Najważniejsze jest dobro pracownika

Rozmawiamy z Agatą Witczak, Dyrektor ds. Personalnych, Thomson Reuters, Centrum Operacyjne w Gdyni, o rekrutacji, pracy i rotacji personelu w międzynarodowej korporacji. Thomson Reuters to marka z tradycją. W Gdyni pojawiliście się w 2006r. cały czas bardzo szybko się rozwijając. Czemu to zawdzięczacie?

Fenomen naszej Firmy polega na tym, iż wierzymy, że zaangażowanie i współpraca przynosi wartość dodaną. "People make the difference" (Ludzie dokonują zmiany), głosi jedna z wartości Thomson Reuters. Działamy zgodnie z tą ideą i odnosimy sukcesy w naszej branży. Te same wartości przenosimy na inne płaszczyzny, niezwiązane z działalnością organizacji.

Pracownicy naszej firmy to wykształceni, ambitni, młodzi ludzie, którzy lubią wyzwania. Dlatego chętnie wychodzą z inicjatywą dzielenia się swoimi kompetencjami i zainteresowaniami z innymi. W naszym oddziale w Gdyni jest obecnie aktywnych 13 workstream'ów - zespołów wolontariuszy, którzy oddolnie zgłaszają nowe pomysły różnych inicjatyw. Mamy prężnie działający Zespół Dobroczynny, który poprzez różnego rodzaju akcje zbiera pieniądze dla najbardziej potrzebujących. Zespół Zielonych przypomina nam, jak ważna jest dbałość o środowisko i racjonalne wykorzystywanie energii. Natomiast za sprawą Zespołu Językowego, wewnątrz firmy mamy także możliwość uczenia się języków obcych od naszych kolegów z różnych krajów. To regularne lekcje na różnych poziomach zaawansowania.

Działacie w 100 krajach, zatrudniając ponad 55 tysięcy osób. Jak radzicie sobie z rekrutacją na tak ogromną skalę?

Każda z naszych większych lokalizacji posiada osobny dział HR, który zajmuje się między innymi wspieraniem i prowadzeniem procesów rekrutacyjnych. Radzenie sobie z dużą ilością zadań w jednakowym czasie to efekt wielu czynników, w tym dobrej strategii, przemyślanych działań wewnątrz firmy, efektywnej organizacji pracy i podziału obowiązków. Warto też pamiętać, że rekrutacja to nie tylko dział HR, a również doświadczeni i świadomi wagi odpowiedniej selekcji kierownicy, bezpośrednio zaangażowani w proces. W naszej organizacji menedżer liniowy po części pełni rolę HR Managera.

Ponadto, kiedy nowy pracownik zostaje częścią Thomson Reuters, nie pozostawiamy go samego sobie. W pierwszym dniu towarzyszą mu koledzy z tzw. Zespołu Wdrażającego (to także jeden z naszych workstream’ów, o których wspomniałam wcześniej), którzy opowiadają nowym członkom organizacji o firmie, zapoznając ich z m.in. naszymi wartościami, strategią i produktami. Pracownicy otrzymują także informacje o planie budynku – gdzie znajdują się sale konferencyjne, czy kuchnie, gdzie jest Dział HR, a gdzie można znaleźć Dyrektora Oddziału. Pierwszy dzień odgrywa istotną rolę w życiu nowego pracownika. Ilość informacji, którą przekazujemy w tym dniu staramy się jeszcze raz usystematyzować i pogłębić w ramach specjalnie przygotowanego programu adaptacyjnego o nazwie „ROOKIE”. To seria spotkań z najbardziej doświadczonymi przedstawicielami różnych działów, które odbywają się w pierwszym miesiącu pracy w Thomson Reuters w Gdyni. Prezentacje obejmują m.in. przedstawienie kadry zarządzającej, struktury i misji firmy, a także
inne, pozapracowe tematy, jak np. imprezy integracyjne. Program „ROOKIE” to także możliwość networkingu, zdobycia pierwszych kontaktów w firmie, które w przyszłości zaowocują sprawniejszym poruszaniem się po organizacji i jej obszarach biznesowych. Poprzez rozbudowany program adaptacyjny dbamy o wysoką świadomość kultury organizacyjnej, kształtujemy pożądane wzorce zachowań oraz budujemy przyjazną atmosferę pracy. Wszystkie wymienione działania, którym w różnym stopniu patronuje Dział HR nie są jednak dostarczane bezpośrednio przez pracowników naszego zespołu. Zaangażowani są przedstawiciele różnych obszarów, co także usprawnia naszą pracę. Adaptację i wdrożenie nowych pracowników dzielimy z innymi. To podejście wyjątkowe, które wyróżnia nas spośród wielu organizacji. Stawiamy w nim na współpracę i wzajemne zaufanie.

