Siódmy Program Ramowy, czyli dotacje bezpośrednio z Brukseli

Kolejna perspektywa finansowa 2014-2020 to także 8. Program Ramowy i nowe, jeszcze lepsze możliwości dotacji dla innowacyjnych firm i instytucji naukowo-badawczych. Dla potencjalnego beneficjenta dotacji z 7. Programu Ramowego UE jednym z najważniejszych dokumentów powinien być Work Programme, czyli Program Pracy – zawierający obszary badawcze oraz informacje na temat obowiązujących systemów finansowania, kryteriach oceny oraz budżecie dla wszystkich konkursów przewidzianych w danym roku. Istotny jest także ,,Guide for Applicants’’ – ,,Przewodnik dla wnioskodawców’’, w którym znajdziemy informacje niezbędne do przygotowania wniosku, np. związane z procedurami przygotowania i wysyłania projekty do KE, kryteria oceny oraz formularze aplikacyjne. Każdy konkurs i system finansowania ma własne przewodniki. I jeszcze Call fische – ,,Ogłoszenie o konkursie’’, które jest częścią Programu Pracy. Znajdziemy w nim informacje o konkretnym konkursie z datami ogłoszenia i zamknięcia naboru, budżetem, obszarem 7. PR,
tematem i systemem finansowania. Wnioski składamy w systemie elektronicznym EPSS (Electronic Proposal Submission Service) – wcześniej należy zarejestrować się na stronie: https://www.epss-fp7.org/epss/welcome.jsp

Warto korzystać z bezpłatnych szkoleń
Na początku trzeba sprawdzić czy nasz pomysł na projekt mieści się w priorytetach danego programu. W przypadku wybranych programów, np. Współpraca (Cooperation) wnioski i projekty należy realizować w międzynarodowych konsorcjach, z udziałem jednostek naukowo-badawczych lub instytutów oraz firm. Partnerów do projektów najlepiej poszukiwać przez bazę serwisu CORDIS http://cordis.europa.eu/fp7/partners_en.html, w której znaleźć można informacje o doświadczonych zespołach, jak i tych, które zamierzają po raz pierwszy ubiegać się o dofinansowanie z 7. PR. Warto skorzystać również z bazy prowadzonej przez Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE (http://www.kpk.gov.pl/7pr/pp/index.html), gdzie zamieszczane są aktualne oferty europejskich firm i instytucji, zainteresowanych pozyskaniem konsorcjantów do projektów. Ale można wykorzystać także prywatne kontakty, pod warunkiem, że nasi partnerzy spełniają wymagania, dotyczące członków konsorcjum. Przed rozpoczęciem pisania wniosku należy zapoznać się z
dokumentacją programu i określić, czy termin składania projektów jest dla nas realny. Generalnie wnioski do 7. PR przygotowuje się nawet przez trzy miesiące, bowiem oprócz precyzyjnego wypełnienia wymagań dotyczących opisu przedsięwzięcia i kosztów – a projekty realizowane w konsorcjum wymagają szczegółowych konsultacji i ustaleń między przyszłymi konsorcjantami na etapie pisania aplikacji – trzeba zgromadzić niezbędne informacje od zagranicznych partnerów. Dobrze jest, jeszcze przed rozpoczęciem pracy nad projektem, skonsultować się z pracownikami Krajowego Punktu Kontaktowego Programów Badawczych UE lub Regionalnych Punktów Kontaktowych. Można – a jest to bardzo rekomendowane – skorzystać z bezpłatnych szkoleń, dotyczących pisania wniosków do konkretnych konkursów 7. PR. Wiedza, którą zdobędziemy na szkoleniach i warsztatach pozwoli nam pozyskać niezbędną wiedzę na temat aspektów, na których musimy skoncentrować się przygotowując aplikację.

Przy pisaniu wniosku istotne jest logiczne i precyzyjne przedstawienie celu projektu. Chodzi o to, aby zainteresować ekspertów, którzy będą oceniać naszą aplikację w Komisji Europejskiej. Ale już tytuł naszego projektu może mieć istotne znaczenie przy ocenie, bo musi zawierać istotę pomysłu i opisywać jakie efekty wnioskodawca zamierza osiągnąć. Istotny jest także akronim, czyli tzw. znak towarowy projektu, jego „identyfikator”. Ważny jest także abstrakt, czyli streszczenie wniosku, w którym powinny znaleźć się jego najistotniejsze elementy dotyczące głównego celu badań, problemów, które realizacja projektu ma rozwiązać, ale także tzw. skwantyfikowane wielkości efektów naszej pracy. Istotne jest przy tym utrzymanie wymaganego limitu liczby znaków w opisie chociażby streszczenia. Może mieć on maksymalnie 2 tys. znaków, a w przypadku tytułu limit wynosi zaledwie 200 znaków.

