Firmowe upominki nie zawsze opodatkowane

Podarunki przekazywane pracownikom z okazji świąt to najczęściej paczki żywnościowe, bony i talony, karty przedpłacone, a także pieniądze wypłacane w gotówce. Dodatkowo część pracodawców przekazuje dzieciom pracowników paczki mikołajkowe.

Zdarza się również, że świadczenia przekazywane są innym osobom, m.in. świadczącym swoje usługi na podstawie umowy-zlecenia, byłym pracownikom czy też kontrahentom.

Świąteczne prezenty dla pracowników mogą być co do zasady finansowane w dwojaki sposób. Pracodawca może je sfinansować albo ze środków obrotowych firmy, albo ?z pieniędzy pochodzących ?z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs).

Każde z tych dwóch rozwiązań będzie miało wpływ na sposób opodatkowania oraz oskładkowania przekazywanych świadczeń.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Większość pracodawców ?w celu sfinansowania świadczeń udzielanych zatrudnionym osobom w okresie przedświątecznym korzysta ze środków zgromadzonych ?w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Aby jednak prezenty świąteczne dla pracowników mogły być sfinansowane ze środków zfśs, muszą zostać spełnione określone warunki.

Przede wszystkim przekazywanie przez pracodawcę prezentów świątecznych musi być elementem działalności socjalnej firmy. Zgodnie ?z przepisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działalność socjalna może być realizowana m.in. w formie pomocy materialnej lub rzeczowej. Ponadto prawo do wydatkowania środków funduszu na zakup prezentów dla pracowników powinno wynikać z regulaminu gospodarowania środkami zfśs. Trzeba również pamiętać o tym, aby wartość wręczanych prezentów była zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej ?i materialnej pracowników. Wynika to wprost z art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs i jest to podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu.

W zależności od tego, jaką postać przybierze dane świadczenie, różne będą tego konsekwencje w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne.

Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwolniona z podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są: bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Bony towarowe

Gdy pracownik otrzyma bony towarowe, których zakup zostanie sfinansowany z zfśs, to - jak wynika to wprost z ww. przepisu ustawy o PIT - nie ma do nich zastosowania omówione zwolnienie. Tym samym ich cała wartość jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.

Przykład 1

Firma A przekazała pracownikowi bon towarowy. Jego wartość wyniosła 250 zł. Firma zapłaciła za bon pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponieważ wartość otrzymanych bonów towarowych nie podlega zwolnieniu od podatku zgodnie ?z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, firma musi doliczyć wartość bonu do przychodu pracownika ?i opodatkować całą wartość bonu, czyli 250 zł.

Karty przedpłacone

W ostatnich latach daje się zauważyć rosnącą popularność kart przedpłaconych. Pracodawcy rezygnują z przekazywania bonów towarowych na rzecz kart przedpłaconych.

Wynika to m.in. z korzystniejszych podatkowo rozwiązań w przypadku przekazania pracownikom tego rodzaju świadczenia. Karta przedpłacona jest swoistym rodzajem karty płatniczej, zbliżonym do karty debetowej. W konsekwencji kartę tę należy uznać za świadczenie pieniężne, które w przypadku sfinansowania go z zfśs w związku z finansowaniem działalności socjalnej podlega zwolnieniu ?z PIT do wysokości 380 zł rocznie.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w licznych orzeczeniach i interpretacjach przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji ?z 15 kwietnia 2011 r. (IPPB2/ 415-100/11-2/MS) Izba Skarbowa w Warszawie wyjaśniła, że ?„z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem kartę tę należy uznać za świadczenie pieniężne. Nie można jej utożsamiać ?z bonem czy talonem lub też innym znakiem uprawniającym do wymiany na usługę czy towar. Skoro karta przedpłacona jest środkiem płatniczym działającym jak każda karta bankomatowa, to brak podstaw, aby nie uznać, że pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne".

Przykład 2

Firma A przekazała pracownikowi kartę przedpłaconą. Jej wartość wyniosła 400 zł. Zapłaciła ?za nią pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jako że wartość otrzymanych świadczeń pieniężnych podlega zwolnieniu od podatku zgodnie ?z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy ?o PIT do wysokości 380 zł ?rocznie, firma musi pracownikowi doliczyć do przychodu ?i opodatkować tylko różnicę wartości karty, czyli kwotę 20 zł (400 zł - 380 zł).

Paczki pod choinkę

Paczki świąteczne finansowe ze środków zfśs w ramach finansowania działalności socjalnej podlegają zwolnieniu ?z opodatkowania do kwoty 380 zł. Wielu pracodawców przekazuje takie paczki również dzieciom pracowników. Organy podatkowe wskazują, że w takiej sytuacji to pracownik osiąga przychód, gdyż dziecko nie otrzymałoby paczki świątecznej, gdyby nie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy. Tym samym, przekazując paczkę dziecku pracownika, można zastosować zwolnienie od podatku dochodowego przewidziane dla pracowników. ?W takim przypadku należy uznać, że wartość limitu niestanowiącego przychodu wynikającego z ustawy o PIT, tj. 380 zł, będzie miała również zastosowanie w omawianej sytuacji, tj. w przypadku przekazania paczek dla dzieci pracowników.

