Komisja Europejska nagradza jasne pisanie

Trudno o bardziej urzędnicze teksty niż te, które powstają w Komisji Europejskiej. W opinii samych pracowników Komisji przejawiają one wszelkie możliwe niedostatki pism urzędowych: są długie, niepodzielone na akapity, złożone z tasiemcowatych zdań, pełne trudnych słów i skrótowców, słowem: zrozumiałe wyłącznie dla swoich autorów. Na ich hermetyczność skarżą się także nowi pracownicy Komisji, dopóki sami nie przywykną do eurożargonu. Na dodatek bardzo wielu brukselskich urzędników pisze w języku, który nie jest ich językiem ojczystym. To dodatkowo ogranicza zrozumiałość tekstów.

Charakterystyczną cechą Komisji Europejskiej jest jednak ogromny sztab tłumaczy-językoznawców. Wiele tekstów musi być bowiem tłumaczonych na 24 unijne języki, zgodnie z zasadą promowania europejskiej różnorodności językowej.

To między innymi za sprawą specjalistów od języka cztery lata temu uruchomiono Clear Writing Campaign (kampanię na rzecz jasnego pisania). Jest to wewnętrzny projekt Komisji Europejskiej, w ramach którego odbywają się warsztaty, szkolenia (również online), a także powstają wytyczne dla autorów.

Jednym z elementów kampanii jest nagradzanie jasnych, zwięzłych, łatwych w odbiorze dokumentów. 14 listopada br. w Brukseli po raz kolejny wręczono Clear Writing Awards. O tym, jak poważnie podchodzi Komisja Europejska do zagadnienia jasnej komunikacji, świadczy obecność na tegorocznej ceremonii sekretarz generalnej KE Catherine Day (rok wcześniej gościem honorowym była europejska rzecznik praw obywatelskich Emily O'Reilly).

- Jasna komunikacja jest bardzo ważna dla unijnego ustawodawcy - mówiła sekretarz generalna KE. - Wszystkim nam zależy na promowaniu jasnego pisania. Komisja Europejska sfinansowała opracowanie podyplomowego studium jasnej komunikacji, a mam nadzieję, że również na wcześniejszych etapach edukacji można wziąć udział w takich kursach. Jasna komunikacja nie przychodzi bowiem naturalnie - dodała.

Są techniki, których możemy się nauczyć. Jedną z podstawowych zasad jest skracanie tekstów, czyli usuwanie z nich tych fragmentów, które nie są absolutnie niezbędne dla zrozumienia treści. W poszczególnych wydziałach Komisji już wprowadzono limity długości pism, różne dla tekstów poszczególnych kategorii. Pilnuje się też długości zdań. Jak bowiem wynika z badań, zdanie złożone z 14 słów jest zrozumiałe dla 90 proc. odbiorców. Zdanie złożone z 40 słów jest zrozumiałe tylko dla 10% odbiorców. Dlatego należy przekonywać urzędników, że ważne jest nie tylko to, nad czym pracują, ale też to, jak to komunikują.

Zwięzłość dokumentów jest także niezwykle istotna z punktu widzenia późniejszych tłumaczeń. „Jedną stronę dobrze zaprojektowanego tekstu dość łatwo jest przetłumaczyć. Dziesięć stron bełkotu już niekoniecznie" - mówiła Catherine Day. Zauważyła też, że w czasach rosnącej popularności Twittera zwięzłość nie powinna być problemem. Skoro ludzie są skłonni komunikować się ze światem za pomocą 140 znaków, powinni też umieć przenieść nowe nawyki komunikacyjne na płaszczyznę zawodową - zwłaszcza że dobrze zaprojektowany dokument przekłada się na poważną oszczędność czasu i środków.

Oczywiście nie chodzi o ograniczanie kreatywności piszących ani o próby „zharmonizowania" wszystkich dokumentów powstających w Komisji Europejskiej. Jednak zwięzłość, skracanie zdań, używanie bardziej zrozumiałych słów i dobre przemyślenie tego, o czym się pisze, na pewno wyjdą wszystkim na dobre.

Zwłaszcza ta ostatnia zasada jest istotna. Jeśli bowiem sam autor nie przemyślał dogłębnie tematu i nie zdefiniował dobrze problemu, nie powinien się dziwić, że rezultat jest niezrozumiały.

Ważne jest też promowanie dobrych wzorców, czego przejawem są właśnie nagrody Clear Writing Awards. W tym roku do nagrody zgłoszono 96 dokumentów z 33 służb (więcej niż w latach ubiegłych). Organizatorzy spotkania bardzo podkreślali, że pracownicy Komisji stają się dumni z jasnego pisania i są skłonni dołożyć dodatkowych starań, by osiągnąć sukces komunikacyjny.

Nagrodzonych zostało osiem dokumentów w czterech kategoriach: komunikacja wewnętrzna, komunikacja zewnętrzna, fundusze i programy, dokumenty strategiczne i raporty. Co ciekawe, w kategorii „prawo" zgłoszono pięć dokumentów, żaden z nich jednak nie zyskał uznania jury.

Nagrodzone dokumenty bynajmniej nie poruszają banalnych tematów (nagrodzone zostało m.in. „Studium wykonalności dotyczące instrumentów finansowych umożliwiających bezpieczny i ekologiczny recykling statków"). Mimo to są przejrzyste, dobrze rozplanowane graficznie i faktycznie zrozumiałe. Widać więc, że planowanie komunikacji naprawdę przynosi efekty.

Doświadczenia Komisji Europejskiej warto by przenieść na grunt polskich urzędów. Jasna komunikacja jest wprawdzie z początku nieco trudniejsza i wymaga włożenia dodatkowego wysiłku, ale przynosi też satysfakcję. Pozwala także na chwilę oddechu od urzędowej powagi - na koniec ceremonii przedstawiciele Dyrekcji Generalnej ds. Tłumaczeń odśpiewali hymn na nutę gospel („Radujcie się, oto nadchodzi jasność") i widać było, że dobrze się bawią.

A może dzięki staraniom językowo utalentowanych urzędników (lub ekspertów zewnętrznych) udałoby się uniknąć takich wpadek komunikacyjnych, jak karty do głosowania niezrozumiałe dla obywateli?

?Justyna Zandberg-Malec

Autorka pracuje w kancelarii Wardyński ?i Wspólnicy, jest redaktorem prowadzącym portalu Co do zasady