Odliczamy opłaty za przejazd, kar i kaucji już nie

Od 1 lipca działa viaTOLL – elektroniczny system poboru opłat za przejazd. Nie każdy wydatek związany z korzystaniem z systemu będzie mógł jednak być zaliczony do podatkowych kosztów firmy.

– System viaTOLL obowiązuje na autostradach płatnych (będących w zarządzie Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad), drogach szybkiego ruchu oraz innych wybranych drogach krajowych. Opłatę za przejazd drogami objętymi systemem muszą uiścić użytkownicy samochodów ciężarowych oraz osobowych z przyczepami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t – mówi Dorota Prochowicz, rzecznik prasowy viaTOLL. – Zostaje ona naliczona za każdym razem, gdy pojazd wyposażony w urządzenie viaBOX przejeżdża pod bramownicą.

Czy opłata za przejazd płatną drogą może być firmowym kosztem uzyskania przychodów?

Nie powinno być wątpliwości, że tak, jeśli podróż wiąże się z wykonywaniem służbowego zadania, np. gdy przewozimy towar dla kontrahenta. Jak jednak wyglądają szczegóły techniczne rozliczenia?

– Mamy dwa systemy płatności: pre-pay i post-pay – tłumaczy Dorota Prochowicz. – Użytkownicy korzystający z pierwszego systemu powinni mieć odpowiednie środki na swoim koncie jeszcze przed przejazdem. Muszą więc wcześniej za niego zapłacić. Po przekroczeniu limitu środki mogą być automatycznie doładowane, a zestawienie opłat jest dokumentowane notą obciążeniową. W drugim wariancie (z odroczoną<!s>płatnością) w nocie wykazane są płatności za przejazdy w danym okresie rozliczeniowym.

– Przedpłata w systemie pre-pay ma charakter zbliżony do zaliczki, nie będzie więc kosztem uzyskania przychodów w momencie zapłaty – wyjaśnia Elżbieta Staszkiewicz, konsultant w firmie doradczej KPMG. – Będzie ją można zaliczyć do kosztów dopiero po otrzymaniu noty obciążeniowej. Podobnie będzie z rozliczeniem wydatków z odroczoną płatnością. Też trzeba zaczekać na notę obciążeniową bądź inny dokument, w którym jest zestawienie opłat.<!s>Podatnik musi też rozstrzygnąć, czy wydatek jest bezpośrednim czy też pośrednim kosztem działalności – dodaje Elżbieta Staszkiewicz. – Jeśli da się przyporządkować<!s> koszt poniesiony z tytułu opłat za korzystanie z systemu viaTOLL do konkretnego przychodu, jest odliczany w momencie jego uzyskania. Jeśli to koszt pośredni, tzn. nie ma możliwości wskazania jego związku z konkretnym przychodem,<!s>wydatek rozliczymy w momencie poniesienia, czyli w chwili ujęcia go w księgach na podstawie otrzymanej noty bądź innego dokumentu.

Nie zaliczymy natomiast do podatkowych kosztów kar za przejazdy bez wymaganej opłaty. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT.

Przepis ten wyłącza z kosztów uzyskania przychodów m.in. kary orzeczone w postępowaniu administracyjnym.

Aby korzystać z systemu viaTOLL, trzeba zaopatrzyć się w elektroniczne urządzenie pokładowe (viaBOX). Wnosi się za nie kaucję (120 zł). Nie może ona być<!s>podatkowym kosztem, bo podlega zwrotowi. Co w sytuacji, gdy zniszczymy viaBOX albo zostanie skradziony? Nie odzyskamy już kaucji, ale można się pokusić o zaliczenie wydatku do kosztów, jeśli wykażemy, że jest związany z uzyskaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, a strata nastąpiła bez naszej winy, np. urządzenie zostało skradzione z zabezpieczonego w alarm i stojącego na strzeżonym parkingu samochodu. Jest jednak dość duże ryzyko, że fiskus zakwestionuje rozliczenie, twierdząc, iż kaucja także w tej sytuacji nie może być podatkowym kosztem.

Przemysław Wojtasik