Jak instytucje pośredniczące (nie)pomagają przedsiębiorcom

Jednym z głównych celów działania wszystkich instytucji pośredniczących i wdrażających programy operacyjne jest skuteczne i szybkie rozdysponowywanie funduszy z Unii Europejskiej.

Dodatkową zachętą powinien być konkurs ogłoszony przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, w ramach którego 5 najskuteczniej wykorzystujących fundusze województw otrzyma dodatkowe środki finansowe. W tym przypadku skuteczność jest mierzona szybkością wypłacanych środków finansowych beneficjentom, czyli w praktyce: sprawnie organizujących konkursy, skutecznie je rozstrzygających i przede wszystkich szybko podpisujących umowy, które często dla beneficjentów są warunkiem koniecznych do przeprowadzenia inwestycji. Jest to szczególne istotne w przypadku wnioskodawców, którzy zabezpieczyli środki finansowe na realizację inwestycji w postaci promesy kredytowej, która często warunkowała przyznanie właściwego kredytu od dostarczenia podpisanej umowy o dofinansowanie na realizację inwestycji. Rzeczywistość nie jest jednak różowa. Sytuacje, z którymi na co dzień spotykając się potencjalni beneficjenci może skłonić do refleksji i zadania pytania – czy oby na pewno wszyscy mamy jeden wspólny cel, którym jest skuteczne
wykorzystanie funduszy z Brukseli? Poniżej przykład z Opola, ale z opisywanymi sytuacjami nierzadko spotykają się przedsiębiorcy w całej Polsce.

Przedsiębiorca zagubiony w Opolu

Wiosną 2008 roku zakończył się pierwszy nabór w ramach poddziałania 1.4.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego - „Wsparcie usług turystycznych i rekreacyjno – sportowych świadczonych przez przedsiębiorstwa”. W ramach konkursów o wsparcie ubiegało się 68 projektów, czyli relatywnie mało w porównaniu z innymi konkursami organizowanymi przez instytucje działające w poszczególnych województwach, co dawało nadzieję na szybkie rozstrzygnięcie konkursu. Pierwsze rozczarowanie przyszło szybko, bo już w maju. W wyniku niedostosowania polskich przepisów do wymogów Unii Europejskiej, Urząd Marszałkowski - w przeciwieństwie do wielu innych instytucji - zadecydował o wstrzymaniu oceny złożonych wniosków, aż do czasu wyjaśnienia sytuacji. W czerwcu ponownie rozpoczęto prace nad wnioskami, które nieprzerwanie trwały do września i w dniu 1 października 2008 roku, po prawie 6 miesiącach, zapadła decyzja o pozytywnym rozpatrzeniu i przyznaniu dofinansowania dla 49 wniosków.

Ze względu na specyfikę projektów turystycznych, większość wnioskodawców w ramach kosztów kwalifikowanych wykazała prace budowlano – montażowe, a co się z tym wiązało niezbędne było otrzymanie pozwolenia na budowę. W pierwszej połowie października 2008 roku, w siedzibie OCRG w Opolu, odbyło się spotkanie przedstawicieli Opolskiego Centrum i Urzędu Marszałkowskiego z beneficjentami. Jak się okazało, urzędnicy zamiast wyjaśniać kwestie zawiłości w zakresie Prawa Ochrony Środowiska, przekazali informacje o konieczności wycofania i uchylenia pozwolenia na budowę, które było warunkiem niezbędnym do podpisania umowy o dofinansowanie. Co było przyczyną decyzji ogłoszonej przez urzędników? Pozwolenia budowlane w większości przypadków były wydawane na podstawie przepisów prawa polskiego, a nie unijnego, czyli do ich wydania nie trzeba było przeprowadzać całej tzw. procedury środowiskowej przed otrzymaniem takiego pozwolenia, a wymaganej przy wykorzystaniu funduszy z Unii Europejskiej. Sytuacja była co najmniej
skomplikowana. Wielu wnioskodawców nie tylko posiadało pozwolenia budowlane, ale już dawno zakończyły proces budowlany: na podstawie ówczesnych wytycznych ponoszenie kosztów mogło nastąpić po otrzymaniu potwierdzenia o pozytywnym zakończeniu oceny formalnej, co nastąpiło w czerwcu 2008 roku. Pracownicy OCRG w żadnym piśmie czy choćby na swojej stronie www nie wspomnieli iż w związku z zaistniałą sytuacją sugerują wstrzymać się z ubieganiem o przedmiotowy dokument, co pozwoliłoby wielu beneficjentom uniknąć licznych problemów.

Niezwłocznie, czyli nigdy?

Wnioski z październikowego spotkania można sprowadzić do kilku zdań: beneficjenci, którzy chcą podpisać umowę o dofinansowanie są zobowiązani dostarczyć nowe pozwolenie na budowę w ciągu 3 miesięcy i wówczas zostaną podpisane umowy o dofinansowanie. Ale pojawił się problem. Otóż w dokumentach aplikacyjnych kładziono szczególny nacisk na dokładne opisanie inwestycji - w tym podanie szczegółowej informacji na temat planowanej do wybudowania infrastruktury, a jednym z obligatoryjnych dokumentów było dostarczenie wyciągu z dokumentacji technicznej. Uchylenie lub zmienienie pozwolenia na budowę wiązało się z wprowadzeniem zmian w projekcie budowlanym, co oznaczało zdezaktualizowanie się powyższych opisów i załączników. W tym przypadku jednak urzędnicy wykazali się zdrowym rozsądkiem i stwierdzili, po burzliwych dyskusjach, iż w gruncie rzeczy projekty te nie ulegną dużym modyfikacją i nie będzie konieczności przeprowadzania ich dodatkowej oceny merytorycznej – oczywiście poza powtórną oceną w zakresie
oddziaływania projektów na środowisko naturalne. Walka z czasem trwała. Przygotowanie zupełnie nowego projektu i otrzymanie w tak krótkim czasie pozwolenia na budowę jest szczególnie trudne, ale jak się okazało możliwe. Dodatkowym aspektem mobilizującym wielu wnioskodawców było posiadanie promesy kredytowej, która w najbliższym czasie miała utracić swoją ważność.

Jak zapewniali pracownicy Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki, nic już nie miało stanąć na przeszkodzie do podpisania umowy o dofinansowanie. Niestety, niezwłoczne podpisanie umowy jest pojęciem względnym. Zgodnie z oficjalnymi komunikatami na stronie OCRG do 4 lutego 2009 roku zostało podpisanych jedynie 7, a pod koniec maja, czyli ponad rok od daty zakończenia konkursu, podpisano 37 z 49 umów. Co było powodem dalszych utrudnień w podpisywaniu kolejnych umów? W ciągu tych kilu miesięcy beneficjenci byli kilkakrotnie wzywani do uzupełniania tracących ważność zaświadczeń z ZUS i urzędu skarbowego oraz promes kredytowych, które wg pierwotnych informacji nie były już potrzebne. Kilkakrotnie zmieniano harmonogramy: raz zgodnie z przedstawionych wnioskiem o dofinansowanie złożonym w 2008 roku, a kolejnym razem zgodnie z uwzględnieniem wszelkich przesunięć związanych z opóźnieniami w ocenie wniosków. Wiele razy okazywało się, że dostarczenie, mimo wskazania w piśmie, samych załączników nie było wystarczające i w
kolejnym piśmie wnioskodawca był informowany o konieczności dostarczania po raz kolejnych oryginału i kopii złożonego wniosku. Całą sytuację można podsumować: bałagan, brak doświadczenia u pracowników, kiepski nadzór i ciągle zmieniające się zasady. W pewnym momencie sprawa stała się na tyle głośna i niezręczna, iż w kwietniu 2009 roku podjęto drastyczne środki, które miały usprawnić pracę Centrum, i odwołano osoby pełniące tam funkcję kierownicze. Nowe osoby na tych stanowiskach miały znacznie usprawnić prace i poprawić wizerunek Centrum. Niestety, dotychczas nic nie udało się usprawnić, a podstawową odpowiedzią na pytania dotyczące dalszych opóźnień jest wdrażanie się nowej dyrekcji i chęć nie popełnienia kolejnych błędów.

Trochę optymizmu

Większość instytucji pośredniczących i wdrażających posiada swoje punkty informacyjne czy też infolinie. Zgodnie z informacjami umieszczonymi na stronach internetowych każdy beneficjent, w przypadku pojawienia się wątpliwości co do procedury czy też zakresu merytorycznego swojego projektu, może uzyskać odpowiedź właśnie w takim punkcie lub pod konkretnym numerem telefonu. Niestety w większości przypadków, poza problemem związanym z połączeniem się z infolinią, pracownicy znajdujący się po drugiej stronie słuchawki są praktycznie merytorycznie nie przygotowani do udzielenia informacji. W przypadku pytań dotyczących terminów naborów odpowiedź jest dość prosta, a pierwsze trudności pojawiają się, kiedy zapytamy o konkretne rodzaje projektów, koszty kwalifikowane czy kryteria wyborów projektów, a więc kwestie kluczowe dla każdego wnioskodawcy. W tym miejscu chciałabym jednak zasiać ziarnko optymizmu. Istnieją instytucje, którym zależy na sprawnym rozdysponowywaniu środków finansowych i są do tego naprawdę dobrze
przygotowane. Takimi instytucjami są m.in. Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego oraz Agencja Rozwoju Pomorza. Beneficjent, który realizuje swój projekt czy planuje starać się o unijne dotacje zawsze może otrzymać tam profesjonalną pomoc – nie ma pytań bez odpowiedzi, a większość problemów jest rozstrzygana od razu lub w przeciągu kilku dni poprzez bezpośredni kontakt mailowy lub telefoniczny. Właściwym podsumowaniem niniejszych rozważań byłoby stwierdzenie, że niska świadomość czy brak wiedzy, o które instytucje oskarżają wnioskodawców, jest tak naprawdę także problemem tych instytucji, które dość często są słabo merytorycznie i organizacyjnie przygotowane do rozdysponowywania funduszy. Mając za sobą kilka lat doświadczeń starajmy się czerpać z pozytywnych wzorców i kłaść nacisk na właściwy akcent.

Ewa Waloszczyk – Kłopeć
Kierownik Działu Doradztwa i Koordynacji Projektów w firmie SmartConsulting