Lepiej obniżyć załodze wynagrodzenia, niż likwidować miejsca pracy

Nie ma jednak pewności, czy ten dokument musisz wręczać, wycofując takie bonusy motywacyjne, jak pakiety medyczne.

Pogłębiający się od kilku miesięcy kryzys spowodował, że wiele firm boryka się z kłopotami finansowymi. Prezesi szukają rozwiązań, by choć trochę je zniwelować.

Niestety, ich pomysły biją najczęściej w pracowników, bo ci tracą posady albo pracują za niższą gażę. Szefowie mają przecież pełną swobodę w ustalaniu wysokości wynagrodzenia załogi (wyjątek to budżetówka). Sami też przyznają dodatkowe jego składniki, tj. premie, prowizje czy nagrody oraz inne związane z pracą bonusy motywacyjne, jak pakiety medyczne czy polisy ubezpieczeniowe. Szczegółowe informacje na ten temat zawierają w umowie o pracę, a gdy firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników, dodatkowo w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania.

Jego prowadzenie bądź zmiana może wpływać na treść stosunku pracy. Wynikające z regulaminu wynagradzania modyfikacje stosuje się do pracowników automatycznie tylko wtedy, gdy są korzystniejsze. Więcej jest komplikacji, gdy regulamin wynagradzania pogarsza dotychczasowe warunki płacy. W takim wypadku szef musi zawrzeć z pracownikami porozumienie zmieniające lub wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacy.

Dziś wyjaśniamy, kiedy i w jaki sposób wolno zmniejszyć pobory pracownika. Uczulamy szefów, jakich forteli nie należy tu stosować, by w konsekwencji nie naruszyć przepisów.

Sprawdź warunki angażu, gdy redukujesz dochody pracowników

Ustalonej pensji nie wolno odebrać i obniżyć z dnia na dzień. Każdą zmianę warunków płacy (wysokość poborów, sposób ich liczenia, a nawet czas i miejsce wypłaty) trzeba poprzedzić porozumieniem zmieniającym albo wypowiedzeniem zmieniającym, gdy taki konsensus nie jest możliwy. W razie porozumienia sprawa jest prosta. Wystarczy je spisać i załączyć do umowy w formie aneksu. Tutaj pracownicy mają wpływ na tempo zmian. Czas, po upływie którego nowe warunki wynagrodzenia będą obowiązywać, mogą ustalić wraz z pracodawcą dowolnie w tym właśnie porozumieniu. Gdy tego nie zrobią, nowe płace wejdą w życie z chwilą podpisania tej specyficznej ugody.

Jeden z czytelników zapytał kiedyś, czy zgoda pracownika na obniżenie pensji nie narusza zakazu zrzeczenia się wynagrodzenia. Nic podobnego. Zgodnie z art. 84 k.p. pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia lub przenieść tego prawa na inną osobę. Nie dotyczy to jednak przepisów o wypowiedzeniu zmieniającym, bo wspomniany zakaz dotyczy zrzeczenia się prawa do pełnej pensji. Tymczasem zmiana warunków wynagrodzenia w formie wypowiedzenia zmieniającego nie oznacza, że pracownik będzie wykonywał pracę za darmo. Godzi się jedynie na niższe pobory.

Przy wypowiedzeniu zmieniającym procedura jest bardziej czasochłonna i nie zawsze kończy się sukcesem. Po pierwsze, dlatego że wypowiedzenie zmieniające nie zawsze można wręczyć, a po drugie, jego odrzucenie kończy się definitywnym rozstaniem. Pewne jest jedno: wypowiedzenie zmieniające musi mieć formę pisemną.

Ponadto należy je uzasadnić (przy umowach bezterminowych) i precyzyjnie w nim wyszczególnić nową, proponowaną płacę. Na tym nie koniec. Wypowiedzenie powinno zawierać jeszcze pouczenie, że do połowy okresu wypowiedzenia pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków wynagrodzenia. Oświadczenie pracownika nie wymaga formy pisemnej. Wystarczy, że ustnie przed upływem wskazanego terminu powie, że odrzuca propozycję. Jeżeli tego nie zrobi, to milczenie oznacza zgodę na jej przyjęcie.

