Praca w wirtualnym zespole
Choć nowoczesna technika sprawia, że bez najmniejszego problemu, a często też i bez żadnych kosztów, jesteśmy w stanie w każdej chwili skontaktować się z osobą znajdującą się na drugim końcu świata, wciąż większość pracodawców, a nawet pracowników, nie wyobraża sobie, by współpracownicy nie spotykali się każdego dnia w jednym miejscu - firmie, w której są zatrudnieni
Coraz częściej jednak nowocześni przedsiębiorcy, nie robią problemu z geografii i do wielu projektów zatrudniają osoby, które fizycznie dzielą setki, albo tysiące kilometrów, ale dzięki nowoczesnym technologiom mogą się wzajemnie widzieć, słyszeć, przekazywać sobie potrzebne dane, informacje czy obrazy - jednym słowem razem pracować.
Współpracujący w ten sposób fachowcy tworzą zespoły - zespoły wirtualne, choć wbrew nazwie są one jak najbardziej prawdziwe - złożone z ludzi z krwi i kości, którzy są ze sobą w stałym kontakcie. Nowoczesne narzędzia telekomunikacyjne, pozwalają im z łatwością pokonać geograficzne bariery i bez konieczności długich podróży, realizować wspólnie zadania każdego dnia.
Takie zespoły to wciąż jeszcze rzadkość. Zazwyczaj powstają pod kątem realizacji konkretnego projektu, przy którym muszą współpracować ze sobą specjaliści z wielu dziedzin. Często firma nie dysponuje takim zapleczem fachowców i musi zaprosić do projektu ludzi z zewnątrz. Wirtualny zespół sprawdza się też doskonale w sytuacji, gdy zadanie wymaga współpracy podmiotów z różnych krajów. Często praca nad projektem trwa kilka tygodni a nawet miesięcy. Zebranie w jednym miejscu, na tak długi czas, potrzebnych do realizacji projektu specjalistów, nastręcza sporo trudności i jest kosztowne.
Żeby wirtualny zespół nie był tylko zbiorem przypadkowych osób spotykając się za pośrednictwem internetu, trzeba zadbać by zespól był spójny pod względem wiedzy i celu działania.
- Kluczem do sukcesu, przy tworzeniu takiego zespołu jest zadbanie o warunki pracy i jej proces, zasoby ludzkie, a także dokładne określenie zadań dla poszczególnych członków. Wyjątkowo starannie określić należy profile, nie tylko w aspekcie wiedzy i doświadczenia, ale także psychologiczne kandydatów. Jest wielu specjalistów, ale nie każdy poradzi sobie w tak specyficznym rytmie pracy, jaki nakłada praca wirtualna – wyjaśnia Anna Rybka, kierownik działu rekrutacji Rinf ICT, firmy specjalizującej się w rekrutacji pracowników IT.
Praca w zespole wirtualnym, szczególnie jeśli tworzą go ludzie różnych kultur i narodowości, może okazać się problematyczna. Istnieje wiele barier (różne języki, kultura pracy, zwyczaje), o których trzeba pamiętać i uwzględnić je już na etapie tworzenia zespołu i określania jak będzie funkcjonował.
- Warto więc określić jasne reguły współpracy, zadania, sposób komunikowania, czy rozliczania pracy. W przypadku zespołu wirtualnego ogromnie ważna jest samodyscyplina. W końcu przełożony również pracuje zdalnie i ma ograniczoną możliwość bieżącej kontroli pracownika – dodaje Anna Rybka.
Fachowa wiedza i niezbędne umiejętności nie wystarczą jednak, by dobrze poradzić sobie w pracy w takim wirtualnym zespole. Choć za pomocą nowoczesnych narzędzi telekomunikacyjnych, współpracownicy są w stałym kontakcie, nie siedzą przed ekranem komputera bez przerwy. Znaczną część pracy wykonują samodzielnie, bez kontroli przełożonych. Osoby niesamodzielne, które nie mają w sobie samodyscypliny i obawiają się wziąć odpowiedzialności za swoją część zadania, z pewnością nie będą dobrze czuły się w takiej strukturze.
Niezwykle ważne jest też wybranie na menadżera projektu czy też jej koordynatora odpowiedniego człowieka. Musi to być osoba, która doskonale rozumie założenia i cele projektu, ale też budzi zaufanie, potrafi zmotywować zespół i w odpowiedni sposób kontrolować, by rozsiani po świecie współpracownicy, nad którymi nie "wisi" czujny przełożony, wywiązywali się ze swoich zadań.
Każda struktura ma swoje wady i zalety. To samo dotyczy stworzenia zespołu stworzonego z pracowników, którzy działają on-line w różnych częściach świata jednocześnie. Wirtualny zespół to przede wszystkim możliwość ograniczenia czasu potrzebnego na wykonanie zadania. Nie tracimy go na zebranie potrzebnych specjalistów w jednym miejscu, nie ma też potrzeby dostosowywania czasu spotkań do grafiku poszczególnych specjalistów, co często jest dużą trudnością. Jednocześnie ta forma pracy wiąże się z redukcją kosztów - odpadają podróże, hotele i wszystkie inne wydatki z tym związane. Taka struktura zespołu to także duża elastyczność czasu pracy i stały dostęp do wiedzy wszystkich zaangażowanych w projekt ekspertów.
Z drugiej strony są jednak wspomniane już trudności w pogodzeniu stylu pracy ludzi różnych kultur, ich zwyczajów i częściowo problemów wynikających z różnych języków (choć specjaliści decydujący się na taką pracę zazwyczaj biegle władają językiem angielskim). Pewnym problemem mogą się też okazać różnice czasowe i kontrola nad pracownikami. Mimo tych trudności w wielu sytuacjach powołanie wirtualnego zespołu to zdecydowanie najtańszy, najefektywniejszy i najszybszy sposób realizacji projektów.
AD,JK,WP.PL
