Jak rozliczyć wydatki poniesione przed zawiązaniem firmy?
Przedsiębiorca opodatkowany skalą lub podatkiem liniowym, który poniósł wydatki przed rejestracją firmy może uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodu. Musi jednak wskazać związek wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą.Musi też określić charakter wydatków, bo od tego zależy sposób ich ewidencjonowania.
Przedsiębiorca opodatkowany skalą lub podatkiem liniowym, który poniósł wydatki przed rejestracją firmy może uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodu. Musi jednak wskazać związek wydatków z prowadzoną działalnością gospodarczą.Musi też określić charakter wydatków, bo od tego zależy sposób ich ewidencjonowania.
Ustawa o PIT nie zabrania zaliczania wydatków poniesionych przed założeniem firmy do kosztów podatkowych. Bez wydatków związanych z powstaniem i funkcjonowaniem firmy nie byłoby możliwe uzyskanie jakichkolwiek przychodów, dlatego mogą one być kosztem podatkowym. O tym czy wydatek zostanie zaliczony do kosztów podatkowych decyduje podatnik.Wydatek ten musi jednak spełniać podstawową definicję kosztu podatkowego. Jest to o tyle ważne, że to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami.
Zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PIT (art. 22 ust. 1), kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów a także ich zachowania albo zabezpieczenia. Bez wątpienia do tej grupy możemy zaliczyć: opłaty za rejestrację, pieczątki, wizytówki, nakłady na reklamę. Pewności jednak nie ma w przypadku wydatków ponoszonych na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, wydatki takie mogą być kosztem uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają z nią związek.Oznacza to, że wydatki ponoszone w związku z ogólnym wykształceniem przedsiębiorcy definicji tej spełniać nie będą i tym samym nie będą stanowiły kosztu podatkowego. Wydatki powyższe powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w pozycji 13 „pozostałe wydatki”.Do kosztów podatkowych nie można też zaliczyć pozycji wymienionych w art. 23 ustawy
o PIT (np.kosztów reprezentacji).
Drugą grupą wydatków ponoszonych przed zawiązaniem działalności gospodarczej są wydatki na zakup majątku przedsiębiorcy. Przykładowo mogą to być towary i materiały zużywane do produkcji, samochód, komputer, meble itp. W celu ich prawidłowej ewidencji należy podzielić je na trzy rodzaje: towary, środki trwałe oraz wyposażenie. Towary handlowe, materiały, półwyroby, wyroby inne składniki wymienione w § 28 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy ująć w spisie z natury (remanent początkowy) wyceniając je według cen zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak ich aktualna cena rynkowa jest niższa od ceny zakupu lub nabycia, wycenia się je według ceny rynkowej z dnia sporządzania spisu.Wartość remanentu możemy wykazać w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wartości spisu nie dodajemy do kosztów. Konsekwencją jego sporządzenia będzie ujęcie towarów objętych spisem jako kosztu w wyniku rocznego rozliczenia podatku. Składając zeznanie podatkowe, przedsiębiorca
uwzględnia bowiem różnicę między remanentem końcowym a początkowym. Drugim składnikiem majątkowym przedsiębiorcy nabytym jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej mogą być środki trwałe. Zakupu środków trwałych nie można zaliczyć bezpośrednio do kosztów ponieważ zazwyczaj podlegają amortyzacji. Kosztem będą poprzez odpisy amortyzacyjne. Przykładowo będą to samochody, maszyny, budynki, czyli składniki o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok. Środki trwałe należy wpisać do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych prawnych wyceniając je według cen nabycia. Jeżeli jednak nie można ustalić ceny nabycia (np. z powodu braku faktury), wartość początkową przyjmuje się według wyceny dokonanej przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca musi jednak przy wycenie uwzględnić ceny rynkowe z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji oraz stan i stopień zużycia środka trwałego. Jeżeli jednak wartość początkowa środka trwałego nie przekracza kwoty 3500zł, cenę można odnieść bezpośrednio w
koszty uzyskania przychodu. Podobnie rzecz się ma z wyposażeniem- czyli sprzęt nie droższy niż 3500zł zaliczymy bezpośrednio do kosztów, przy czym zgodnie z przepisami rozporządzenia podatnik musi prowadzić ewidencję wyposażenia. Ewidencja wyposażenia obejmuje składniki wyposażenia, których wartość początkowa przekracza 1500zł (według ceny nabycia bądź ceny rynkowej jeśli nie można ustalić ceny nabycia).
Adam Bujalski, księgowy Tax Care