"Nie mów, tylko napisz mi to na maila"

Co jakiś czas słyszymy o tym, jak poprzez aktywność na internetowych portalach można sobie w pracy zaszkodzić. I nie tylko dlatego, że klikamy w czasie godzin pracy. Pracodawcom mogą nie spodobać się nasze zdjęcia, posty czy aktywność na profilu w czasie zwolnienia lekarskiego. Głośnie sprawy zwolnień z powodu portali społecznościowych, to już nie tylko problem Amerykanów. Nie sięgając daleko wystarczy przypomnieć sprawę katechety, który został zwolniony ze szkoły z powodu zdjęcia profilowego na Naszej Klasie, z wizerunkiem wilkołaka.

Justyna Łukasik, specjalista ds. PR z firmy Warsztat PR zauważa, że nie da się dziś żyć w oderwaniu od nowoczesnych technologii.

- Nowoczesne technologie zawładnęły światem. Skajpujemy, mejlujemy, czatujemy. Bycie on-line to absolutna konieczność nie tylko w życiu prywatnym, ale i w biznesie. Dzięki temu informacje przepływają szybciej, skuteczniej, ale także taniej. Oczywiście, taka komunikacja nie jest pozbawiona wad. Coraz rzadziej wchodzimy w interakcję z ludźmi w świecie rzeczywistym, nawet do kolegi zza biurka wysyłając e-mail – mówi Łukasik.

Firma Alcatel-Lucent przeprowadziła ostatnio badania wśród informatyków pracujących w małych i średnich przedsiębiorstwach. W wyniku tych badań stwierdzono, że wśród pracowników narasta frustracja z powodu konieczności utrzymywania licznych kontaktów służbowych. Mnogość narzędzi komunikacyjnych często wprowadza informacyjną dezintegrację. Pracownicy mogą korzystać z różnych nośników: poczty e-mail, skypa, korporacyjnych sieci społecznościowych, zdarza się również, że wysyłają sobie sms-y czy nawet Facebook służy im do zostawiania wiadomości służbowych. W ten sposób możemy mieć tylko pewność, że żadna wiadomość nie dojdzie na czas, a relacje w zespole ulegną pogorszeniu.

Jednak, jak można przypuszczać, przesyt koniecznością komunikowania się w sieci, nie jest wynikiem tylko i wyłącznie kontaktów zawodowych. Pracownicy często w godzinach pracy korzystają z komunikatorów w celach prywatnych. Ich powszechna dostępność, odrywa ich od obowiązków. Napływające informacje nakładają się nie siebie. Odbieramy maila służbowego, zaraz potem sprawdzamy Facebooka i prywatną skrzynkę pocztową. Nadmiar docierających informacji i konieczność odpowiadania na nie, mogą okazać się frustrujące.

Według badań Gemius aż 93% Polaków marnuje czas w pracy na surfowanie po Internecie. 74% z nich nie widzi w tym nic złego. Swoje postępowanie motywują brakiem wyzwań i nudą w pracy.

- Firmy powinny nauczyć się korzystania ze wszystkich dobrodziejstw nowoczesnych technologii w sposób rozsądny i zrównoważony – radzi Justyna Łukasik z firmy Warsztat PR .

Na pewno nie może się to ograniczać do zakazów i wyłączania dostępu np. do portali społecznościowych. Dużo lepsze efekty osiągają firmy, które wprowadzają przemyślaną politykę korzystania z mediów społecznościowych, komputerów i Internetu lub same organizują komunikację wokół tego, angażując swoich pracowników w portale społecznościowe, dedykowane specjalnie im. Dobrym przykładem, którego niestety nie podchwyciło zbyt wielu, jest serwis społecznościowy Kampanii Piwowarskiej, stworzony właśnie na potrzeby pracowników - malepiwo.net. Pracodawcy powinni także pamiętać, że Internet towarzyszy nam wszędzie.

Jeśli wyłączymy dostęp do Facebook'a, pracownicy i tak znajdą go w swoich komórkach. Znany jest przykład dużej firmy ubezpieczeniowej, która postanowiła swego czasu wprowadzić eksperymentalne "okienka" czyli czasowe przedziały, kiedy pracownicy nie mogli otrzymywać ani wysyłać e-maili. Taka regulacja nie sprawdzała się na większości stanowisk i skutkowała szukaniem obejść, m.in. wysyłaniem firmowej korespondencji z prywatnych kont, wpływając tym samym negatywnie na poziom bezpieczeństwa danych. Zatem, regulujmy w rozsądny sposób zamiast zakazywać.