Gdy w wypowiedzeniu zmieniającym nie ma takiego pouczenia, pracownik może odrzucić zaproponowane warunki zatrudnienia do końca okresu wypowiedzenia. Przykładowo: jeżeli osoba jest zatrudniona w danej firmie bezterminowo przez co najmniej pół roku, a krócej niż trzy lata, to oświadczenie o odmowie może złożyć w ciągu miesiąca (bo tyle trwa jej wypowiedzenie).

Uwaga! Okresy wypowiedzenia zmieniającego są takie same jak przy definitywnym rozwiązaniu umowy o pracę. Zatem u pracownika zatrudnionego w jednej firmie na czas nieokreślony dłużej niż trzy lata wynosi on trzy miesiące (art. 36 § 1 pkt 3 k.p.) - patrz przykład 1.

Jeżeli pracownik uzna, że wypowiedzenie zmieniające jest nieuzasadnione lub niezgodne z prawem, to w ciągu siedmiu dni od jego doręczenia może wystąpić z powództwem do sądu pracy. Skierowanie sprawy do sądu nie oznacza, że zatrudniony odmówił przyjęcia nowych warunków płacy. Jeżeli sąd, w okresie wypowiedzenia, nie rozstrzygnie prawomocnie tej sprawy, a zatrudniony do połowy okresu wypowiedzenia nie odrzucił nowych zasad wynagradzania, to po upływie okresu wypowiedzenia powinien przystąpić do pracy na nowych warunkach. Gdy sąd przyzna zainteresowanemu rację i stwierdzi, że wypowiedzenie było niezasadne, otrzyma on wyrównanie wynagrodzenia.

Wypowiedzenie zmieniające stosujemy zarówno przy umowach na czas nieokreślony, jak i zawartych terminowo. Ale uwaga, przy umowie na czas określony zawartej na okres dłuższy niż sześć miesięcy pensje obniżymy tylko wtedy, gdy angaż przewiduje możliwość jego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Bez tej klauzuli umowy nie rozwiążemy i nie zmienimy jej warunków, w tym dotyczących płacy. - patrz przykład 2. *Niewykluczona odprawa *

Ustaliliśmy, że odrzucenie wypowiedzenia zmieniającego skutkuje definitywnym rozwiązaniem umowy o pracę. Są jednak wątpliwości, czy odchodzącym z firmy z powodu odrzucenia wypowiedzenia zmieniającego należy wypłacić odprawę? Dotyczy to przypadków, gdy zmiany warunków płacy dokonał pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników.

Wtedy stosujemy ustawę z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm., dalej ustawa o zwolnieniach grupowych), a ona na odchodne takie świadczenie gwarantuje. Większość ekspertów uważa, że odprawa się należy, jeśli:
- powodem wypowiedzenia zmieniającego są przyczyny ekonomiczne,
- firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników,
- wypowiedzenie zmieniające przekształci się w definitywne, gdy było z inicjatywy pracodawcy.

Jej wypłata może być natomiast wątpliwa, gdy zatrudniony odrzuci wypowiedzenie zmieniające, mimo że nowe warunki płacy nie były dla niego niekorzystne. Odprawa należy się bowiem, jeśli nowe warunki polegają np. na degradacji, zmniejszeniu wynagrodzenia czy przeniesieniu do pracy na drugi koniec Polski. Eksperci podkreślają jednak, że wiążące rozstrzygnięcie takiej sprawy mógłby wydać jedynie sąd pracy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 1993 r. (I PRN 47/93), wydanym jeszcze do poprzedniej ustawy z 28 grudnia 1989 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn dotyczących zakładu pracy (DzU z 1990 r. nr 4, poz. 90), uznał jednak, że jeżeli pracownikowi zaproponowano m.in. odpowiednią pracę, to odmowę jej przyjęcia można w pewnym wypadku potraktować jako współprzyczynę rozwiązania stosunku pracy.

W jednym z orzeczeń SN co prawda nie odniósł się bezpośrednio do obowiązku wypłaty odprawy, ale przyznał, że odrzucenie wypowiedzenia zmieniającego przez pracownika jest rozwiązaniem stosunku pracy z inicjatywy pracodawcy (wyrok z 17 maja 2007 r., III BP5/07).

