Efaktura – sposób na zmniejszenie wydatków przedsiębiorstwa

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna, zwana potocznie efakturą, nie jest tym samym, czym popularne faktury elektroniczne przesyłane w formacie PDF. Formę i rodzaj danych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej określają przepisy unijne, przede wszystkim Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych. Taka faktura posiada ustrukturyzowany format XML i zawiera określone informacje, m.in. identyfikujące sprzedawcę i nabywcę, dotyczące przedmiotu sprzedaży, daty transakcji oraz kwot.

Podstawowa różnica pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a „tradycyjną” fakturą elektroniczną polega na tym, że ta pierwsza – dzięki zapisowi danych w formacie XML – daje możliwość automatycznego przekazania i przetwarzania danych w systemach księgowych lub informatycznych stosowanych w przedsiębiorstwach. Dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej nie są obrazem (jak w przypadku pliku PDF czy też skanu faktury papierowej), który musi zostać odczytany przez człowieka, ale mają formę elektroniczną, co zdecydowanie ułatwia ich przetwarzanie.

Dzięki dostosowaniu polskiego prawa do wymagań Unii Europejskiej, od kwietnia br. także w Polsce możliwe jest elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych. Kwestie te reguluje Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

Podstawową korzyścią, przemawiającą za wystawianiem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, jest oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów ludzkich po stronie przedsiębiorcy. Efaktura, dając możliwość automatycznego księgowania faktury przez system księgowy, zapewnia większą efektywność pracy i szybszy obieg dokumentów. Co więcej, ujednolicony wzór faktury, obowiązujący bez wyjątku wszystkich zamawiających i wykonawców, gwarantuje wystawienie faktury zgodnie z przepisami prawa. Dzięki temu przedsiębiorca realizujący zamówienia publiczne nie musi już obawiać się negatywnych konsekwencji związanych np. z niezamieszczeniem na fakturze pewnych informacji.

Format XML, w jakim zapisywane są efaktury, zapewnia automatyczne odczytanie danych z dokumentu przez system księgowy, zatem ryzyko popełnienia błędu podczas odczytu jest minimalne. Z aspektem technicznym ustrukturyzowanych faktur elektronicznych wiąże się także obniżenie kosztów obsługi płatności po stronie organów władzy publicznej, urzędów i instytucji, które zlecają zamówienia publiczne. W związku z tym również dla tych podmiotów korzystniejsze będzie odebranie efaktury zamiast dotychczasowej faktury papierowej.

Efaktury przesyłane będą do zamawiającego poprzez specjalną platformę PEF, co wyeliminuje ryzyko związane z niedostarczeniem faktury poprzez skrzynkę mailową czy też tradycyjną pocztę. Ustawa nakłada obowiązek posiadania konta na platformie PEF na każdy podmiot, który realizuje zamówienia publiczne, umowy koncesji lub inne umowy w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego. Dotyczy on nie tylko urzędów i instytucji w Polsce, ale także z całej Unii, co umożliwi polskim przedsiębiorcom większy udział w zamówieniach publicznych w innych państwach członkowskich.

Jeśli jesteś dostawcą lub wykonawcą zamówień publicznych, efaktura zdecydowanie usprawni Twoją współpracę z podmiotami sektora publicznego. Dlatego warto już dziś sprawdzić, czy Twój system księgowy umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych, oraz założyć konto na platformie PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania – https://efaktura.gov.pl/)
.

Zmiany w przepisach, zmuszające instytucje publiczne i urzędy do przyjmowania faktur ustrukturyzowanych, warto wykorzystać dla podniesienia konkurencyjności swojej firmy na rynku. Można się bowiem spodziewać, że – ze względu na znaczne ułatwienia w obiegu dokumentów oraz oszczędność czasu i pieniędzy – instytucje publiczne preferować będą współpracę z tymi przedsiębiorcami, którzy dostarczą im faktury w formacie ustrukturyzowanym.