Obok celu ważne jest przedstawienie aktualnego stanu wiedzy w danej dziedzinie, ale także pokazanie analizy SWOT, określającej mocne i słabe strony planowanego przedsięwzięcia. Dopiero po opisaniu obecnej sytuacji możemy przejść do tzw. rdzenia projektu, czyli określenia grup zadań, które chcemy realizować, aby osiągnąć konkretny cel projektu. Pamiętać należy także o motywacji do realizacji projektu z konkretnymi partnerami – instytucjami, ale także osobami. Z tym zagadnieniem wiąże się m.in. temat zarządzania projektem i personelu, który zostanie wyznaczony do realizacji zadań badawczych, ale także administracyjnych. Przy wyznaczaniu koordynatora projektu trzeba kierować się jego doświadczeniem w realizacji podobnych zadań, np. projektów współfinansowanych ze środków UE, ale również jego predyspozycjami do kierowania zespołem badawczym i nadzorowania postępu realizowanych prac. Zadaniem koordynatora jest poza tym utrzymywanie stałych kontaktów z partnerami konsorcjum oraz oficerem projektu w Komisji
Europejskiej – warto o tym pamiętać, decydując o powierzeniu tej roli konkretnej osobie. Strukturę zarządzania najlepiej przedstawić w formie graficznej, np. w schemacie, natomiast poszczególne zadania dla członków zespołu warto opisać poniżej. Przy przedstawianiu zadań w projekcie musimy pamiętać, że wszelkie nasze aktywności muszą bezwzględnie odwoływać się do celu, przedstawionego w opisie przedsięwzięcia – nie może być tu działań przypadkowych.

Istotne miejsce w aplikacji zajmuje budżet. W jego opisie ważne są środki i zasoby, które są niezbędne dla osiągnięcia efektów projektu. Budżet musi mieć odpowiednią strukturę i być spójny z zadaniami, przypisanymi poszczególnym partnerom. Przy jego konstruowaniu trzeba mieć na uwadze limity dla każdego programu, które znajdziemy w aktualnej dokumentacji konkursowej. Koszty, które zamierzamy ponieść muszą być kwalifikowalne – zgodnie z wytycznymi – i zaplanowane racjonalnie tak, aby nie było żadnych wątpliwości co do ich podanej wysokości. Przy opracowywaniu budżetu warto konsultować się ze specjalistami, np. z księgowości naszej firmy, którzy powiedzą jak – przykładowo – wyliczyć amortyzację. W przypadku wynagrodzeń personelu Komisja Europejska nie wyznacza własnych wytycznych, odsyłając do wewnętrznych przepisów dotyczących płac w naszej instytucji.

W projektach 7. PR podatek VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym i ten fakt trzeba uwzględnić przy planowaniu kosztów przedsięwzięcia. Jeżeli na etapie realizacji zakładamy wpływy do projektu, wówczas mogą one zmniejszyć dofinansowanie Komisji Europejskiej. I jeszcze jedna istotna kwestia – musimy wybrać właściwy model kosztów pośrednich w projekcie. W 7. PR istnieją dwa sposoby sprawozdawania kosztów. Pierwszy z nich zakłada wyliczenie i sprawozdawanie rzeczywistej wartości swoich kosztów pośrednich. Ale model ten mogą stosować jedynie instytucje, które posiadają odpowiedni system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów. Druga metoda polega na rozliczaniu kosztów pośrednich w formie ryczałtu zgodnie ze stawką ustaloną przez KE, przy czym muszą być one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem tzw. usług obcych. Wysokość ryczałtu na koszty pośrednie wynosi zazwyczaj 20 proc., jednak w przypadku instytucji publicznych o charakterze non-profit, jednostek
naukowo-badawczych, szkół średnich i wyższych, a także MŚP – nie mogących określić w sposób rzeczywisty kosztów pośrednich dotyczących konkretnego projektu, stosowane są odrębne zasady, dotyczące wysokości ryczałtu na koszty pośrednie.

