Jak prowadzić księgę podatkową w małej firmie?

To naprawdę łatwa forma rozliczania się z fiskusem. Jednak często przedsiębiorcy nie wiedzą, gdzie szukać informacji na temat prowadzenia księgi i dlatego nie chcą jej prowadzić samodzielnie.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to prosta i zajmująca stosunkowo niewiele czasu forma prowadzenia księgowości. Celem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest rozliczenie podatku PIT od dochodów uzyskanych z prowadzonej działalności gospodarczej. Jest skierowana do osób, które nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych i nie wybrały ryczałtowego opodatkowania podatkiem dochodowym. Sposób prowadzenia PKPiR został określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku.

Zaletą prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest możliwość odliczania faktycznie poniesionych kosztów. Przy wysokich kosztach przynosi to korzyści podatkowe w porównaniu z formami ryczałtowymi. Jak każda forma rozliczeń podatkowych, ta także posiada minusy. Prowadzenie księgi wymaga znajomości przepisów, które często się zmieniają. Konieczna jest także systematyczność w zapisywaniu operacji i sporządzaniu rejestrów.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą małe firmy, są bardzo zajęci dopilnowaniem wszystkich spraw związanych z własnym biznesem. Nie zawsze mają czas, aby studiować zawiłości rachunkowości czy prawa podatkowego. Prowadzenie księgowości często zlecają biurom rachunkowym i na co dzień nie zawracają sobie tym głowy. Jednak w każdym przypadku przedsiębiorcy powinni znać sytuację gospodarczą swojej firmy. – Dlatego ważna jest wiedza na temat zasad prowadzenia księgi podatkowej. Trzeba rozumieć zawarte w niej zapisy, aby w każdej chwili móc skontrolować poprawność swojej księgowości. Teraz jest to możliwe dzięki nowemu szkoleniu, które przygotowano w Akademii PARP. Szkolenie szczególnie polecamy początkującym przedsiębiorcom – mówi Aneta Grzyb–Hejduk, ekspert ds. szkoleń w Akademii PARP.

Początkujący przedsiębiorca z entuzjazmem zabiera się do rozwijania działalności. Przebrnął już przez wstępne formalności i ma wrażenie, że teraz nareszcie będzie mógł skoncentrować się na najważniejszym. Spotyka się z klientami, negocjuje, podpisuje umowy. Całą energię wkłada w to, aby dostarczyć odbiorcom jak najlepszy produkt. Wieczorami rozmyśla nad przyszłością swojego biznesu, nad jego rozwojem, a nawet poszerzeniem działalności.

To wszytko fascynujące aspekty rozpoczynania własnej działalności biznesowej i zapewne każdy, kto marzy o założeniu firmy, właśnie tak wyobraża sobie początki swojej nowej kariery w biznesie. Jednak prowadzenie firmy to również stałe obowiązki. Jednym z nich jest księgowość.

Mimo stosunkowo prostej formy księgowości, jaką jest PKPiR, przedsiębiorcy mają problemy z niektórymi ważnymi aspektami. Jak przygotować się do zamknięcia roku podatkowego w firmie? Jak rozliczyć zakup materiałów, które uległy zniszczeniu? Jak rozliczyć towar handlowy przekazany na potrzeby wewnętrzne firmy? To niektóre pytania dręczące zapracowanych przedsiębiorców. Dlatego koniecznością jest posiadanie niezbędnej wiedzy i znajomość przepisów.

Dzięki systematycznemu zapisywaniu w księdze operacji gospodarczych i sporządzaniu rejestrów przedsiębiorcy są dobrze zorientowani w bieżącej sytuacji gospodarczej własnej firmy. Księga porządkuje dokumentację finansową przedsiębiorstwa. – Podatkowa księga przychodów i rozchodów cieszy się dużą popularnością wśród podatników. Tę formę księgowości można zastosować w przypadku większości prostych form prowadzenia działalności gospodarczej. Mogą z niej korzystać osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie prowadzące działalność gospodarczą – mówi Grzegorz Tomala, doradca podatkowy i tutor Akademii PARP.

Jedynym ograniczeniem dla tych firm jest osiągany przychód netto (bez podatku VAT) ze sprzedaży towarów, produktów i usług w poprzednim roku. Nie może on przekroczyć równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro. W 2013 roku to aż 4 936 560 złotych. Co roku kwota ta ulega zmianie.