Kwestia ta była przedmiotem pisma podsekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z 27 marca 2013 r., będącym odpowiedzią na interpelację poselską nr 14833. Podsekretarz stanu stwierdził, że do przychodów ze stosunku pracy zaliczane są również wypłaty oraz świadczenia dotyczące rodziny pracownika, jeżeli podstawą ich uzyskania jest stosunek pracy lub stosunek pokrewny łączący pracownika z pracodawcą. Zatem również pokryte przez pracodawcę koszty imprezy organizowanej dla dzieci pracownika oraz otrzymane przez dzieci pracownika paczki stanowią przychód ze stosunku pracy tego pracownika, a nie jego dzieci. Gdyby bowiem nie łączący pracownika z pracodawcą stosunek pracy, członek rodziny pracownika (dziecko) nie otrzymałby tego świadczenia.

Przykład 3

Firma A przekazała dzieciom pracowników paczki mikołajkowe. Wartość każdej z nich wyniosła 150 zł. Zapłaciła za nie pieniędzmi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jako że wartość otrzymanych świadczeń rzeczowych podlega zwolnieniu od podatku zgodnie z art. 21 ?ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT ?do wysokości 380 zł rocznie, ?a było to jedyne świadczenie przekazane pracownikom ?z zfśs w tym roku, pracodawca ?nie musi doliczyć wartości paczek do ich przychodów.

Spotkania wigilijne

Jeśli chodzi o konsekwencje podatkowe, jakie mogą powstać w związku z organizacją Wigilii pracowniczej, to niewątpliwie należy się odwołać wprost do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13), w którym TK poruszył tematykę nieodpłatnych świadczeń pracowniczych, która od dawna budziła ?w praktyce liczne wątpliwości i spory interpretacyjne.

Zgodnie z wyrokiem TK za podstawowe kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy dane nieodpłatne świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, uznano wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia ?- w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub też ?w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Ponadto podkreślono, że to ostatnie może występować, gdy pracownik dobrowolnie skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę. Analiza przepisów doprowadziła Trybunał do sformułowania następujących warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby nieodpłatne świadczenia zostały uznane za przychód pracownika:

- ?po pierwsze, zostały one spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich ?w pełni dobrowolnie),

- ?po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

- ?po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W ocenie Trybunału, gdyby traktować jako przychód pracownika jego udział w organizowanych przez pracodawcę imprezach zbiorowych (adresowanych do wszystkich pracowników), to nie można byłoby ustalić podstawy opodatkowania poszczególnych podatników, a wskazany w przepisach sposób określenia podstawy opodatkowania okazałby się nieadekwatny.

Tym samym należy jednoznacznie wywnioskować, że na postawie wyroku TK udział pracownika w spotkaniu wigilijnym, jako niespełniający kryterium nieodpłatnego świadczenia, nie oznacza powstania u niego przychodu, ?a tym samym nie podlega opodatkowaniu.

Bez składek na ubezpieczenia

Jeżeli pracownik otrzyma od pracodawcy świadczenie sfinansowane z zfśs, to od wartości tego świadczenia nie zostaną naliczone składki na ubezpieczenia społeczne. Świadczenia uzyskane ze środków zfśs korzystają bowiem ze zwolnienia ze składek ubezpieczeniowych (zarówno społecznych, jak i zdrowotnej). Jak bowiem wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej ?z 18 grudnia 1998 r. określającego szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy tej nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne ?w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Co istotne, przepis wyłączający z podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych świadczenia sfinansowane ze środków zfśs nie wprowadza żadnego ograniczenia kwotowego co do zwolnienia ze składek. Nie określa też żadnych obostrzeń w kwestii momentu przekazania świadczenia oraz jego formy. Dlatego niezależnie od tego, jaką postać będą miały świadczenia udzielone z zfśs (paczek, bonów towarowych, kart przedpłaconych) oraz jaką będą miały wartość, nie podlegają one oskładkowaniu.

Ufundowane ze środków obrotowych

Pracodawcy, którzy nie posiadają w swojej strukturze zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a zamierzają przekazać pracownikom różnego rodzaju prezenty świąteczne, takie jak paczki, bony towarowe lub karty przedpłacone, mogą sfinansować ich zakup ze środków obrotowych firmy. Jeżeli zakup tych świadczeń zostanie sfinansowany w całości lub ?w części ze środków obrotowych, to ich wartość jest przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu. Przepisy podatkowe nie przewidują bowiem żadnego zwolnienia w tym zakresie. Co więcej, od ich wartości należy również naliczyć pracownikom zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, jak i składkę zdrowotną. Świadczenia dla pracowników sfinansowane ze środków obrotowych firmy nie zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Przykład 4

Firma A dała pracownikowi świąteczną paczkę. Jej ?wartość wyniosła 100 zł. ?Firma zapłaciła za nią ?pieniędzmi pochodzącymi ?ze środków obrotowych firmy. Ponieważ zarówno przepisy podatkowe, jak i przepisy składkowe nie przewidują żadnego zwolnienia w tym zakresie, firma musi do jego przychodu doliczyć i opodatkować kwotę 100 zł. Kwota ta będzie stanowiła również podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ?i zdrowotne.