W tym wyroku Sąd Najwyższy potwierdził, że zmiana warunków płacy na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych musi się odbywać zgodnie z procedurą w niej zawartej. Oznacza to, że przy wypowiedzeniach zmieniających składanych większej grupie osób szef musi przestrzegać trybu określonego w art. 2 - 4 ustawy o zwolnieniach grupowych. Zatem przed złożeniem tych dokumentów musi w szczególności:
- zawiadomić na piśmie związki zawodowe działające w firmie lub przedstawicieli pracowników (gdy brak związków) m.in. o zamiarze złożenia wypowiedzeń zmieniających oraz o przyczynach zaproponowania nowych warunków,
- prowadzić z nimi konsultacje dotyczące możliwości uniknięcia lub zmniejszenia rozmiaru planowanych wypowiedzeń zmieniających w celu zawarcia porozumienia,
- powiadomić właściwy urząd pracy o planowanym wręczeniu wypowiedzeń zmieniających.

Przykład 1 Zatrudniony na czas nieokreślony zarabia 3000 zł brutto, a do tego dostaje premię w wysokości 500 zł. Szef chce ją odebrać.
Pracownik nie zgodził się na porozumienie zmieniające. 31 stycznia pracodawca wręczył mu wypowiedzenie zmieniające warunki płacy. Poinformował, że decyzję dotyczącą nowych zasad wynagradzania należy podjąć do 14 lutego (połowa miesięcznego okresu wypowiedzenia przy zatrudnieniu dłuższym niż sześć miesięcy).
Zatrudniony zbagatelizował ten termin, co spowodowało, że nowe zasady płacy stały się wobec niego skuteczne i zaczęły obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, tj. od 1 marca. Gdyby jednak odrzucił propozycję, umowa o pracę rozwiązałaby się 28 lutego.

Przykład 2
Pracodawca zatrudnia dziesięciu pracowników. Dziewięciu ma umowy bezterminowe, a jeden na czas określony.
Umowa terminowa pana Marka wygasa 31 grudnia br. W ramach oszczędności szef postanowił zmniejszyć mu prowizję od obrotów. Wręczył więc wypowiedzenie zmieniające.
Pan Marek poinformował pracodawcę, że zmiana warunków płacy jest nieskuteczna, bo angaż nie przewiduje możliwości jego wypowiedzenia, a przepisy kodeksu pracy o wypowiedzeniu stosunku pracy stosuje się analogicznie do wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Pan Marek miał rację.
Koniecznie daj wypowiedzenie, gdy odbierasz bonusy

Ustalając, czy wynagrodzenie zostało rzeczywiście obniżone, należy sprawdzić każdy jego składnik. Tymczasem te dodatkowe, takie jak premia czy prowizje, nie wynikają tylko z umowy o pracę, ale też z przepisów wewnętrznych firmy: układu zbiorowego pracy lub - gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników - regulaminu wynagradzania. Zgodnie z art. 24113 § 1 k.p. zmiana postanowień układu następuje automatycznie, z dniem jego wejścia w życie, ale pod warunkiem że nowe regulacje będą korzystniejsze od dotychczasowych. Inaczej, gdy będą gorsze. Wówczas wprowadza się je w drodze wypowiedzenia zmieniającego wręczonego przez pracodawcę. Oczywiście można je zastąpić porozumieniem zmieniającym. Te same zasady dotyczą regulaminu wynagradzania. Wynika tak z art. 772 § 5 k.p.

Nowe postanowienia układu lub regulaminu wynagradzania należy porównać z dotychczasowymi. Nie wystarczy jednak ogólna ocena danych dokumentów. Aby była obiektywna, trzeba zestawić poszczególne składniki wynagrodzenia z wcześniejszych przepisów wewnętrznych oraz te, które proponują nowe regulacje. Jeżeli natomiast układ bądź regulamin jest czymś nowym w firmie, to należy go porównać z dotychczasową treścią umów o pracę.