Jednym z dobrze wszystkim znanych sposobem rozpowszechniania informacji w firmie jest wysyłanie wiadomości e-mail za pomocą opcji „Wyślij do wielu”. To całkiem rozsądne rozwiązanie, jeśli chcemy zakomunikować na przykład o zbliżającym się spotkaniu. Inaczej jednak, jeśli korzystanie z opcji wchodzi w nawyk i „Wyślij do wielu” zastępuję nam podstawową opcję „Wyślij”. Pracownicy wysyłają maile do wszystkich, żeby nie zarzucono im, że czegoś nie przekazali. Czasem menadżerowie chcą wiedzieć o czym pracownicy piszą między sobą i życzą sobie, żeby przesyłać im do wiadomości wszystkie maile. Jednak zdarza się, że w natłoku tych informacji umknie coś ważnego. Może się również zdarzyć, że przez pomyłkę zostanie wysłany mail do wszystkich, tymczasem miał on być skierowany tylko do wybranych osób. Takiego procesu nie da się odwrócić. Za pomocą opcji „Wyślij do wielu”, wysyłamy maila do kolego przy biurku obok. Zdarza się, że osoby pracujące w jednym pokoju, przez cały dzień nie zamienią słowa, gdyż ich komunikacja
jest właśnie zredukowana do wysyłania wiadomości tekstowych.

- Istotną kwestią jest nadużywanie elektroniki w codziennych kontaktach – zwraca uwagę Justyna Łukasik. - "Napisz mi to na mejlu" słyszymy lub wyślij mi to sms-em. Obawiam się, że posiadanie wszystkiego "na mejlu" zapewnia nam większe poczucie bezpieczeństwa, a co za tym idzie, może być niestety dowodem na to, że darzymy się coraz mniejszym zaufaniem – komentuje. - Trzeba jednak pamiętać, że w dzisiejszych czasach bez wszelkiej maści "reminderów" czy "alertów" byłoby naprawdę ciężko – dodaje.

Obserwując wzrastającą tendencję do korzystania z wirtualnych komunikatorów, można zapytać, czy to umiejętne wykorzystanie dobrodziejstw techniki, czy może pogłębiający się problem społeczny. Jednym ze sposobów nadużywania wirtualnych nośników informacji jest przekazywanie wiadomości służbowych przez Facebooka. Ta forma wydaje się być szczególnie nieadekwatna, gdyż nasze konta na Facebooku niejednokrotnie mają charakter prywatny. Niektórym to jednak nie przeszkadza. Jeden z menadżerów opowiadał, jak jego pracownik zostawił mu właśnie na Facebooku wiadomość z prośbą o wolne. Najwyraźniej nie wziął pod uwagę, że menadżer otwierając Facebooka też miał akurat wolne. Jednak prośba o wolne nie jest jedyną kwestią, którą trudno nam głośno wypowiedzieć. Coraz częściej słyszy się o tym, że pracownicy są zwalniani z pracy za pomocą sms-ów czy e-maili. Osoby, które nadużywają wirtualnego sposobu przekazywania informacji, mogą mieć problem z komunikowaniem się w ogóle. Brak asertywności, nadużywanie agresji słownej,
wolą uniknąć tych sytuacji „mówią z ukrycia”.

Albert Mehrabian, psycholog, który prowadził badania nad komunikacją niewerbalną dowodzi, że tylko 7% informacji podczas komunikowania się pochodzi ze słów, 38% z intonacji głosu, natomiast 55% to komunikacja niewerbalna, która jest dla rozmówców czytelna tylko podczas bezpośredniego kontaktu. Dlatego porozumiewanie się za pomocą wirtualnych nośników informacji może czasem prowadzić do nieporozumień, a także odbiera możliwość lepszego poznania współpracowników. Nie oznacza to jednak, że mamy zaprzestać korzystania z dobrodziejstw techniki. Warto jednak pokusić się o refleksję, zanim ponownie wciśniemy opcję „Wyślij do wielu”.

Michalina Domoń/ak