Składki i podatek obniżą koszt świątecznych prezentów

Z okazji świąt część firm decyduje się na zorganizowanie spotkania, inne wręczają załodze prezenty. Niekiedy zatrudnieni współfinansują koszt świątecznych podarunków. Konieczność oskładkowania i opodatkowania tego rodzaju świadczeń zależy od źródła ich finansowania - czy są to środki obrotowe, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a może fundusz socjalno-bytowy. Często ważna jest też wartość podarunku.

Przychód z etatu...

Za przychody pracownika uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, które otrzymał w związku ?z zatrudnieniem. Nie ma znaczenia źródło ich finansowania. Zasadniczo więc każde przysporzenie majątkowe, które etatowiec uzyskał od swojego pracodawcy, stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy.

Większość z tych świadczeń stanowi podstawę do naliczenia składek ?i zaliczki podatkowej. W tym celu trzeba je wycenić. Do celów podatkowych stosuje się tu art. 11 ust. 2-2b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 361 ze zm.; dalej ustawa PIT)
. Mówi on m.in., że wartość pieniężną świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych ustala się według:

- ?cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia,

- ?cen zakupu świadczeń - jeżeli są to usługi zakupione.

Czasami taki przychód może być jednak wolny od podatku dochodowego w części lub w całości. Jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są jednak bony, talony ani inne znaki, które podlegają wymianie na towary lub usługi. Gdy wartość świadczeń przekroczy roczny limit 380 zł, nadwyżkę należy doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy osiągniętych przez pracownika w danym miesiącu i opodatkować.

...lub z umowy cywilnej

Jeśli świadczenia otrzymuje zleceniobiorca albo wykonawca umowy ?o dzieło, również osiąga przychód - ale jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 ustawy PIT). Osobom tym nie przysługuje żadne zwolnienie z podatku dochodowego, nawet jeśli świadczenie pochodzi z funduszu socjalnego. Dlatego jego pełną wartość należy zsumować z pozostałym przychodem z tytułu wykonywanej umowy cywilnej i pobrać podatek od łącznego dochodu.

Wykonawcy umów o dzieło nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, więc od ich przychodów nie trzeba opłacać składek. Natomiast w przypadku zleceniobiorców może mieć zastosowanie zwolnienie ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra pracy ?i polityki socjalnej z 18 grudnia ?1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Taka ulga obejmuje świadczenia sfinansowane:

- ?ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez względu na wartość świadczenia,

- ?z funduszu socjalno-bytowego - zwolnienie przysługuje do wysokości odpisu podstawowego na zfśs.

Zleceniodawca musi jednak pamiętać, że warunkiem zwolnienia ze składek świadczeń socjalnych dla zleceniobiorców, jest to, aby:

- ?przysługiwały zleceniobiorcom na podstawie regulaminu zfśs lub układu zbiorowego pracy, oraz

- ?zostały spełnione warunki określone ustawą o zfśs w zakresie przyznawania świadczeń z funduszu, ?w szczególności konieczność zróżnicowania wysokości wsparcia ?w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

Socjalny do podziału

Przyznając upominki czy bony ?z funduszu socjalnego nie wolno zapominać, że jego zasoby finansowe trzeba wydatkować zgodnie z postanowieniami regulaminu funduszu ?i ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Środki funduszu można przeznaczać na każdy rodzaj wsparcia - zarówno rzeczowego, jak i finansowego, w tym na zakup bonów towarowych, paczek, kart przedpłaconych lub na zapomogi. Warunkiem jest to, aby ich wartość była zróżnicowana dla poszczególnych uprawnionych, w zależności od spełnianych przez nich kryteriów socjalnych (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs).

Ze środków funduszu pracodawca może też - zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs - sfinansować świadczenia i usługi nieulgowe, które mają charakter działalności rekreacyjno-wypoczynkowej, m.in. pikniki i wycieczki zakładowe, spotkania okolicznościowe. Choć Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88) uznał, że nie musi wtedy stosować kryteriów socjalnych, to pracodawcy powinni mieć świadomość, że wyrok ten może nie być wystarczający w sporach między płatnikiem a organem podatkowym lub ZUS.

Zakres świadczeń ulgowych, jak ?i nieulgowych powinien określać regulamin funduszu.

Wsparcie dla emerytów

Jeśli pracodawca przyznaje świadczenia swoim byłym pracownikom, którzy obecnie pobierają emeryturę lub rentę, uzyskują oni przychód. Bez względu na źródło, z którego sfinansowano te świadczenia, są one zwolnione z podatku - na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy PIT - do wartości 2280 zł rocznie. Przy czym uwzględnia się tu wszystkie świadczenia otrzymane w danym roku kalendarzowym. Opodatkowaniu podlega ich nadwyżka ponad ten limit. Jeśli jest to świadczenie pieniężne, pracodawca powinien pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10 proc. Gdy zaś emeryt (rencista) otrzyma świadczenie inne niż pieniężne, ma obowiązek wpłacić płatnikowi kwotę należnego zryczałtowanego podatku dochodowego od nadwyżki przed wydaniem mu świadczenia (zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 4 i art. 41 ust. 7 pkt 2 ustawy PIT).

Bony ?ze środków obrotowych

Gdy pracodawca zdecyduje się podarować pracownikom z okazji świąt bony towarowe zakupione ze środków obrotowych, to przychód uzyskany z tego tytułu przez podwładnego będzie podlegał opodatkowaniu. Tak samo będzie, gdy sfinansuje te bony ze środków funduszu socjalnego, bez względu na ich wysokość. Bony nie korzystają bowiem ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy PIT.

