Zakupy i ofertowanie w projektach unijnych, czyli…

W czerwcu 2009 r. Urząd Marszałkowski i Agencja Rozwoju Pomorza S.A. zorganizowały spotkanie dla wybranych przyszłych beneficjentów dotacji unijnych z sektora MŚP. W pewnym momencie jeden z wysokich rangą urzędników samorządowych zakomunikował zebranym, iż wnioskodawcy projektów unijnych powinni uczcić sukces szampanem trzykrotnie: wpierw, gdy projekt po przejściu pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej zostanie ostatecznie wybrany do dofinansowania; następnie, gdy skompletowane zostaną wszystkie niezbędne dokumenty i podpisana zostanie umowa o dofinansowanie projektu; aż wreszcie, gdy projekt zostanie w całości rozliczony, przechodząc pozytywnie procedurę kontroli końcowej.

Każdy, kto miał do czynienia z prowadzeniem czy rozliczaniem przedsięwzięć dofinansowywanych z Unii, zgodzi się zapewne z powyższym w całej rozciągłości. Wygrana projektu to bowiem dopiero początek, kolejne zadanie to jego prawidłowa realizacja, w tym proces zakupowy. Aby uświadomić laikom, w czym rzecz, spróbujemy przedstawić to na przykładzie pewnej hipotetycznej opowiastki.

Wpadka Pana Józefa

Wyobraźmy sobie taką sytuację: Pan Józef jest mikroprzedsiębiorcą i szczęśliwym, świeżo upieczonym beneficjentem dotacji unijnej. On i jego doradca bardzo intensywnie pracowali nad sukcesem projektu. Wniosek o dofinansowanie i załączniki starali się sporządzić tak, aby spełnił wymogi formalne i wpasowywał się w jak największą liczbę kryteriów merytorycznych. Projekt stanowił nową inwestycję: obejmował zakup sprzętu i oprogramowania oraz drobne szkolenia. Miał na celu rozbudowę i unowocześnienie zakładu poligraficznego poprzez przekształcenie go w drukarnię cyfrową, które to usługi nie były dotąd dostępne na terenie województwa. Pan Józef posiadał szerokie kontakty, miał zaprzyjaźnionego dostawcę materiałów i sprzętu, z którym od lat współpracował. Wiedział już od samego początku, jaką maszynę kupi oraz skąd ściągnie potrzebne oprogramowanie. Dziesiątki telefonów, które wykonał, pozwoliły mu uzyskać bardzo dobre rozeznanie co do ofert na rynku.

Pan Józef, osiągnąwszy sukces, uradowany poszedł za ciosem: zadzwonił do dostawcy, zamawiając maszynę, o której od dawna marzył. Środek trwały wraz z dodatkowym wyposażeniem dotarł na miejsce, sprzęt zainstalowano, szkolenia przeprowadzono, faktura została wystawiona zaraz przez dostawcę i natychmiast zapłacona przez szczęśliwego beneficjenta. Gdy zbliżał się już termin złożenia wniosku o płatność, Pan Józef postanowił samodzielnie rozliczyć się z projektu. Nie wczytał się jednak dokładnie w zapisy umowy o dofinansowaniu i wszystko zrobił „na wyczucie”. Skompletowawszy dokumenty, dumnie dostarczył je do instytucji pośredniczącej. Zdębiał jednak i zimny pot go oblał, gdy usłyszał od urzędniczki takie polecenie:

