy pilnować już na etapie przygotowania wniosku i biznesplanu, gdyż to właśnie wtedy określane są najważniejsze parametry projektu: kosztorys projektu i jego harmonogram, wskaźniki produktu i rezultatu oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.

W poszczególnych programach operacyjnych (krajowych czy regionalnych) dokumentacja rozliczeniowa może się trochę różnić, ale ogólne zasady są wspólne. W tym miejscu skupimy się na rozliczeniach projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, gdyż to w jego ramach przedsiębiorcy najczęściej ubiegają się o wsparcie na inwestycje.

Odpowiedź na pytanie, jak poprawnie rozliczyć projekt, jest dość prozaiczna. Należy bowiem prowadzić dokumentację związaną z zakupami, zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, rzetelnie i na bieżąco. Wtedy zebranie prawidłowych dokumentów do rozliczenia projektu nie będzie żadnym problemem.

Realizacja projektu unijnego, co do zasady może rozpocząć się przed podpisaniem umowy dotacyjnej (po wstępnej akceptacji wniosku lub pozytywnej ocenie formalnej), bądź dopiero po jej podpisaniu. Choć dopiero podpisanie umowy dotacyjnej rodzi zobowiązanie do przestrzegania zapisanych we wniosku założeń po stronie beneficjenta i instytucji odpowiedzialnej za przyznawanie wsparcia, to bez względu na moment rozpoczęcia projektu przedsiębiorcy zobowiązani są stosować zasady poprawności rozliczania projektów. Pewnych działań bowiem nie można cofnąć, a błędy (np. w procedurze zamówień) mogą uniemożliwić późniejsze otrzymanie dotacji (w całości lub części).

Podstawowe dokumenty rozliczeniowe to: wniosek o płatność i sprawozdanie z realizacji projektu, bądź sam wniosek zawierający elementy sprawozdania. Wymagania dotyczące rozliczenia projektu i rodzaje wniosków określone są zwykle w dokumentacji konkursowej dla danego naboru wniosków, gdyż na etapie przygotowywania wniosku należy założyć sposób i częstotliwość rozliczania.

Można wyróżnić trzy rodzaje wniosków o płatność:
A. Wniosek o płatność zaliczkową,
B. Wniosek o płatność pośrednią (częściową),
C. Wniosek o płatność końcową.

Ad. A. Wnioski o płatność zaliczkową są rzadkością w przypadku przedsiębiorców. Jeśli już występuje możliwość otrzymania zaliczki, to dotyczy ona zwykle prac badawczych czy szkoleń. Do takiego wniosku nie trzeba dołączać dokumentów potwierdzających poniesione już wydatki. Niemniej zaliczkę należy później rozliczyć.

Ad. B. Wnioski o płatności pośrednie w przypadku przedsiębiorstw stają się coraz częstszą praktyką w wielu programach (występują np. w PO Innowacyjna Gospodarka, RPO woj. Śląskiego i kilku innych). Instrument ten pozwala na etapowe rozliczanie projektu (za jakiś okres, bądź po zakończonym działaniu), co zwiększa płynność finansową beneficjanta i pozwala na bieżąco monitorować przebieg inwestycji przez instytucje przyznające wsparcie. Wnioski te wymagają pełnej dokumentacji poniesionych wydatków.

Ad. C. Wniosek o płatność końcową wraz ze sprawozdaniem końcowym przypomina wniosek o płatność częściową, przy czym dotyczy całości projektu i opisuje wszystkie zrealizowane etapy. Zwykle wniosek o płatność końcową składa się w ciągu 25 dni (np. PO IG) lub 30 dni od zakończenia projektu. Do wniosku o płatność niezbędne jest także dołączenie odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowanych. Należą do nich m.in.:

• Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy w sposób przejrzysty i gospodarny. W przypadku gdy danego beneficjenta obowiązywać będzie Ustawa Prawo Zamówień Publicznych, dokumentacją taką będzie dokumentacja przetargowa. Najczęściej jednak przedsiębiorców nie obowiązuje ta ustawa i w takich przypadkach zalecaną praktyką jest zbieranie co najmniej trzech ofert na dany element lub w przypadku braku trzech oferentów wyjaśnienie, dlaczego zaistniała taka sytuacja. Dokumenty potwierdzające wybór oferty muszą bowiem udowodnić, że beneficjent dokonał wyboru w sposób przejrzysty i najefektywniejszy ekonomicznie. Ważną informacją jest fakt, że oferty można zbierać nawet przed złożeniem wniosku.
• Umowy na wykonanie prac lub dostawy. To jeden z ważniejszych dokumentów dokumentujących realizację zakresu projektu. Umowy mogą być podpisane tylko w okresie kwalifikowalności wydatków, czyli w przypadku przedsiębiorców najczęściej po wstępnej akceptacji projektu. Umowa zamówienia powinna określać przedmiot zamówienia, zgodnie z zapisem we wniosku i biznesplanu oraz pozwalać na jego łatwą identyfikację.
• Faktury zakupu. Drugi kluczowy dokument realizacji projektu, który niestety najczęściej zawiera błędy. Poprawne faktury muszą określać podstawę ich wystawienia (nr umowy, paragraf umowy). Jeśli to możliwe, należy wpisać za co konkretnie jest dana faktura. Możliwe jest wystawianie faktur na zaliczki i faktur proforma. Należy jednak pamiętać, że faktura musi być wystawiona na podstawie jakiegoś dokumentu, np. umowy czy zamówienia. Dodatkowo na fakturze należy wpisać pełną dekretację (ujęcie dowodu w księgach rachunkowych). Często także na odwrocie określa się lokalizację danego środka trwałego.
• Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu. Dotacja przyznawana jest przedsiębiorcom na zasadzie refundacji poniesionych kosztów. Dlatego konieczne jest udokumentowanie poniesienia wydatku. Najczęściej są to potwierdzenia wykonania przelewu, gdyż płatności trzeba wykonywać przelewami. Dla wygody warto wydzielić subkonto, z którego będą wykonywane przelewy, aby w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem. Odbiorca i tytuł przelewu ściśle musi wynikać z faktury, zgodnie z którą dokonywany jest przelew. Wszelkie zapłaty muszą być wykonane „co do grosza”.
• Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka trwałego (OT). To bardzo ważny dokument potwierdzający fizyczne nabycie danego dobra. Podobnie jak poprzednie dokumenty musi wynikać z umowy na dostawy (wykonawstwo lub usługi) i korespondować z zakresem projektu wskazanym we wniosku. Podsumowując, w trakcie realizacji projektu i dokumentowania poniesienia wydatków należy pamiętać o poniższych zasadach:
• wszystkie dokumenty rozliczeniowe muszą mieć daty w terminach danego działania, zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przyjętym w umowie dotacyjnej,
• • należy pamiętać o zgodności dokumentów z formalno-prawnymi wymaganiami: prawidłowe nazwy dostawcy i odbiorcy, poprawne adresy dostawcy i odbiorcy, prawidłowe NIP-y dostawcy i odbiorcy (lub ich odpowiedniki zagraniczne), prawidłowe daty, numery dokumentów księgowych, podane kwoty brutto, netto oraz kwoty VAT. Przestrzeganie zasad prawidłowego rozliczania projektów jest niezwykle istotne. Jeśli jednak mimo dobrego przygotowania pojawi się błąd w dokumentacji, warto wiedzieć, iż często można go poprawić, nie tracąc szans na prawidłowe rozliczenie całego projektu.

Do wniosku o płatność w przypadku zakupu używanych środków trwałych (tylko przez przedsiębiorców z sektora MSP) dodatkowo należy przedstawić oświadczenie, że w okresie siedmiu lat (lub dziesięciu) poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie, środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków publicznych. Jednocześnie jego cena nie może przekraczać ceny rynkowej podobnego, nowego środka trwałego. Możliwe, że będzie trzeba określić również jego sprzedawcę.

Natomiast w przypadku zakupów poza granicami kraju (importu) konieczne jest zebranie dokumentacji celnej i zebranie informacji o kursie waluty:

• z dnia księgowania faktury,
• oraz z dnia dokonania przelewu. Po przeliczeniu kosztów w walucie obcej na złotówki zgodnie z powyższymi kursami, kosztem kwalifikowalnym jest kwota niższa.

Tak naprawdę warto pamiętać, iż stopień trudności w rozliczaniu projektu wynika z tego, jak dobrze przygotowaliśmy się do inwestycji przed przygotowaniem wniosku i w jaki sposób ujęliśmy koszty i wskaźniki w dokumentacji aplikacyjnej. Dla pocieszenia warto pamiętać, że istnieje także możliwość zmian w harmonogramie i kosztorysie. Dokonywane jest to w formie aneksu do umowy i wymaga akceptacji instytucji przyznającej wsparcie. Realizacja wskaźników i procedura aneksowania umowy będzie tematem odrębnego artykułu.

Michał Mynarski
Konsultant ds. Funduszy Europejskich
A1 Europe Sp. z o.o.