Czy zauważyliście rozwój umiejętności miękkich u pracowników w tym roku? Na rozwój głównie jakich określonych kompetencji Państwa pracowników stawiacie?

Dbamy o to, aby pracownicy byli świadomi, jakie kompetencje są niezbędne na ich stanowiskach pracy. W procesie oceny rocznej, pracownik i przełożony omawiają zauważone zachowania, opierając się na pożądanych kompetencjach, wyszczególnionych dla różnych grup stanowisk. Spotkanie ma służyć m.in. zidentyfikowaniu wiedzy i umiejętności, które w kolejnym roku warto rozwijać. Podczas następnego spotkania pracownik i przełożony definiują Osobisty Plan Rozwoju (PDP), uwzględniający wspomniane wyżej kompetencje, które będą podnoszone. Świadomość obu stron dotycząca obszarów, w których pracownik powinien, bądź z określonych powodów, chce podnosić swoje kwalifikacje, ułatwia zarówno menedżerowi jak i pracownikowi szukać sposobności do rozwijania ustalonych umiejętności. Różnorodne inicjatywy wewnątrz firmy niejednokrotnie pozwalają na zdobycie umiejętności nie tylko poprzez formalne szkolenia, czy e-learningi, ale także poprzez udział w innych aktywnościach. Na przykład, dla osoby która chciałaby w przyszłości zostać
kierownikiem zespołu, obecny przełożony może zaoferować udział w programie „Tydzień z życia Team Leader’a”, po raz pierwszy zorganizowany w naszym oddziale w ubiegłym roku.

Na co zwracacie największą uwagę przy rekrutacji nowych pracowników? W jaki sposób ustrzegacie się przed błędami zatrudniania niewłaściwych osób?

Staranny dobór pracowników jest kluczem do sukcesu, gdyż właśnie od niego zależy, jakimi zasobami ludzkimi dysponuje Thomson Reuters oraz jakie będą możliwości ich doskonalenia i rozwoju. Nasz gdyński oddział jest jednym ze światowych centrów zarządzania danymi i informacją z zakresu finansów i ekonomii. Nasze biuro jest w okresie intensywnego rozwoju, a w związku z tym stale poszukujemy nowych pracowników. Dla wielu stanowisk kandydaci powinni posiadać znajomość dwóch języków obcych - angielskiego oraz drugiego europejskiego, a także wykształcenie lub/i doświadczenie w zakresie finansów, ekonomii bądź języków obcych.

Przygotowaliśmy dogłębny proces rekrutacji, aby wyselekcjonować najbardziej kompetentnych kandydatów. Przykładowo, rozmowy kwalifikacyjne na stanowisko analityka danych poprzedzone są szeregiem testów: wiedzy makroekonomicznej, weryfikacji umiejętności pracy z liczbami oraz predyspozycji językowych.

Dodatkowo, w procesie rekrutacji angażujemy kadrę zarządzającą. Każdy jej członek, jest przeszkolony w zakresie skutecznego doboru kandydatów. Końcowa decyzja o wyborze aplikanta jest zatem składową wielu czynników, co daje szerszą perspektywę, a także pozwala na bardziej rzetelną i trafną ocenę. Czy istnieje u Was problem z dużą rotacją personelu?

Rekrutując nowych pracowników, oprócz metod do których nawiązałam wcześniej, zwracamy także dużą uwagę na motywację do pracy i podzielanie podobnych wartości jak te, które wyznajemy w Thomson Reuters. Nasze cztery ogólnofirmowe wartości to:" Klienci są sercem wszystkiego", "Biznes jest globalny", "Ludzie dokonują zmiany", "Efektywność ma znaczenie". (Oryginalnie, Customers are the heart of everything, Business is global, People make the difference and Performance matters). Chcemy, aby nowy pracownik dobrze czuł się w naszej organizacji, a dopasowanie do kultury organizacyjnej to jeden z kluczowych czynników, który pozwala nam zatrzymać pracowników wewnątrz firmy.

