Wniosek o urlop wypoczynkowy - w jakiej formie powinien był złożony?

Długość urlopu wypoczynkowego

W zależności od długości stażu pracy, pracownik ma do wykorzystania 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego, gdy jego staż zatrudnienia jest krótszy niż 10 lat albo 26 dni - w przypadku okresu zatrudnienia wynoszącego ponad 10 lat (art. 154 KP). Pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu jeszcze w tym roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Kodeks pracy określa także, iż co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, jeżeli pracownik chce podzielić na części swój urlop. W wielu firmach ustalany jest jednak plan urlopów? Czy należy się do niego dostosować?

Plan urlopów - czy zawsze obowiązuje?

Jeżeli w danym zakładzie pracy obowiązuje plan urlopów, należy wnioski o urlop złożyć przed ostatecznym zatwierdzeniem planu, tak aby pracodawca mógł zapewnić normalny tok pracy. Natomiast w przypadku braku planu urlopów, pracownik powinien odpowiednio wcześniej złożyć swój wniosek o urlop, ponieważ pracodawca musi mieć czas na wyrażenie zgody. Plan urlopów nie obowiązuje u każdego pracodawcy, ponieważ zdarza się, że działająca na terenie zakładu pracy organizacja związkowa wyraziła wcześniej zgodę na to, aby nie ustalać takiego planu. Gdy u danego pracodawcy nie działa w ogóle zakładowa organizacja związkowa, również nie ma obowiązku prowadzenia planu urlopów.

Kwestia braku obowiązku tworzenia planu urlopowego powinna być w takim przypadku określona w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. U pracodawcy, który rezygnuje z ustalania planu urlopowego, należy indywidualnie ustalać urlop po wcześniejszym porozumieniu z pracownikiem.

Elementy wniosku urlopowego

Jeżeli w danej firmie nie ma przygotowanego gotowego formularza do wypełnienia, wniosek o urlop można pobrać z profesjonalnych stron w internecie. Przykładowe wnioski o urlop to duże ułatwienie dla pracownika, ponieważ wszystkie najważniejsze elementy są tam już zawarte i wystarczy uzupełnić swoje dane. W pierwszej kolejności należy wpisać swoje imię i nazwisko, zajmowane stanowisko oraz datę i miejscowość sporządzenia wniosku. W dalszej części powinny znaleźć się dane pracodawcy, ewentualnie nazwisko przełożonego albo kierownika działu. Kolejny element to termin wnioskowanego urlopu, z zaznaczeniem liczby dni roboczych, które obejmują wnioskowany urlop. Na końcu można podpisać się własnoręcznie. Treść wniosku o urlop należy pisać zwięźle i jak najbardziej konkretnie.

Czy wniosek o urlop zawsze trzeba złożyć na piśmie?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami w Kodeksie pracy nie zostało szczegółowo opisane jakie konkretne elementy powinny znaleźć się we wniosku urlopowym oraz w jakiej formie należy go dostarczyć pracodawcy. Należy uznać, że poszczególne składowe wniosku urlopowego oraz forma jego złożenia zależą od zasad panujących w konkretnej firmie. Często takie kwestie regulują wewnątrzzakładowe regulaminy. Standardowo wniosek o urlop składa się na piśmie, jednak obecnie coraz częściej uznawana jest także droga elektroniczna. Powszechne jest składanie wniosków w specjalnie przygotowanych systemach, ponieważ firmy coraz chętniej korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów i w ten sposób przepływ informacji między przełożonym a pracownikiem jest zdecydowanie przyspieszony, a dostęp do informacji bardziej zabezpieczony przed osobami, których te informacje nie dotyczą.

Ewidencja wniosków urlopowych

W każdym przedsiębiorstwie istnieje obowiązek rejestru urlopów pracowników i należy je zawrzeć w ewidencji czasu pracy w formie imiennej karty, osobno dla każdego pracownika. Regulacja ta wynika z § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz. U. Nr 62, poz. 286). Jeżeli składanie wniosków urlopowych i zarządzanie nimi przez przełożonych prowadzone jest w formie elektronicznej, obowiązkiem pracodawcy jest dbałość o bezpieczeństwo gromadzenia danych, tak by w razie jakiejkolwiek awarii systemu można było odzyskać utracone dane i mieć stale do nich dostęp.

Czy pracodawca może nie przyjąć wniosku o urlop?

Pracodawca ma prawo nie przyjąć wniosku o urlop, ale tylko w sytuacji, gdy przemawiają za tym ważne powody, np. nieobecność konkretnej osoby w danym dniu spowodowałaby zakłócenie toku pracy w firmie. Jeżeli zaproponowany przez pracownika termin urlopu pokrywa się np. z ważnym terminem kontroli w firmie albo gdy w tym samym czasie wiele osób z jednego działu ma przewidziany już urlop, pracodawca może wskazać pracownikowi do wyboru inny termin dni wolnych od pracy. Zgodnie z art. 165 KP pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego,

Podsumowując, nawet jeśli pracodawca nie korzysta z elektronicznej ewidencji pracy i nie układa grafików w platformie online, zatrudniony bez problemu powinien przygotować wniosek o urlop. Warto jednak podkreślić, że elektroniczne wnioski składane w systemach stosowanych przez wiele firm są najwygodniejszą formą wnioskowania o urlop wypoczynkowy.