- Prosimy o dostarczenie minimum trzech ofert alternatywnych na maszynę, zapytanie ofertowe oraz protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty. – Słucham? To trzeba było mieć jakieś inne oferty, zapytania i protokoły?! - krzyknął zaskoczony Pan Józef . - Ja tam telefonicznie wszystko załatwiłem, od dawna wiedziałem, co chcę kupić. Żaden inny sprzęt nie spełnia moich wymagań, tylko ten, który kupiłem od mojego szwagra. - Rozumiem zatem, że nie ma Pan tych wszystkich dokumentów ofertowych? - spytała ponownie służbistycznym tonem urzędniczka. - No skąd! - raz jeszcze odpowiedział. - Po pierwsze, nie wiedziałem, że trzeba je gromadzić, a po drugie i tak byłoby to bezsensowne, bo oferta, z której skorzystałem, była bezkonkurencyjna. - Rozumiem – rzekła urzędniczka - ale przykro nam, bo zakup wydatku nie został przeprowadzony zgodnie z zapisami umowy. Nie przestrzegał pan zasady konkurencyjności, ani nie prowadził rzetelnie dokumentacji zakupowej. Zatem koszt maszyny uznajemy za wydatek niekwalifikujący się do
dofinansowania. - Jak to?! - krzyknął przerażony Pan Józef, który na zakup maszyny zaciągnął duże zobowiązanie z nadzieję prędkiej spłaty jego znacznej części - Przecież to ¾ wartości całej inwestycji, 300 tysięcy złotych. Czy państwo rozumiecie, co to dla mnie oznacza! - lamentował dalej beneficjent. Wiemy - odpowiedziała urzędniczka. - Ale nad nami stoi urząd marszałkowski, wyżej jest Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, a nad nimi Komisja Europejska i OLAF. Przed tymi instytucjami nie ma już ucieczki, nie ma „zmiłuj się”. Poza tym, podpisując umowę o dofinansowanie, przyjął pan automatycznie zobowiązania w niej zawarte, a wśród nich zasadę konkurencyjności. Mało tego, jako instytucja pośrednicząca wydaliśmy wiele publikacji, gdzie informowaliśmy o zasadach przeprowadzania postępowań ofertowych i gromadzenia ofert.

Jeśli nie zamówienia publiczne, to co?

Dalszych losów Pana Józefa nie muszę chyba opisywać. Łatwo się domyśleć: naruszenie zapisów umowy o dokonywaniu zakupów przyniosło w przypadku Pana Józefa konsekwencje fatalne. Tym bardziej, że wspomniana maszyna stanowiła większą część wartości całego projektu, więc zaliczenie jej do kosztów niekwalifikowanych zrodziło nie tylko sankcje natury finansowej (odmowa wypłaty refundacji), ale i zarzut nieprawidłowej realizacji projektu. Oczywiście w powyższym przypadku mówimy o najsurowszej sankcji, jaka mogła spotkać beneficjenta za nieprzestrzegania zasady konkurencyjności. Są czasem takie sytuacje, że ogranicza się tylko część dofinansowania – każdy przypadek jest jednak rozpatrywany indywidualnie. My natomiast chcielibyśmy w niniejszym artykule zapoznać czytelników z zagadnieniem postępowań ofertowych i sposobem ich prowadzenia, aby nie musieli przechodzić tego, co doświadczył Pan Józef.

Nie będziemy się tu jednakże zajmować kwestią opisywania dokumentów księgowych (faktur, dowodów płatności itp.), lecz stricte formalnościami związanymi z dokonywaniem zakupów. Prawidłowe przeprowadzenie i udokumentowanie tej procedury to podstawa sukcesu. Zacznijmy może od kwestii prawnych. Liczne artykuły i podręczniki dotyczące tematyki rozliczenia projektów ograniczają się przeważnie do przepisów prawa zamówień publicznych. Są to niewątpliwie zagadnienia trudne, z którymi nie lada problemy ma wiele podmiotów sektora publicznego lub publiczno-prywatnego, zobowiązanych do stosowania ustawy PZP. Jest jednak spora grupa beneficjentów – głównie z sektora MŚP – która nie podlega przepisom tejże ustawy – i o nich właśnie niewiele się mówi i pisze. Fakt ten jednak nie zwalnia ich od przestrzegania zasady konkurencyjności oraz racjonalności i efektywności dokonywanych zakupów. Co się za tym kryje? Odpowiedź brzmi: proces ofertowania. Zanim jednak przejdziemy do kwestii postępowania ofertowego, powinniśmy ustalić
wpierw, czy na pewno przepisy o zamówieniach publicznych nas nie obowiązują. Prawo przewiduje bowiem wyjątkowe przypadki, gdy będą one musiały być zastosowane również przez małe i średnie przedsiębiorstwa (prywatne firmy). Jakie to sytuacje? Odpowiedź znajdziemy w art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.). Tamże ust. 1 pkt. 5 cytowanego artykułu obliguje do stosowania przepisów wspomnianej ustawy, gdy spełnimy łącznie 3 następujące przesłanki: a) ponad 50 proc. wartości udzielanego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty sektora publicznego; b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach odrębnych (obecne jest to kwota 206 tys. euro w przypadku dostaw lub usług); c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków
szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Postępowanie ofertowe – definicja i rodzaje

