Jak kontroluje pracodawca
Każdy szef musi wiedzieć co robią pracownicy. Każdy też ma własne pomysły jak zbierać te informacje. Pracownik, który dostosuje się do tych wymagań, może liczyć na dobrą atmosferę współpracy, rozwój zawodowy, a nawet awans
Gdy Olga została przyjęta do pracy, nowy szef sprawił na niej wrażenie totalnego kontrolera. – Wychodząc na przerwę obiadową, musiałam zostawiać odpowiedni status w firmowym programie komunikacyjnym – opowiada. – Trzy-cztery jednostronicowe raporty dziennie z przebiegu prac, z wykonanych telefonów, ze zgłoszeń od klientów. To nic, że wszystkie te informacje wstawiałam do systemu informatycznego. Szef chciał mieć te dane czarno-na-białym. To było bardzo uciążliwe i wydawało mi się absolutnie niepotrzebne. Tym bardziej, że szef nie przesyłał żadnej odpowiedzi na bieżąco. Czułam się, jakbym wrzucała te raporty do skrzynki pocztowej bez dna.
Jednak gdy przyszedł czas na okresowe podsumowanie i raport dla zarządu, codzienne raporty i wszystkie szczegółowe informacje okazały się być bardzo potrzebne. – Gdy weszłam na rozmowę, szef wyjął teczkę, w której trzymał moje wybrane raporty. Poczułam się jak na przesłuchaniu – wspomina Olga. – Ale te raporty zawierały ważne informacje: pokazywały z czym poradziłam sobie znakomicie i z czym nie radziłam sobie wystarczająco dobrze. Dzięki temu rozmowa była bardzo konkretna. Dostałam mnóstwo pochwał, opracowaliśmy również kilka poprawek do mojego stylu pracy. Szybko wdrożyłam je i zaczęłam osiągać jeszcze lepsze wyniki niż wcześniej. Sama bym się tak nie zorganizowała, a przez nadzór szefa musiałam to robić.
Inaczej do zbierania informacji o pracy działu podchodził szef, z którym parę lat temu współpracował Roman. – Nie wymagał żadnych codziennych raportów, podsumowań, wniosków czy opinii. Co dwa tygodnie odbywało się ogólne spotkanie, na którym trzeba było omówić wyniki. Trwało ono zwykle z cztery godziny, ale wtedy uczyłem się najwięcej – opowiada. – Jeden kolega przedstawiał swoje działania, wnioski, a potem wszyscy dyskutowali nad przyczynami i wnioskami. Każdy musiał wypowiedzieć się u każdego. Nikt nie zawracał szefowi głowy między spotkaniami, chyba że sytuacja była naprawdę podbramkowa.
– Komunikacja z szefem to kluczowa umiejętność, dzięki której dostajemy awans i nagrody. Pracownik, który dostarcza szefowi informacji o swojej pracy, zostaje zapamiętany, buduje wizerunek osoby której zależy, która jest uporządkowana i która robi postępy. To świetne argumenty, gdy przychodzi do wskazania pracownika do awansu – komentuje Iwona Firmanty, coach i właściciel firmy szkoleniowej Human Skills. – Można się zżymać, że szef kontroluje postępy pracy pracowników, ale na tym między innymi polega jego rola w firmie. Szef, którego nie obchodzi postęp prac ani działania pracowników, to szef… nie za bardzo kompetentny. Trudno się przy nim czegokolwiek nauczyć, a awans przestaje zależeć od kompetencji i staje się efektem czystego wyścigu szczurów: nieważne jak, byle liczby były duże.
Mówiąc o rozmowach z szefem, trzeba podkreślić jeszcze dwa zagadnienia.
Pierwsze to podział czasu między rozmowy merytoryczne z szefem a rozmowy towarzysko/merytoryczne ze współpracownikami. – Naturalnym odruchem jest pytanie współpracowników o porady zawodowe. Ale skup się raczej na relacjach zawodowych z przełożonym – to on będzie oceniał twoją efektywność. Poprawne relacje ze współpracownikami są ważne, ale raczej powinny mieć rolę drugorzędną – radzi Iwona Firmanty z firmy Human Skills. – Być może trafnie podpowiedzą ci oni jak rozwiązać dany case, ale dbaj o to by szef wiedział, że rozwijasz swoje umiejętności i sam potrafisz sobie radzić z zawodowymi rebusami. Przedstawiaj szefowi statusy wykonanych przez siebie prac. Najlepiej w piątki rób podsumowanie, co ci się w danym tygodniu udało, co udało się nie do końca i co zrobiłeś, by to poprawić. Pamiętaj, że pracodawca płaci ci za kompetencje zawodowe a nie spotkania towarzyskie. Z drugiej jednak strony dbaj o przyjemną atmosferę w pracy bo również dzięki niej ułatwia nam chodzenie do pracy.
Dbaj o swoją zawodową opinię, zachowując z tym umiar. Jak szef będzie mógł cię awansować lub nagrodzić, skoro w jego opinii jesteś cichym pracownikiem, który po prostu robi swoje? Zawistni współpracownicy w biurze lubią takie sytuacje, ponieważ wtedy jawią się jako skarbnice wiedzy i umiejętności w oczach szefa. To oni lub one nabijają sobie punkty u szefa – twoim kosztem. Zupełnie niepotrzebnie.
Zagadnienie drugie to poruszanie tematów pozapracowych w rozmowach poza oficjalnymi spotkaniami. Eksperci zwykle przestrzegają przed tym, używając takich zwrotów jak „lizusostwo” i „spoufalanie się”. – Ale to w sytuacji, gdy temat pozapracowy np. rower czy golf jest jedynym tematem rozmowy – wyjaśnia Iwona Firmanty z firmy Human Skills. – Jeśli jest to pytanie rzucone na początku lub na końcu rozmowy, to szef nie powinien uznać go za biurową wazelinę. Dojrzały szef weźmie takie pytanie za oznakę łatwości konwersacji, za przejaw szerokich zainteresowań, za cechę, która cię wyróżnia. W ten sposób również budujesz swój wizerunek w oczach szefa – co może ci się bardzo opłacić, gdy stanie on przed podjęciem poważnych decyzji dotyczących oceny twojej efektywności i twojego potencjalnego awansu/podwyżki.
Mariusz Ludwiński,JK,WP.PL