Przy przyznawaniu innych świadczeń z funduszy socjalnych i funduszy związków zawodowych należy pamiętać, że limit zwolnienia w danym roku z podatku jest jeden i wynosi 380 zł. Oznacza to, że wszystkie świadczenia uzyskane w danym roku podatkowym z tych funduszy należy sumować i weryfikować, czy ich wartość nie przekroczyła progu zwolnienia. Jeśli tak się stanie, od nadwyżki trzeba pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

Jeżeli pracodawca sfinansuje świąteczne prezenty dla załogi ze środków obrotowych, to ich wartość stanowi dla obdarowanych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wartość pieniężną świadczeń w naturze, np. paczek, na potrzeby ZUS ustala się zgodnie z § 3 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wartość tę należy ustalić w wysokości:

- ?ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, obowiązujących w zakładzie pracy,

- ?przy braku takich przepisów zakupione świadczenia wycenia się według cen zakupu.

Gdy pracownik poniósł część kosztów zakupu świadczenia, to jego przychodem jest różnica między jego wartością (ustaloną według określonych wyżej zasad) a odpłatnością, którą sam poniósł.

PRZYKŁAD

Pracownik w grudniu 2014 r. ?otrzymał sfinansowane ze środków funduszu socjalnego dwie paczki ?dla dzieci (każda o wartości 100 zł) ?oraz bon towarowy na 200 zł. Dodatkowo ze środków obrotowych otrzymał ?premię choinkową w wysokości 500 zł. Ostatnim bonusem był bilet na koncert bożonarodzeniowy o wartości 100 zł, który w połowie sfinansował pracownik, ?a resztę pracodawca ze środków zfśs. ?W 2014 r. pracownik ten otrzymał ?już wcześniej z funduszu zapomogę pieniężną w wysokości 300 zł. ?Osoba ta ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów ?i złożyła pracodawcy PIT-2. ?W grudniu 2014 r. pracownik ?zarobił 3800 zł. Jak to rozliczyć >patrz tabela.

Dyskusyjna integracja

Jeszcze do niedawna spotkania organizowane dla pracowników czy zleceniobiorców stanowiły problem z uwagi na wątpliwość, czy dla jego uczestników oznacza to osiągnięcie przychodu. 15 grudnia 2011 r. udzielił w tej sprawie odpowiedzi minister pracy i polityki społecznej na interpelację nr 48. Wskazał wówczas, że „(...) we wszystkich przypadkach użycia środków funduszu na dofinansowanie konkretnej usługi lub świadczenia (ulgowe usługi i świadczenia) stosuje się kryteria socjalne. Skutkuje to koniecznością różnicowania wysokości dopłat ?z funduszu. Natomiast przepisy ww. ustawy nie wymagają stosowania kryteriów socjalnych w odniesieniu do nieulgowych usług i świadczeń, za które osoby korzystające pokrywają całkowity koszt poniesiony przez pracodawcę z funduszu w ramach działalności socjalnej (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o zfśs). (...)". Z tej odpowiedzi wynika, że osoby uprawnione - np. pracownicy - powinny w całości pokrywać koszty świadczeń nieulgowych. Jednak w takiej sytuacji w ogóle nie powstawałby po ich
stronie przychód, więc odpadłaby kwestia opodatkowania czy oskładkowania takich świadczeń.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9-10/133) stwierdził z kolei, że „(...) przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych (...)".

Odmiennego zdania był jednak Trybunał Konstytucyjny, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) stwierdził, że pracownicy lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych biorące udział w świątecznym przyjęciu zorganizowanym przez pracodawcę nie osiągają przychodu z nieodpłatnego świadczenia, od którego istniałby obowiązek zapłaty podatku i składek ZUS. Wskazał, że nieodpłatne świadczenie oznacza otrzymane przez pracownika przysporzenie majątkowe ?o indywidualnie określonej wartości. Tych przesłanek nie spełnia udział w spotkaniu świątecznym, gdyż dla jej uczestnika nie stanowi przysporzenia nawet wtedy, gdy ma dobrowolny charakter. Przychodem z nieodpłatnych świadczeń jest bowiem przysporzenie, które:

- ?leży w interesie pracownika, czyli stanowi realne przysporzenie majątkowe, którego efekt jest widoczny w majątku zatrudnionego,

- ?prowadzi do pojawienia się po stronie pracownika korzyści majątkowej (czyli dochodu albo pieniędzy) lub prowadzi do zaoszczędzenia wydatków,

- ?otrzymane świadczenie nie jest niezbędnym warunkiem do zgodnego z prawem wykonania pracy.

Spotkanie świąteczne nie powoduje ani realnego pojawienia się aktywów, ani ograniczenia wydatków. Błędne jest założenie, że gdyby nie firmowa impreza, ?pracownik uczestniczyłby w innej i poniósłby jej koszt z własnych środków. Dlatego w taki sposób przekazane świadczenie nie jest przychodem, który podlega opodatkowaniu.

Wyrok TK spowodował już zmiany w aktualnym orzecznictwie. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 30 września 2014 r. (II FSK 2353/12) uznał, że ?u pracownika, który bierze udział w organizowanej przez pracodawcę imprezie zbiorowej, nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń.