E‑faktura, czyli historia o bzdurnym prawie

Dostajesz fakturę jako załącznik do maila? Strzeż się, fiskus ją zakwestionuje! Taki dokument w oczach urzędu jest nieważny. Według obowiązujących w Polsce przepisów e-fakturą jest tylko i wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI.

- Faktura może być wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej, tylko jeśli autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona - podkreśla Ewa Snopczyńska, product manager, Comarch SA. A tylko e-podpis lub specjalny system, według polskiego prawa, spełniają te kryteria.

Rozporządzenie regulujące przesyłanie faktur w formie elektronicznej obowiązuje od 2005 r. Na początku skarbówka kwestionowała także faktury, które spełniały wszelkie wymogi prawne. Jeden z przedsiębiorców bronił stosowania e-faktur z bezpiecznym podpisem. Na początku bezskutecznie. Dopiero po ponownym wezwaniu o usunięciu naruszenia prawa znaleziono podstawy do interpretacji przepisów prawa podatkowego korzystne dla firm. Czyli przedsiębiorcy mogli zacząć przesyłać e-faktury przez Internet.

- Idziemy w dobrym kierunku. Wierzę, że po takim wyroku kuriozalne sytuacje nie powinny się zdarzać. Orzecznictwo NSA wyjaśnia powstałe wątpliwości interpretacyjne. Sąd administracyjny zgodził się nawet na archiwizowanie w wersji elektronicznej faktur sprzedaży przesyłanych papierowo - zauważa Anna Juszczyk, starszy konsultant w PricewaterhouseCoopers.

Podobnie uważa Ewa Snopczyńska, według której interpretacje zapytań do organów skarbowych stają się coraz bardziej spójne oraz adekwatne do rzeczywistości, z czym w początkowym okresie był dość duży problem.

Złe wrażenie jednak pozostało.
- Podatnicy mają obawy, bo e-faktura to coś nowego. Nie są pewni, czy urząd im uzna elektroniczną wersję dokumentów. Czy nie będą mieli przez to problemów z np. z odliczeniem VAT. Ale nie ma się czego bać! - podkreśla Anna Juszczyk.

Według obowiązujących przepisów zwykła papierowa faktura nie musi być podpisana. Gdy otrzymujemy tradycyjną pocztą wydruk dokumentu od kontrahenta, wszystko jest dla organów skarbowych w porządku. Ale jeśli taki sam dokument otrzymamy mailem i sami sobie go wydrukujemy, jest on już nieważny. Pytanie tylko, jak fiskus sprawdzi, gdzie taka faktura była wydrukowana.

Twórcom przepisów chodziło o to, by e-faktury nie można było podrobić / zmienić podczas przesyłu. - Bezpieczny podpis ma zapewniać autentyczność pochodzenia i integralność treści. Potwierdzić, że po drodze nic się z tą fakturą nie stało - przypomina Anna Juszczyk.

Gdy przesyła się dokument mailem, istnieje teoretycznie możliwość, że hacker przechwyci transmisję e-faktury i zmodyfikuje plik. - Ale podatnicy mogą zapytać, kto sprawdza listonosza, czy nie podmienia faktur papierowych. Przecież jeśli kontrahent zamawia towar, to wie, jakie i za jaką sumę towary kupuje! - podkreśla Anna Juszczyk.

Według eksperta PricewaterhouseCoopers nie ma powodów, dla których miałoby się traktować e-faktury inaczej niż te papierowe. W końcu przepisy o kontrolach, przechowywaniu dokumentów podatkowych i sposobie dokumentowania transakcji nadal obowiązują.

Obowiązujące przepisy reguluje dyrektywa Komisji Europejskiej. W podobnej formie funkcjonują w całej Unii. Jednak także eksperci z Brukseli nie są zadowoleni z kierunku, w którym podążyły e-faktury.

- Komisja Europejska stwierdziła, że wprowadzone przepisy spowodowały, że każdy kraj stworzył sobie inne warunki. To stało się realnym stoperem e-faktur. Komisja stwierdziła, że nie ma żadnych powodów, dla których wymogi dla faktur elektronicznych miały być inne niż dla papierowych - przybliża Anna Juszczyk.

Powstał projekt zmiany dyrektywy, którego podstawowym celem jest zlikwidowanie różnic między fakturami elektronicznymi i zwykłymi. M.in. ma on likwidować dodatkowe obowiązki i wymogi. Zmiany są już pozytywnie zaopiniowane. Projekt czeka na objęcie przewodnictwa przez Belgię. Bardziej zaawansowane prace nad nim prawdopodobnie ruszą w drugiej połowie tego roku. Według planu do końca 2012 roku wszystkie państwa członkowskie mają wprowadzić nowe rozwiązania.

Dzięki tym propozycjom można by przesyłać fakturę w mailu.
- Papierowe i elektroniczne faktury będą traktowane tak samo, co pozwoli biznesowi przestawić się w stu procentach na system e-fakturowania i zaoszczędzić w całej Unii do 18 mld euro - powiedział PAP Laszló Kovacs, komisarz KE ds. podatków.

Nad zmianami w ustawie o VAT pracuje także komisja "Przyjazne Państwo". Zgodnie z projektem, do przesyłania faktur drogą elektroniczną nie byłby już potrzebny bezpieczny podpis elektroniczny. Jako potwierdzenie mogłyby służyć zabezpieczenia znane z bankowości internetowej.