W jednej z firm nowy regulamin wynagradzania zmodyfikował zasady wynagradzania, ale nie obniżył wynagrodzenia zasadniczego. Odebrał dodatek stażowy, ale wprowadził premię. Zdaniem pracodawcy nie ma potrzeby, by wręczać zatrudnionemu wypowiedzenie zmieniające. To błąd. Szef popełni go również wtedy, gdy bez zgody załogi zmieni system wynagradzania, np. z motywacyjnego na ryczałtowy, albo, np. dla kadry menedżerskiej, formę płac w systemie motywacyjnym z zadaniowo-premiowej na czasowo-premiową. Przypominam, że pierwsza z nich jest zarezerwowana dla wysokiej klasy specjalistów. Prócz wynagrodzenia z umowy o pracę dostają oni jeszcze tzw. gażę zadaniową, jako coś ekstra za dobrze wykonane dodatkowe obowiązki (np. 5 proc. zysku za wykonanie projektu).

Regulaminy wynagradzania oraz układy stanowią coraz częściej o tzw. świadczeniach pozapłacowych, które są składnikiem motywacyjnym. Chodzi o takie bonusy, jak: pakiety medyczne, samochody służbowe dla celów prywatnych, a nawet polisy na życie dla pracownika i jego rodziny. Wśród ekspertów toczy się dyskusja, czy zmiana przepisów wewnętrznych odbierająca te przywileje wymaga podpisywania porozumień zmieniających albo wręczania wypowiedzeń zmieniających. Niektórzy z nich uważają, że nie, bo tego rodzaju bonusy nie są wynagrodzeniem, a co za tym idzie ich przyznanie zależy tylko od dobrej woli szefa. Istnieją też przeciwnicy tej teorii.

_ Zagwarantowane w przepisach wewnętrznych bonusy motywacyjne wolno odebrać lub zmienić na niekorzyść pracowników wyłącznie w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Świadczenia te są bowiem należne pracownikom w ramach stosunku pracy i w zamian za pracę. Stanowią więc składnik szeroko rozumianego wynagrodzenia. Ponadto wlicza się je do dochodu ze stosunku pracy _ - tłumaczy Patrycja Zawirska, prawnik w Bartłomiej Raczkowski Kancelaria Prawa Pracy.

DF zadała pytanie w tej sprawie resortowi pracy oraz Głównej Inspekcji Pracy. Stanowiska urzędów opublikujemy w najbliższym czasie.

Jeśli chodzi o regulamin pracy, to określamy w nim zazwyczaj miejsce i termin wypłaty poborów. - Czy ich zmiana musi być poprzedzona wypowiedzeniem zmieniającym? - pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.
To zależy, czy takie same informacje powielono w umowie o pracę. Jeżeli tak, to porozumienie bądź wypowiedzenie zmieniające jest wymagane. Jeżeli natomiast angaż nie zawiera takich postanowień, to pracodawca ma wolną rękę w zmianie regulaminu pracy, każdej jego części, nawet dotyczącej wynagrodzeń. Podkreślam jednak, że ta kwestia jest również dyskusyjna.

Niektórzy mogą spać spokojnie

Szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem zmieniającym podlegają m.in. pracownica w ciąży, pracownik, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku, członkowie rady pracowniczej, społeczny inspektor pracy, pracownik pełniący funkcje związkowe, członkowie organów samorządu zawodowego.

Osobie w wieku przedemerytalnym wolno zmienić zasady płacy tylko wtedy, gdy:
- wprowadzono nowe zasady wynagradzania dotyczące ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy,
- stwierdzono orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania. Takie są ogólne zasady. Ochrona przed zmianą warunków płacy zmienia się jednak, gdy firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Wówczas stosuje ustawę o zwolnieniach grupowych. Tymczasem ten akt prawny pozwala niektórym chronionym obniżyć pensję, pod warunkiem że do końca okresu ochronnego dostaną dodatek wyrównawczy. Zgodnie z art. 5 ustawy o zwolnieniach grupowych do takich osób należą:
- osoby w wieku przedemerytalnym,
- kobiety ciężarne lub na urlopie macierzyńskim,
- ojcowie wychowujący dziecko podczas urlopu macierzyńskiego,
- członkowie zarządu zakładowej organizacji związkowej,
- społeczni inspektorzy pracy,
- członkowie specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej rady zakładowej,
- członkowie rady pracowników,
- powołani do czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, zasadniczej służby wojskowej lub przeszkolenia wojskowego,
- osoby na urlopach krótszych od trzech miesięcy oraz nieświadczące pracy z przyczyn usprawiedliwionych, jeśli nie upłynął jeszcze okres pozwalający pracodawcy na ich zwolnienie bez wypowiedzenia.