Dodatkowo, w procesie rekrutacji Thomson Reuters w pierwszej kolejności promuje kandydatów wewnętrznych. Pracownicy są tego świadomi, a sukcesy kolegów uwidaczniają, że awans w Thomson Reuters jest możliwy. To także działanie pomagające nam utrzymać rotację na poziomie odpowiednio niskim.

Natomiast w przypadkach, kiedy pracownik jednak decyduje się na kontynuowanie kariery poza Thomson Reuters, takie odejście jest przez nas starannie analizowane w procesie „Exit Interview”. Wszystkie informacje zwrotne zbierane anonimowo pieczołowicie analizujemy, aby ciągle podnosić jakość naszych procesów i organizacji pracy w firmie.

Thomson Reuters 4 lata temu podjął współpracę z Uniwersytetem Gdańskim. Jakie korzyści widzicie dzięki aktywnemu kontaktowi ze studentami?

To już czwarty rok naszej bliskiej współpracy. Wspieramy studentów w rozpoczęciu ich kariery zawodowej dzieląc się naszą wiedzą w czasie cyklicznie organizowanych wykładów i warsztatów prowadzonych na uczelni. Obszary tematyczne zajęć są uprzednio ustalane z przedstawicielami uczelni, aby jak najlepiej dostosować je do istniejących potrzeb i zainteresowań. Godny uwagi jest także projekt Thomson Reuters Data Suite, który oferuje studentom wydziału Ekonomii możliwość korzystania z produktów Reuters 3000Xtra oraz Reuters Knowledge. To produkty dostarczające informacje finansowe, narzędzia do zaawansowanej analizy i kalkulacji. Korzystają z nich profesjonaliści na całym świecie. Od roku akademickiego 2010-2011, przedmiot Akademia Thomson Reuters został wprowadzony jako obowiązkowy dla studentów kierunku międzynarodowe stosunki gospodarcze.

Dzięki naszym inicjatywom jesteśmy bardziej rozpoznawalni jako marka oraz jako pracodawca. Cieszy nas, kiedy aplikujący kandydaci wiedzą, czym się zajmujemy. To także gwarancja, że wybór Thomson Reuters nie jest przypadkiem, a przemyślaną i świadomą decyzją. A jeśli na przykład, nowy pracownik jest osobą już posiadającą certyfikat ukończenia egzaminu Reuters 3000Xtra, mamy dodatkowo osobę z określonymi umiejętnościami, bezpośrednio związanymi z naszą organizacją.

Co myślicie o trendach na rynku pracy?

W odpowiedzi na to pytanie przytoczę inicjatywę, której byliśmy współautorem. W kwietniu ubiegłego roku Thomson Reuters, Centrum Operacyjne w Gdyni wraz z 3 innymi międzynarodowymi organizacjami mającymi swoje oddziały na terenie Trójmiasta (mowa tu o Arla Global Financial Services Centre, First Data Global Services oraz Geoban SA) postawił na współpracę organizując konferencję skierowaną do studentów i absolwentów „Praca w międzynarodowej firmie – start w przyszłość”. Dwudniowe spotkanie obfitowało w wykłady i warsztaty prowadzone przez przedstawicieli wszystkich czterech organizacji z sektora SSC/BPO/CoE. Cała akcja odbyła się pod honorowym patronatem Uniwersytetu Gdańskiego, który był także inicjatorem wydarzenia.

W ten sposób my - pracodawcy, którzy być może czasem stanowimy dla siebie nawet konkurencję na rynku pracy, nawiązaliśmy współpracę, aby lepiej dotrzeć do potencjalnych kandydatów. Chcieliśmy pokazać świat dużych korporacji, zainspirować młodych ludzi naszą ofertą, pokazać im to, co dla nas jest pasją. Praca w dużych organizacjach często kojarzona jest z pośpiechem, presją i stresem. Ale tak naprawdę korporację budują ludzie. To oni są jej najważniejszym aktywem. Wiemy o tym, dlatego postawiliśmy na zaufanie, współpracę i zaangażowanie. Czy to trend na rynku pracy? Myślę, że jeszcze nie, ale może to kierunek przyszłości?