Jednak znając tempo prac legislacyjnych w Polsce, szybciej zostanie wprowadzone rozporządzenie narzucone przez dyrektywy Komisji Europejskiej.
Wszystko po to, by e-faktury stały się realnym zamiennikiem dla papierowych. Dziś niewielu. Jutro wszyscy?

Obecnie korzystanie z e-faktur nie jest popularne. Jedna z największych firm w Polsce wystawiająca miliony faktur tylko jedną na 70 przesyła drogą elektroniczną.

- - Główni gracze na rynku, którzy mają dużo faktur, np. sieci handlowe czy firmy z branży motoryzacyjnej, zdecydowały się wejść e-faktury poprzez system EDI. Rozwiązania z podpisem kwalifikowanym są wdrażane przez małe i średnie przedsiębiorstwa - uważa Anna Juszczyk.
Według Ewy Snopczyńskiej liczba firm w Polsce, które korzystają rozwiązań EDI, osiąga poziom kilku tysięcy.

System EDI to transfer danych z komputera do komputera. Dane są przesyłane w ustrukturyzowanym formacie. Taki specjalny system musi być zestawiony u wystawcy i odbiorcy. Nie wystarczy więc zwykły program do fakturowania. Oczywiście to kosztuje. Podobnie jak e-podpis. Jego wyrobienie to koszt ok. 300 zł plus coroczna opłata ok. 100 zł. Jednak taka inwestycja może się opłacać.

- Faktury elektroniczne gwarantują duże usprawnienia w procesie zarządzania dokumentami sprzedaży, chodzi o ich wystawianie, wysyłanie i przechowywanie. Korzystanie z nich pozwala na istotne redukcje kosztów - obsługi, druku, wysyłki, itp. Jednak każda z firm powinna realnie przeanalizować swoją sytuację: ile faktur wysyła, jakie koszty w związku z tym ponosi, jakie problemy pojawiają się w firmie i na jaką skalę. Wówczas firmy oferujące usługi związane z e-fakturą będą mogły doradzić jak najlepsze rozwiązanie, które przyniesie firmie wymierne korzyści - tłumaczy Ewa Snopczyńska.

Dostawcy usług udostępniają rozwiązania zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i dla firm z sektora MSP czy mikro.
Sieci handlowe, często podpisując umowę z dostawcą towaru, wymagają od niego systemu EDI.

- E-faktury są już coraz bardziej popularne. Przykładem mogą być sieci handlowe FMCG i ich dostawcy – czyli tam, gdzie liczba dokumentów jest naprawdę olbrzymia i obsługa faktur w formie papierowej łączyłaby się z znacznymi kosztami. Obserwujemy również, że inne branże stopniowo przekonują się do elektronicznego fakturowania. Jest to bardzo dobry znak i zarazem potwierdzenie, iż na rynku polskim e-faktura staje się standardem. Tym bardziej jeśli przyjrzymy się korzyściom, które możemy mieć dzięki e-fakturze - uważa Ewa Snopczyńska.

Jednak dla wielu lepszym rozwiązaniem będzie e-podpis. Szczególnie jeśli wystawca musi przekazywać faktury do wielu odbiorców, którzy nie są stałymi partnerami biznesowymi. Od drugiej strony żadne systemy i programy nie są wymagane. Autentyczność faktury można sprawdzić, weryfikując dołączony do pliku certyfikat. Wystarczy kliknąć na link, który łączy ze stroną wystawcy e-podpisu.

Według Anny Juszczyk zainteresowanie fakturami elektronicznymi jest coraz większe. - Jeszcze nie jest to na tą skalę, jakiej się spodziewaliśmy, ale jesteśmy pewni, że e-faktura będzie kiedyś powszechna. Informatyzacja społeczeństwa postępuje, ale to musi jeszcze trochę potrwać - podsumowuje ekspert PricewaterhouseCoopers.

| E-faktura - Ministerstwo Finansów odpowiada i tłumaczy W świetle przepisów o podatku od towarów i usług faktury elektroniczne muszą spełniać wymagania określone w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), jak również w wydanym na jej podstawie rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Ponadto szczegółowe regulacje dotyczące faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Ponadto zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz.
U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Jak z powyższego wynika ustawa o rachunkowości określa jedynie minimum wymogów jakim powinien odpowiadać dowód księgowy, jeżeli zakresu jego treści nie rozszerzają inne przepisy, w tym przypadku przepisy o VAT. Jednocześnie ustawa o rachunkowości w art. 21 ust. 1a zawiera
uproszczenia polegające na tym, iż można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ww. pkt 5 i 6 art. 21 ust. 1 jeżeli to wynika z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych. Odrębnymi przepisami w tym przypadku będą przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.11.2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w myśl, których np. na fakturze VAT nie musi być podpisu wystawcy tej faktury. Te przepisy dotyczą faktur VAT wystawionych w formie papierowej. Natomiast przypadek faktur wystawianych, przesyłanych i przechowywanych w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej
tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl § 2 tego rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Rozporządzenie to stanowi, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Mogą być one wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia
18.09.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. A zatem z powyższego wynika, iż faktury przekazywane drogą elektroniczną powinny spełniać ww. warunki określone ustawą o rachunkowości dotyczące dowodów księgowych i jednocześnie odpowiadać wymogom ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005r. Indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego, zgodnie z art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), są wydawane na pisemny wniosek zainteresowanego, w jego indywidualnej sprawie, i nie należą w polskim systemie prawa do powszechnie obowiązujących źródeł prawa. |
| --- |

Jan Kaliński Wirtualna Polska