Spółki komandytowe oraz komandytowo - akcyjne muszą prowadzić księgi rachunkowe, bez względu na to, jaki osiągają przychód netto. Również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz inne spółki prawa handlowego nie mogą rozliczać się w tej formie.

Księgę podatkową należy prowadzić oddzielnie dla każdego roku podatkowego. Po raz pierwszy zakłada się ją w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a kolejną 1 stycznia każdego roku podatkowego. Gdy rozpoczyna się działalność gospodarczą lub gdy w poprzednim roku prowadziło się księgi rachunkowe lub korzystało ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym, trzeba poinformować urząd skarbowy o prowadzeniu księgi w ciągu 20 dni od dnia jej założenia.

Księga jest podstawą do obliczenia podatku, dlatego musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Księga i dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, muszą znajdować się na stałe w miejscu działalności lub w siedzibie firmy. Księgę można prowadzić ręcznie lub w formie elektronicznej. Księgę prowadzoną w formie elektronicznej należy co miesiąc drukować.

Wpisów w księdze przychodów i rozchodów dokonuje się w języku polskim i w walucie polskiej na podstawie dowodów księgowych takich, jak faktury, dokumenty celne, rachunki, faktury korygujące i noty korygujące, wystawione przez prowadzącego księgę i otrzymane od kontrahentów.

Wiedzę o prowadzeniu księgi podatkowej warto od czasu do czasu uzupełniać i aktualizować. Teraz przedsiębiorcy mogą poznać zasady prowadzenia księgi w nowym szkoleniu e-learning Akademii PARP „Podatkowa księga przychodów i rozchodów”. Szkolenie składa się z 7 modułów. Zostało przygotowane w formie e-learningu i jest dostępne na portalu Akademii PARP. Dzięki zastosowaniu tej formy uczenia, uczestnik może sięgnąć po nie w dowolnej chwili i miejscu, o ile tylko ma dostęp do Internetu. Ta swoboda dostępu do szkolenia może okazać się nieoceniona, zwłaszcza wtedy, gdy przychodzi okres rozliczeniowy i przedsiębiorca ma niewiele czasu na dokonanie prawidłowych zapisów i rozliczenie wyniku swojej małej firmy. Aby zaktualizować wiedzę lub ją odświeżyć zawsze można wrócić do szkolenia.

W szkoleniu przedsiębiorcy zapoznają się z zagadnieniami związanymi z rozpoczęciem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Opanują umiejętności związane z zapisami dotyczącymi przychodów w księdze. Dowiedzą się, czym są i kiedy wpisać do księgi koszty uzyskania przychodów i na czym polega korekta kosztów niezapłaconych przez podatnika. Jeden z modułów w całości poświęcono sprawom pracowniczym. Przedstawiono w nim z zagadnienia związane z wynagrodzeniem pracowników, które powinny zostać wpisane do PKPiR. Uczestnicy poznają zasady ewidencjonowania podatku VAT, a także poznają zagadnienia związane z miesięcznym podsumowaniem podatko- wej księgi przychodów i rozchodów oraz jej zamknięciem na koniec roku podatkowego.

W szkoleniu przedsiębiorcy nie tylko zdobędą wiedzę, ale także nauczą się samodzielnie prowadzić zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. – W tym szkoleniu jest dużo ćwiczeń, ponieważ w pro– wadzeniu księgi podat–kowej, oprócz znajomości przepisów, ważna jest także praktyka. Uczestnicy roz–wiązują zadania na konkretnych przykładach, np. uzupełniając odpowiednie pola w księdze – mówi Aneta Grzyb-Hejduk z Akademii PARP.

– Szkolenie na temat księgi podatkowej jest doskonałą pomocą dla debiutantów w biznesie. Dzięki łatwemu i przystępnemu językowi lepiej zrozumieją przepisy i nie będą mieć problemów z prowadzeniem oraz rozumieniem księgi, nawet jeżeli zdecydują się na współpracę z biurem rachunkowym. Po takiej dawce wiedzy każdy początkujący przedsiębiorca odetchnie z ulgą i będzie mógł wrócić do myślenia o przyszłości i rozwoju firmy – mówi Aneta Grzyb– Hejduk z Akademii PARP.

„Podatkowa księga przychodów i rozchodów” to już 35 bezpłatne szkolenie internetowe Akademii PARP, dostępne na portalu www.akademiaparp.gov.pl. Wszyscy przedsiębiorcy i pracownicy sektora MSP oraz osoby planujące rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej mogą podjąć bezpłatną naukę. Projekt jest realizowany na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i współfinansowany ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.