Jeżeli nie spełniamy łącznie wyżej wymienionych przesłanek możemy darować sobie sporządzanie uciążliwej specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub innych dokumentów przetargowych i skoncentrować się na postępowaniu ofertowym, które jest znacznie prostszym i wygodniejszym rozwiązaniem. Najpierw jednak kilka słów o tym, na czym ono polega: jest to rodzaj procedury zakupowej, której istotnym elementem jest zapytanie ofertowe i otrzymane na jego podstawie alternatywne oferty cenowe, z których następnie wyłaniamy propozycję najkorzystniejszą tj. najbardziej efektywną ekonomicznie. Postępowanie ofertowe można umownie podzielić na dwa rodzaje: pełne postępowanie ofertowe i uproszczone postępowanie ofertowe.

Postępowanie pełne obejmuje udokumentowany proces ofertowania, obejmujący następujące po sobie kroki: 1. Publikacja/wysyłka zapytania ofertowego zawierającego m.in. opis przedmiotu zakupu i kryteria wyboru oraz końcowy termin przyjmowania ofert. 2. Zgromadzenie minimum trzech alternatywnych ofert cenowych dotyczących przedmiotu objętego wyżej wymienionym zapytaniem. 3. Selekcja i sporządzenie protokołu lub notatki z wyboru ofert. 4. Wystosowanie oficjalnej informacji do zwycięzcy. 5. Zaproszenie do negocjacji warunków oferty – jeśli dotyczy (rozmowy zaprotokołowane). 6. Podpisanie umowy na dostawy/usługi z wybranym dostawcą lub wykonawcą. Postępowanie pełne wymagane jest zwykle, gdy wartość zakupów przekracza kwotę 14 tys. euro lub 50 tys. zł (w niektórych konkursach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich próg ten wynosi nawet 100 tys. zł), natomiast poniżej tej kwoty można stosować procedurę uproszczoną. Postępowanie uproszczone jest nieco mniej sformalizowane i polega na zdobyciu min. trzech łatwych do
porównania ze sobą ofert z możliwością pominięcia zapytań ofertowych i sporządzania protokołów lub notek. Oferty te nie muszą być nadto sformalizowane i sporządzone na specjalnym dokumencie w odpowiedzi na zapytanie – mogą to być po prostu „PrintScreeny” aukcji internetowych, wydruki ze stron internetowych, na których dostępne są specyfikacje sprzętu/oprogramowania/usług/szkoleń itp. i które następnie łatwo można ze sobą porównać.

Innowacyjna Gospodarka, czyli innowacyjne ofertowanie

Podkreślić trzeba zaraz, iż wymogi wynikające z zasady konkurencyjności, a zapisane w umowach o dofinansowanie, różnią się między sobą w zależności od ustaleń instytucji wdrażającej/pośredniczącej, która nadzoruje realizację projektów unijnych przez beneficjentów. Dlatego też podane tu zasady należy traktować jako swego rodzaju model ogólny.

