Świadczenia świąteczne z ZFŚS - oskładkowanie i opodatkowanie

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być sfinansowane tylko te świadczenia, które mieszczą się w definicji socjalnej pracodawcy, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.) - dalej u.z.f.ś.s. Zgodnie z tą definicją z ZFŚS mogą być finansowane: różne formy wypoczynku, działalność kulturalno-oświatowa oraz sportowo-rekreacyjna, opieka nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. W ramach świadczeń pomocy materialnej zawierają się również świadczenia świąteczne dla pracowników.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Do korzystania ze świadczeń finansowanych z ZFŚS uprawnieni są pracownicy i członkowie ich rodzin oraz emeryci lub renciści - byli pracownicy i ich rodziny. Pracodawca wydatkując środki z ZFŚS powinien uzależniać przyznawanie ulgowych usług i świadczeń od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

17 śmiertelnych błędów szefa

Zakup bonów oraz talonów to jedno z najbardziej popularnych świadczeń finansowanych przez pracodawców przed świętami z ZFŚS. Pracodawca kupuje za środki z ZFŚS i przekazuje swoim pracownikom bony lub talony uprawniające do zakupu towarów (czasami usług) za określoną na talonie/bonie kwotę.

Ważne!
Pracodawca może kupić bony, talony ze środków ZFŚS o ile dopuszcza to regulamin korzystania ze środków z ZFŚS. Przykładowy zapis z regulaminu ZFŚS, który dopuszcza zakup bonów/talonów dla pracowników: „w okresie Świąt Wielkanocnych oraz Świąt Bożego Narodzenia komisja socjalna w porozumieniu z pracodawcą może zdecydować o przyznaniu pomocy materialnej uprawnionym pracownikom w postaci talonów/bonów towarowych. Za każdym razem wartość przyznawanych bonów/talonów będzie uzależniana od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby”.

Jeżeli zakup bonów, talonów został zrealizowany zgodnie z zapisami u.z.f.ś.s., to wówczas zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - dalej r.u.p.w.s., taki przychód jest wyłączony z podstawy wymiaru składek. W przeciwnym wypadku jeśli zakup nie został zrealizowany zgodnie z zapisami u.z.f.ś.s, to nawet pomimo sfinansowania zakupu talonów/ bonów ze środków ZFŚS pracodawca powinien opłacić składki ZUS.

Przykład
W grudniu 2012 r. pracownik otrzyma bon towarowy o wartości 500 zł, który zostanie sfinansowany w połowie z ZFŚS i w połowie ze środków obrotowych firmy. Czy od wartości bonu towarowego należy odprowadzić składki ZUS?

Odpowiedź
W sytuacji przedstawionej w pytaniu w przypadku, gdy pracodawca, ze środków ZFŚS, sfinansuje tylko częściowo zakup bonu towarowego, ze zwolnienia z oskładkowania korzysta tylko część sfinansowana z ZFŚS. Natomiast część sfinansowana ze środków obrotowych firmy stanowi podstawę wymiaru składek.

Ważne!
W myśl art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem wartości bonów/ talonów sfinansowanych z ZFŚS nie uwzględnia się także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ważne!
Bony towarowe, paczki świąteczne oraz wypłacone zapomogi sfinansowane z ZFŚS są zwolnione z oskładkowania w pełnej wysokości i bez ograniczenia kwotowego, pod warunkiem że świadczenia te stanowią pomoc socjalną i przyznane zostały zgodnie z regulaminem ZFŚS. Natomiast jeśli wartość bonów towarowych i paczek świątecznych została sfinansowana ze środków obrotowych, wówczas podlega oskładkowaniu w pełnej wysokości.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Otrzymane przez pracownika talony/bony towarowe sfinansowane ze środków ZFŚS stanowią przychód ze stosunku pracy i tym samym, niezależnie od ich wartości, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Do bonów towarowych nie stosuje się bowiem zwolnienia od opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361) - dalej u.p.d.o.f. Zgodnie z powołanym przepisem wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, iż rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Przykład
W grudniu 2012 r. pracownik otrzyma bon towarowy o wartości 400 zł, który zostanie w całości sfinansowany z ZFŚS. Czy wartość bonu towarowego będzie podlegała opodatkowaniu?

