Ewidencja musi być. Nawet pusta

Prowadzę działalność gospodarczą, mam dwie kasy fiskalne. Co to znaczy, że mają one spełniać określone kryteria? Dowiedziałem się też, że powinienem prowadzić ewidencje na zwroty i reklamacje oraz ewidencje dotyczące pomyłek. Jak takie ewidencje wyglądają? Co należy w nich zamieścić? - pyta czytelnik.

Nawet jeśli podatnikowi nie zdarzają się pomyłki lub nie ma tzw. zwrotów towarów czy reklamacji świadczonych usług, to musi założyć dwie odrębne ewidencje służące ujmowaniu takich zdarzeń. Nie ma znaczenia, że nie będzie w nich żadnych zapisów.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów ?z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (DzU nr 363) podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas spełniających ustawowo wskazane warunki. Podatnik musi mieć potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, czyli:

- ?zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących zawieranych transakcji, ?w tym wysokości uzyskiwanego przez podatnika obrotu i kwot podatku należnego,

- przechowuje te dane lub też zapewnia bezpieczny ich przekaz na zewnętrzne nośniki danych,

- jej pamięć fiskalna posiada numer unikatowy, nadawany w ramach czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Ponadto podatnik musi mieć potwierdzenie, że kasa spełnia kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ?ust. 9 ustawy o VAT. Chodzi tu kryteria i warunki określone ?w rozporządzeniu ministra gospodarki z 27 sierpnia ?2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (DzU nr 1076).

Chodzi m.in. o to, że kasa fiskalna (§ 5 rozporządzenia ministra gospodarki):

1) ?jest zbudowana co najmniej z następujących elementów:

a) ?modułu fiskalnego kasy ?i pamięci fiskalnej,

b) ?drukarki kasy,

c) ?dwóch wyświetlaczy przeznaczonych do odczytu danych o wartości sprzedaży brutto, z których jeden musi zapewniać kupującemu łatwy odczyt wyświetlanej wartości sprzedaży,

d) zegara wskazującego datę i czas;

2) ?posiada pamięć fiskalną wbudowaną w miejscu niedostępnym dla użytkownika kasy, umieszczoną w gnieździe związanym nierozłącznie z obudową, zalanym twardą nieprzezroczystą masą oraz zabezpieczoną ?w sposób powodujący jego zniszczenie w momencie jego naruszenia;

3) ?posiada oprogramowanie identyfikowalne przez wersję programu i sumę kontrolną, które są wyznaczane, weryfikowane, drukowane oraz wyświetlane na wyświetlaczu kasy na żądanie operatora; wyznaczona suma kontrolna musi być porównywana ?z sumą kontrolną zapisaną ?w pamięci fiskalnej;

4) ?zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w ewidencjach i pamięci fiskalnej kasy, w szczególności z powodu braku zasilania;

5) ?zapewnia rejestrację w pamięci fiskalnej co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych, 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej kasy, 30 zmian stawek podatku;

6) ?zapewnia sterowanie lokalne zintegrowane z kasą, umożliwiające co najmniej wydruk raportów fiskalnych dobowych i okresowych bez konieczności korzystania ?z dodatkowych urządzeń;

7) ?posiada sygnalizację zapisu każdego z 30 ostatnich możliwych do wykonania raportów fiskalnych dobowych;

8) ?posiada zasilanie sieciowo-bateryjne, sieciowo-akumulatorowe, bateryjne lub akumulatorowe, które musi zapewnić wydruk minimum 200 paragonów fiskalnych, każdy o zawartości co najmniej 30 wierszy druku, ?i raportu fiskalnego dobowego w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego;

9) ?zawiera rozwiązania konstrukcyjne i w zakresie oprogramowania uniemożliwiające nieuprawnioną ingerencję w dane przetwarzane i rejestrowane przez kasę, a także zabezpieczające przed utratą lub zmianą tych danych w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnych;

10) ?nie może zawierać rozwiązań konstrukcyjnych, technicznych i wykonywać funkcji, które mogą prowadzić do nieprawidłowego wyliczania obrotu i kwot podatku;

11) ?obudowa modułu fiskalnego kasy bez programu aplikacyjnego (drukarki fiskalnej) musi być zabezpieczona osobną plombą, zakładaną przez producenta krajowego albo podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas.

W praktyce podatnik może zażądać od sprzedawcy zaświadczenia/oświadczenia, że kasa spełnia ww. warunki, jak również że spełnia wymagane ustawowo warunki techniczne. Może również sam ze strony internetowej producenta kas pobrać dokumenty wskazujące na posiadanie przez kasę homologacji i spełnienie wskazanych warunków technicznych.

Kasa spełnia warunki techniczne (§ 7 rozporządzenia ministra gospodarki), jeżeli:

1) ?zawiera w pamięci fiskalnej niezmienialny numer unikatowy kasy;

2) ?zapisuje w pamięci fiskalnej wymagane dane;

3) ?zapewnia wyświetlenie wartości sprzedaży brutto na wyświetlaczu przeznaczonym do odczytu przez klienta;

4) ?sporządza równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych oraz może sporządzać faktury ?i ich kopie;

5) ?zapisuje w pamięci fiskalnej kasy dane, które muszą być zgodne z danymi zapisanymi na wydrukach raportów fiskalnych dobowych.

Liczy się data otrzymania należności

Podatnik z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży powinien zaewidencjonować taką zapłatę. Jednak nie ewidencjonuje się na kasie fiskalnej zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów ?i usług. Takie zwroty towarów ?i uznane reklamacje towarówi usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, należy wpisać w odrębnej ewidencji >patrz ramka.

Ile razy przedsiębiorca się pomylił

Kolejną odrębną ewidencją, jaką podatnik musi prowadzić, jest zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących ewidencja oczywistych pomyłek. W przypadku wystąpienia takiej pomyłki zarejestrowanej na kasie fiskalnej podatnik powinien niezwłocznie ją skorygować przez ujęcie w odrębnej ewidencji. Ewidencja taka musi zawierać następujące pozycje:

1) ?błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);

2) ?krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Następnie podatnik ewidencjonuje na kasie sprzedaż ?w prawidłowej wysokości.

Pod pojęciem oczywistej omyłki należy rozumieć taki błąd słowny, który nie budzi najmniejszej wątpliwości. Do oczywistych omyłek zalicza się różne błędy pisarskie, komputerowe itp. (wyrok WSA w Szczecinie z 3 września 2009 r., I SA/Sz 439/09). Z opisu przyczyn ?i okoliczności popełnienia omyłki powinno wynikać, że chodzi o oczywistą pomyłkę, która nie budzi wątpliwości. ?W przeciwnym razie, jeśli organ podatkowy stwierdzi, że nie ma tu do czynienia z oczywistą omyłką, przyjmie pierwotną wartość (która została skorygowana wskutek oczywistej pomyłki). Podatnik będzie się więc musiał liczyć z konsekwencjami podatkowymi np. ?w postaci naliczenia odsetek za zwłokę.

Zwroty i reklamacje trzeba spisywać

Odrębna ewidencja służąca rejestrowaniu zwrotów towarów?i uznanych reklamacji, stosownie do § 3 ust. 4 rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących, musi zawierać:

1) datę sprzedaży;

2) ?nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;

3) ?termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;

4) ?wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;

5) ?zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość ?podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności ?z tytułu sprzedaży;

6) ?dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;

7) ?protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.