Z uwagi na dużą popularność wśród polskich przedsiębiorców Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz regionalnych programów operacyjnych, w niniejszym artykule skupimy się najbardziej na nich. Najpierw może zacznijmy od Innowacyjnej Gospodarki, której zapisy umów o dofinansowanie obejmują cały kraj, a nie tylko wybrane województwo. Wzory tych umów są co prawda różne – w zależności od typu działania (np. 1.4, 6.1, 8.1, 8.2 itp.) – ale najbardziej przejrzysty i ogólnie obowiązujący wzór obrazuje umowa dla działania 1.4-4.1. W paragrafie 11 pt. „Dostawy oraz zakup usług w ramach projektu” czytamy m.in., że: „Beneficjent oraz Partnerzy zobowiązują się do ponoszenia wszystkich wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego niniejszą
Umową w związku z jej realizacją. Jeżeli Beneficjent lub Partner nie jest zobowiązany do stosowania ustawy [PZP], w przypadku zakupu jednego asortymentu od jednego dostawcy towarów lub usług, którego wartość netto przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty 14 000 euro, Beneficjent lub Partner dokonuje zakupu w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Beneficjent oraz Partnerzy są zobowiązani do przedstawienia co najmniej trzech ofert ważnych na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia, złożonych przez potencjalnych dostawców towarów lub usług w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do nich przez Beneficjenta lub Partnera. Zapytanie ofertowe zawierające opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert Beneficjent oraz Partnerzy są zobowiązani do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym .” (cytat ze skrótami – K.P.)

Wybór oferty z uzasadnieniem

Powyżej to są oczywiście suche zapisy, spróbujmy je opatrzyć komentarzem praktycznym. Umowa nakłada na beneficjenta, który nie musi stosować przepisów o zamówieniach publicznych, obowiązek zgromadzenia trzech alternatywnych ofert, o których już wspominaliśmy. Proces zbierania propozycji cenowych poprzedzony jest zapytaniem ofertowym, które należy w odpowiedniej formie sporządzić i zamieścić na stronie internetowej i czekać na odpowiedzi. Jeśli nie posiadamy własnej witryny, wówczas zapytanie należy we własnym zakresie wysłać do potencjalnych dostawców - wykonawców. Wytyczne milczą jednak co do kwestii formalnych wyboru – nie wspomina się nic o sporządzaniu notek czy protokołów, więc – jak wydawałoby się – beneficjent ma tu luz i swobodę. Niemniej, jak zalecają zwykle pracownicy regionalnych instytucji finansujących oraz Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości: lepiej jest sporządzić jakiś krótki zapis, nawet ręcznie, w którym zestawia się otrzymane oferty i dokonuje się wyboru z krótkim uzasadnieniem.
Wbrew pozorom ułatwi to beneficjentowi złożenie wyjaśnień podczas późniejszej kontroli, ponieważ nie będzie on zmuszony ze wszystkiego dokładnie się tłumaczyć i przypominać sobie o zakupach sprzed roku czy nawet kilku lat. Warto wspomnieć, że na etapie składania wniosku o płatność zasadniczo nie jest wymagane załączanie zapytań ofertowych, choć w uzasadnionych przypadkach instytucje proszą o nie beneficjentów, zwłaszcza gdy zachodzą jakieś wątpliwości. Z praktycznego punktu widzenia tak jest nawet lepiej, ponieważ w porę możemy się zorientować – po uwagach RIF lub PARP – czy wszystko przeprowadziliśmy zgodnie z wymogami umowy i właściwych przepisów.