Odpowiedź
W sytuacji przedstawionej w pytaniu od wartości bonu towarowego otrzymanego przez pracownika należy odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych. Bon towarowy nie jest świadczeniem rzeczowym, które podlegałby zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Pracodawca może udzielić wsparcia materialnego uprawnionym pracownikom, decydując się na zakup paczek świątecznych.

Jeśli paczki świąteczne zostały w całości sfinansowane ze środków ZFŚS oraz pracodawca przyznając je, uwzględnił sytuację materialną każdego pracownika, to od wartości paczek pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład
Pracodawca sfinansował dla pracowników z ZFŚS zakup paczek świątecznych w kwocie od 200 do 500 zł na pracownika w zależności od jego sytuacji materialnej. Pracownik Robert K. otrzymał paczkę o wartości 500 zł natomiast Pani Monika S. paczkę o wartości 200 zł. Czy wartość otrzymanych paczek podlega oskładkowaniu?

Odpowiedź
Z uwagi na fakt, iż z treści przykładu wynika, iż pracodawca uwzględnił sytuację materialną każdego pracownika, to od wartości paczek nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Należy zwrócić uwagę, iż dla celów podatkowych, paczki świąteczne są świadczeniami rzeczowymi. Paczki są zwolnione z opodatkowania pod warunkiem, że ich wartość w 2012 r. (łącznie z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi) nie przekracza 380 zł oraz zostanie całkowicie sfinansowana ze środków ZFŚS. W przypadku przekroczenia kwoty 380 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 380 zł.

Przykład
Z okazji zbliżających się Świąt Bożego Narodzenia pracodawca podjął decyzję o zakupie paczek dla uprawnionych pracowników, zakup finansował z ZFŚS. Wartość przekazanych paczek została uzależniona od sytuacji materialnej pracowników. Pracownik Krzysztof L. otrzymał w 2012 r. (od stycznia do listopada) świadczenia rzeczowe finansowane z ZFŚS w wysokości 200 zł. Wartość paczki, jaką pracownik otrzyma w grudniu wynosi 300 zł. Opodatkowaniu będzie podlegała kwota 210 zł (500 zł -380 zł = 210 zł).

Ważne!
Gdyby pracodawca sfinansował świadczenie w postaci zakupu paczki w części ze środków ZFŚS a w części ze środków obrotowych, to podlegałoby ono w całości opodatkowaniu. Powołany wyżej art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. zwalnia bowiem z podatku dochodowego wyżej wymienione świadczenia, o ile w całości zostały sfinansowane z funduszu.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Przykład
Pracodawca zdecydował o wypłacie gotówki pracownikom z ZFŚS na święta, zamiast bonów towarowych. Czy wpłata dodatkowego świadczenia pieniężnego będzie zwolniona z podatku dochodowego tylko do kwoty 380 zł?

Odpowiedź
Świadczenie pieniężne, o którym mowa, będzie zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 380 zł w danym roku podatkowym. W przypadku przyznania świadczenia pieniężnego powyżej kwoty 380 zł nadwyżka ponad tą kwotę będzie stanowiła podstawę do opodatkowania. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wolna od podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Pracodawca może też podjąć decyzję o przyznaniu zapomóg pracownikom, znajdującym się w szczególnie ciężkiej sytuacji materialnej. Czasami pracodawcy decydują o przyznaniu pracownikom zapomóg właśnie w okresach świątecznych, tak aby dodatkowo pomóc pracownikom w okresie, który jest związany z dużymi wydatkami.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 r.u.p.w.s. zapomoga pieniężna sfinansowana ze środków ZFŚS w całości jest wolna od składek na ZUS.

Pamiętaj!
Oskładkowanie zapomóg wypłaconych ze środków obrotowych zakładu pracy będzie uzależnione od przyczyny ich wypłaty. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a tym samym także na ubezpieczenie zdrowotne, nie stanowią zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby. Tego rodzaju zapomogi korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS niezależnie od ich wysokości.

