Jak płatnik ma się przygotować na obowiązkowe e-deklaracje

Rz: Od nowego roku firmy będące płatnikami PIT dla więcej niż pięciu podatników będą musiały wysyłać deklaracje podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej. O czym powinny pomyśleć w pierwszej kolejności, szykując się do tej elektronicznej rewolucji?

Marcin Sidelnik: Samo wypełnianie i wysyłanie deklaracji elektronicznych nie będzie się wiele różniło od tego, co się upowszechniło w ostatnich latach, czyli wysyłania np. rocznego zeznania PIT w formie interaktywnego formularza PDF czy też poprzez plik XML w systemie e-deklaracje. Jednak, o ile przeciętny podatnik zwykle dla swojej identyfikacji używa kwoty przychodu z rozliczania za poprzedni rok, o tyle płatnicy będą musieli używać tzw. kwalifikowanego podpisu elektronicznego, nabytego od właściwej instytucji certyfikującej. Takich instytucji jest w Polsce pięć. Oprogramowanie i oprzyrządowanie do używania takiego podpisu można zamówić elektronicznie, wypełniając specjalne formularze ?na stronach internetowych tych instytucji. Aby sfinalizować transakcję, trzeba się pojawić osobiście w punkcie obsługi klienta instytucji certyfikującej. To może być uciążliwe, ale jest konieczne w celu stwierdzenia tożsamości nabywającego. ?Po nabyciu podpisu ?i instalacji na komputerze należy też przesłać do urzędu
skarbowego pełnomocnictwo dla osoby ?w firmie, która będzie podpisywała deklaracje podpisem elektronicznym. ?W praktyce może to być np. główny księgowy firmy. Takiego zgłoszenia dokonuje się na formularzu UPL-1.

Jak wygląda sytuacja firm, które są rozliczane przez zewnętrzne biura rachunkowe albo przez doradców podatkowych?

Tu sytuacja jest o wiele prostsza, bo w praktyce już od dawna większość takich biur czy doradców jest wyposażona w kwalifikowany podpis elektroniczny, którego używa, wysyłając rozmaite deklaracje podatkowe ?w imieniu swoich klientów. Upoważnienie dla takiego podmiotu również składa się w urzędzie skarbowym na formularzu UPL-1.

Nowe „elektroniczne" obowiązki dotyczą m.in. deklaracji PIT-4R, PIT-8AR, IFT-3/IFT-3R, które należy złożyć do końca stycznia. Czy zatem wystarczy zaopatrzyć się w oprogramowanie ?i odpowiednie urządzenia tuż przed tą datą? Czy trzeba być gotowym na 1 stycznia?

Na elektroniczny system wysyłania deklaracji przechodzi teraz wiele firm, należy się więc liczyć ?z wolniejszym niż zwykle załatwianiem zarówno podpisu elektronicznego, jak też wprowadzaniem zgłoszeń UPL-1 do odpowiednich systemów w urzędach skarbowych. Dlatego, choć nie trzeba być gotowym już na 1 stycznia, warto rozpocząć przygotowania wcześniej. Niestety, na razie nie ma możliwości sprawdzenia przez system e-podatki, czy upoważnienie już zostało wprowadzone do systemu, ?a więc czy osoba wskazana do podpisywania elektronicznym podpisem deklaracji u płatnika zaistniała ?w systemie e-deklaracje. Zwykle trwa to od jednego do maksymalnie trzech-czterech dni od złożenia UPL-1 ?i można to sprawdzić ?w lokalnym urzędzie skarbowym jedynie telefonicznie lub osobiście.

?rozm. Paweł Rochowicz