W jaki sposób odliczyć VAT, gdy oryginał faktury zaginął lub został zniszczony?
Zaginięcie czy zniszczenie oryginału faktury lub faktury korygującej może zdarzyć się w każdej firmie. Z VAT-u trzeba się jednak z fiskusem rozliczyć. Podstawą do rozliczenia będzie duplikat brakujących dokumentów.
Podatek VAT można odliczyć albo w miesiącu (kwartale, jeśli deklaracje VAT wystawiane są kwartalnie), w którym faktura wpłynęła do naszej firmy, albo w kolejnych dwóch okresach rozliczeniowych. Jeśli więc faktura dotarła do nas na przykład w październiku, VAT można odliczyć w październiku, listopadzie lub grudniu.
Ponieważ duplikat jest traktowany przez przepisy podatkowe tak samo jak oryginał faktury, odliczamy od niego VAT na podobnych zasadach. Należy jednak zwrócić uwagę na okoliczności, które zmusiły nas do sięgnięcia pod duplikat. I tak, jeśli faktura za wrzesień ubiegłego roku została wysłana, ale zaginęła po drodze i w ogóle nie trafiła do naszej firmy (o tym, że ją wystawiono, przypomniał nam kontrahent, któremu zalegamy z zapłatą, lub towar, który wpłynął do magazynu, a na który nie mamy dokumentów), VAT wynikający z duplikatu faktury odliczymy w miesiącu, w którym wpłynął do nas duplikat, lub w kolejnych dwóch. Nieco inaczej będzie w sytuacji, gdy faktura dotrze do naszej firmy, po czym zaginie lub zostanie zniszczona.
Prawo do odliczenia podatku VAT powstało bowiem w miesiącu (lub kolejnych dwóch) wpływu do naszej firmy oryginału faktury. Tym samym, jeśli miało to miejsce na przykład w grudniu 2009 r., a duplikat otrzymaliśmy w kwietniu 2010 r., nie mamy prawa do odliczenia podatku w kwietniu, maju lub czerwcu 2010 r., tylko musimy złożyć korektę deklaracji VAT za miesiąc, w którym przysługiwało nam odliczenie (czyli za grudzień 2009 r. lub styczeń czy luty 2010 r.). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy od momentu wpływu faktury do wpływu duplikatu upłynęły mniej niż 3 miesiące: jeśli fakturę otrzymaliśmy na przykład w sierpniu, a duplikat – w październiku, mieścimy się w ustawowym terminie odliczania VAT-u i nie składamy korekty deklaracji VAT.
Podstawa prawna: rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz lista towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337 ze zm.), ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.).
Bożena Gadomska, księgowa Tax Care