Informacje związane z liczeniem dodatku wyrównawczego znajdziemy w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalenia wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Zdarza się, że zmniejszenie poborów następuje niedługo po przejęciu firmy przez innego pracodawcę.
Tymczasem tego rodzaju praktyki przy transferze firmy są ograniczone, głównie gdy przejmowanych pracowników obowiązuje układ zbiorowy pracy.
Wtedy zasady płacy w nim uregulowane stosuje się do przejmowanej załogi przez rok od dnia, w którym zakład pracy w całości lub części przeszedł na nowego szefa. Wynika tak z art. 2418 k.p.

Z niższą pensją i bez utrudnień

Jeden z czytelników ma firmę produkującą okna. Zatrudnieni pracują głównie na akord. Pyta, czy na czas kryzysu może zawiesić produkcję, a pracownikom płacić jak za przestój, czyli 60 proc. wynagrodzenia.

Przestój to nieprzewidziana przerwa w normalnym toku pracy spowodowana przyczynami dotyczącymi pracodawcy, np. awarią prądu (art. 81 § 2 k.p.). Wstrzymanie produkcji w związku ze spadkiem liczby klientów nie jest przestojem.

W wyroku z 16 października 1992 r. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że zmniejszenie popytu na wyroby nie może stanowić przyczyny przestoju (I PZP 58/92). U czytelnika wystąpi gotowość do pracy, której podwładni nie mogą wykonywać z przyczyn pracodawcy (art. 81 § 1 k.p.). Chodzi tu jednak o przyczyny, którym można było zapobiec. Przykładowo: nie ma produkcji, bo szef nie dostarczył surowców lub nowych zleceń. Mimo że ustawodawca odróżnia gotowość do pracy od przestoju, to w obu sytuacjach gwarantuje zatrudnionym takie samo wynagrodzenie: osobiste zaszeregowanie określone stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli takiego składnika brakuje, 60 proc. wynagrodzenia. Oznacza to zatem, że stracą tylko wynagradzani wyłącznie według zmiennych składników poborów, np. akordowych, prowizyjnych. Czytelnik nie może zatem ogłosić przestoju i polecić zatrudnionym, by wykonywali inną, odpowiednią pracę na podstawie art. 81 § 3 k.p. Nie ma jednak przeszkód prawnych, by pracownicy produkujący okna wykonywali inne obowiązki na
podstawie art. 42 § 4 k.p. Pozwala on powierzyć nową pracę bez wręczania wypowiedzeń zmieniających, o ile zostaną spełnione łącznie warunki:
- skierowanie do innej pracy nie trwa dłużej niż trzy miesiące w roku kalendarzowym,
- nowa praca odpowiada kwalifikacjom pracownika,
- nie powoduje obniżenia wynagrodzenia,
- wynika to z uzasadnionych potrzeb zakładu.

Niższe pensje można wynegocjować jeszcze w inny sposób. Małe firmy zatrudniające do 20 pracowników lub takie, w których nie ma układu zbiorowego pracy, mogą zawrzeć z pracownikami (reprezentują ich związki, a gdy ich nie ma, przedstawiciele załogi) porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te gwarantowane w umowie o pracę (art. 231a k.p.).

Strony wspólnie decydują, jaka część wynagrodzenia zostanie zawieszona oraz jak długo będzie to trwało. Porozumienie pozwoli zmniejszyć wysokość premii czy dodatków do wynagrodzenia. Maksymalny okres takiego zawieszenia to trzy lata.

Art. 91 k.p. przewiduje jeszcze inne porozumienie: o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, w tym gwarantujących świadczenia pieniężne. Porozumienie takie nie może dotyczyć jednak przepisów prawa pracy wynikających z ustaw, rozporządzeń oraz układów zbiorowych pracy. Może ono zawieszać stosowanie regulaminów oraz statutów.

Postanowienia układu zbiorowego pracy mogą być jed- nak zawieszone na podstawie art. 24127 k.p.

Tak samo jak w wypadku zawieszenia warunków zatrudnienia wynikających z umowy o pracę czasowe zawieszenie przepisów prawa pracy w firmie oraz układu zbiorowego może trwać maksymalnie trzy lata.

Marta Gadomska
Rzeczpospolita