Ważne!
Zapomogi wypłacone ze środków ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu. Natomiast zapomogi sfinansowane ze środków obrotowych są wolne od składek ZUS tylko wtedy, gdy przyczyną ich wypłaty była klęska żywiołowa, indywidualne zdarzenie losowe lub długotrwała choroba.

Z podatku dochodowego zwolnione są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Zniszczenie majątku na skutek klęski żywiołowej, czyli zdarzenia spowodowanego niszczycielskim działaniem sił przyrody, jak powodzie, huragany, gradobicia itp. jest wystarczającą przesłanką do zastosowania zwolnienia przedmiotowego. Zapomoga od pracodawcy, bez względu na źródło wypłaty, korzysta więc z tej ulgi do kwoty limitu 2280 zł. Część zapomogi przekraczająca tę granicę podlega jednak opodatkowaniu na zasadach ogólnych tak jak inne przychody ze stosunku pracy.

Przykład
Pracownik, który wskutek powodzi stracił cały majątek, otrzymał od pracodawcy zapomogę w kwocie 3000 zł, która została sfinansowana ze środków z ZFŚS. Czy od wartości otrzymanej zapomogi należy odprowadzić składki ZUS oraz podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odpowiedź
Zapomoga pieniężna sfinansowana ze środków ZFŚS w całości jest wolna od składek na ZUS. Co do podatku dochodowego to zapomoga jest przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu powyżej kwoty 2280 zł. Tak więc kwota 2280 zł jest zwolniona od podatku dochodowego, natomiast nadwyżka w kwocie 720 zł podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

W okresie świątecznym część pracodawców podejmuje decyzję o udzieleniu wsparcia materialnego nie tylko obecnym pracowników, ale również byłym pracownikom czy to w formie bonów, talonów czy tez świadczeń pieniężnych. Jak zatem wygląda kwestia związana z oskładkowaniem i opodatkowaniem tych świadczeń. Co do oskładkowania, świadczenia wypłacane emerytom i rencistom są zwolnione ze składek ZUS, natomiast w kwestii podatku należy zwrócić uwagę na art. 21 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.f. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku podjęcia przez pracodawcę decyzji o przyznaniu byłym pracownikom tj. emerytom i rencistom określonych świadczeń będą one korzystały ze zwolnienia od podatku, ale tylko do określonej kwoty.

Zgodnie z powołanym przepisem świadczenia otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych, korzystają ze zwolnienia od podatku, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Przepis ten zwalnia od podatku wyłącznie świadczenia o charakterze rzeczowym oraz ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń, a więc m.in. paczki oraz bony, talony. Należy zwrócić uwagę, iż tak jak w przypadku pracowników, świadczeniami rzeczowymi nie są bony. Podsumowując o skorzystaniu ze zwolnienia z opodatkowania nie decyduje więc to, czy świadczenia rzeczowe dla byłych pracowników zostały sfinansowane ze środków obrotowych, czy ze środków ZFŚS.

Przykład
Wskutek bardzo trudnej sytuacji materialnej byłego pracownika obecnie emeryta pracodawca podjął decyzję o wypłacie świadczenia pieniężnego w kwocie 1500 złotych. Czy świadczenie zostanie opodatkowane?

Odpowiedź
Świadczenie nie będzie opodatkowane, gdyż kwota świadczenia nie przekracza limitu 2280 zł, do którego to zwolnione są z podatku dochodowego świadczenia wypłacane dla byłych pracowników.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

Wpływ świadczeń finansowane z ZFŚS na przychód (podatek) i składki ZUS

• świadczenie dla byłych pracowników są zwolnione z podatku nie zależnie od źródła finansowania tj. środki z ZFŚS czy też środki obrotowe.

Polecamy: Pracodawcy mniej hojni przed świętami

• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361),
• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.),
• Rozporządzenie z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.),
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Małgorzata Skibińska

(AS)

17 śmiertelnych błędów szefa