Przy opisie zarówno celów, zadań, zarządzania, jak i efektów projektu dobrze jest pamiętać o akapitach i wytłuszczeniach najważniejszych, kluczowych słów. Te słowa powinny wynikać nie tylko ze specyfiki projektu, ale być zrozumiałe dla czytających projekt ekspertów. Dlatego warto, na etapie pisania aplikacji, skorzystać ze specjalistycznego słownika, w którym znajdują się najczęściej używane słowa, charakterystyczne dla tzw. brukselskiej euromowy. Choć wniosek musi być wypełniony w języku angielskim, nie jest zalecane korzystanie z pomocy profesjonalnego tłumacza. Projekt powinien być napisany językiem prostym, jasnym, a tłumaczenie, wykonane przez najbardziej doświadczonego anglistę, może być obarczone błędem, wynikającym z niezrozumienia istoty badania lub zadania. Eksperci z KE – najczęściej specjaliści z danej dziedziny, nie zaś angliści, czy osoby dla których angielski jest językiem rodzimym – oceniający wnioski, chętniej czytają projekty, w które zawierają zwięzłe i jasne opisy.

Nasza aplikacja powinna mieć także wykresy i schematy, które wskażą m.in. długość trwania projektu. Przed wysłaniem wniosku do KE trzeba sprawdzić, czy projekt spełniał wszystkie wymagania konkursowe, także w zakresie ilości miejsca przeznaczonego na opisy w poszczególnych częściach aplikacji. Jeżeli przekroczymy dopuszczalną liczbę znaków w danej części wniosku, wówczas system EPSS – za pomocą którego przesyłamy projekt do KE – skróci bez naszego udziału zbyt długi opis, a ten fakt może mieć negatywne konsekwencje dla oceny formalnej i merytorycznej. Na każdym etapie pisania wniosku warto korzystać z pomocy ekspertów Krajowego Punktu Kontaktowego Programów Badawczych UE lub Regionalnych Punktów Kontaktowych w wybranych regionach kraju.

Program „Współpraca”, trzon 7PR i jednocześnie największy jego komponent, sprzyja wspólnym badaniom w Europie i innych państwach partnerskich na rzecz kilku kluczowych obszarów tematycznych. Tymi obszarami tematycznymi są: zdrowie; żywność, rolnictwo i rybołówstwo oraz biotechnologia; technologie informacyjne i komunikacyjne; nanonauki, nanotechnologie, materiały i nowe technologie produkcyjne; energia; środowisko (w tym zmiany klimatyczne); transport (w tym aeronautyka); nauki społeczno-ekonomiczne i humanistyczne; przestrzeń kosmiczna i bezpieczeństwo. Program ten obejmuje również wspólne inicjatywy technologiczne, które są związanymi z przemysłem i finansowanymi z wielu źródeł działaniami na szeroką skalę, i które są w niektórych przypadkach wspomagane finansowo z sektorów publicznego i prywatnego. Innymi znaczącymi osiągnięciami tego programu są: koordynacja pozawspólnotowych programów badawczych mająca na celu zbliżenie europejskich – krajowych i regionalnych – programów badawczych (np. ERA-NET) oraz
mechanizm finansowego podziału ryzyka. Zwraca się również szczególną uwagę na badania multidyscyplinarne i w dziedzinach przekrojowych, łącznie ze wspólnymi zaproszeniami do składania wniosków na propozycje projektów obejmujących kilka obszarów tematycznych.

Źródło: Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Badań Naukowych, www.ec.europa.eu

W 7PR może brać udział wiele organizacji i osób. Uniwersytety, ośrodki badawcze, międzynarodowe przedsiębiorstwa, MŚP (małe i średnie przedsiębiorstwa), administracja publiczna, nawet pojedyncze osoby z jakiejkolwiek części świata – wszyscy mają możliwość udziału w 7PR. Stosowane są różne zasady udziału w zależności od danego projektu badawczego.

Źródło: Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Badań Naukowych, www.ec.europa.eu

Magdalena Pokrzycka-Walczak
Dziennikarka, specjalizuje się w tematyce unijnej, publikowała m.in. w Niezależnym Magazynie Europejskim „Unia&Polska”