Bystry czytelnik zada od razu pytanie odnośnie dodatkowego obowiązku: ogłoszenia zapytania na stronie internetowej oraz zamieszczenia ogłoszenia w siedzibie zamawiającego – w jaki sposób możemy udowodnić, że to zrobiliśmy. Rzeczywiście, nie ma co ukrywać, iż w praktyce są to trochę wymogi papierowe, które trudno jest właściwie sprawdzić, a tym bardziej wyciągnąć jakieś surowe konsekwencje, gdy ktoś nie udowodni, że je spełnił. Wbrew pozorom jednak udowodnienie, iż spełniliśmy obowiązek jest możliwe. Zapytanie ofertowe możemy przecież umieścić na stronie internetowej, na której widnieją również daty dodawania poszczególnych pozycji. Jeśli zdecydujemy się na zdjęcie zapytania po jakimś czasie, ale przed terminem kontroli, można np. zrobić tzw. PrintScreena i zapisać dokument z widoczną datą umieszczenia na witrynie w formie pliku graficznego, który łatwo potem udostępnimy kontrolującym. Co się zaś tyczy wywieszki informacji w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie beneficjenta: jak się wydaje, najlepszy
sposób to po prostu zrobienie fotografii zapytania ofertowego wiszącego w widocznym miejscu (np. tablica ogłoszeń), oczywiście z odpowiednią datą w rogu zdjęcia.

Co jednak się stanie, jeśli – pomimo najszczerszych chęci – nie zdołamy zebrać minimum trzech konkurencyjnych ofert? Umowa o dofinansowanie w PO IG rozwiewa nasze obawy w sposób następujący: ,,W przypadku, gdy: 1) pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług, Beneficjent lub Partner otrzyma tylko jedną ofertę uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, pod warunkiem udokumentowania wysłania przez Beneficjenta lub Partnera zapytania ofertowego, zgodnie z zasadami opisanymi powyżej; 2) na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług, Beneficjent lub Partner jest zobowiązany do złożenia oświadczenia’’.

Regionalne programy… ofertujące

Z pewnością wielu czytelników zastanawiać się jeszcze będzie, co należy rozumieć przez „najkorzystniejszą ekonomicznie ofertę”? Termin ten nie jest zawsze dokładnie sprecyzowany w różnego typu oficjalnych wytycznych. Może zanim odpowiemy na to pytanie, przyjrzyjmy się wytycznym dotyczącym postępowań ofertowych w jednym z regionalnych programów Operacyjnych – RPO województwa pomorskiego, który ma te kwestie dość szczegółowo uregulowane. Pomocny może się tu okazać „Przewodnik Beneficjenta RPOWP 2007-2013”, który uszczegóławia zapisy umowy o dofinansowanie w następujący sposób: „W sytuacji, gdy zamówienie przekracza kwotę 50.000 PLN, beneficjent niestosujący Prawa zamówień publicznych zobowiązuje się zgromadzić i przedstawić instytucjom uprawnionym do kontroli dokumenty, które udowodnią spełnienie ww. zasady [np. pisemne protokoły z negocjacji handlowych (podpisane przez obie strony), pisemne oferty firm konkurencyjnych w stosunku do wykonawcy/dostawcy, z którym beneficjent podpisze umowę, oświadczenia
beneficjenta uzasadniające dokonany wybór wykonawcy/dostawcy]. W przypadku, gdy zamówienie dotyczy towarów lub usług, które mogą być zakupione z powodów obiektywnych tylko od jednego podmiotu np. zakup know–how, dopuszcza się zamiast przedstawiania ofert konkurencyjnych, przedstawienie wyceny wartości zamówienia przez biegłego rzeczoznawcę niezależnego od stron transakcji oraz pisemne oświadczenia podpisane przez beneficjenta lub wykonawcę/dostawcę, że ten ostatni, zgodnie z wiedzą oświadczającego, jest wyłącznym oferentem przedmiotowych towarów/usług/robót budowlanych na wspólnotowym rynku europejskim.

Powyższy zapis należy rozumieć następująco: 1. Kwota graniczna 50 000,00 PLN jest kwotą netto w przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym lub kwotą brutto jeżeli VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym. Kwota 50 000,00 PLN odnosi się nie tylko do ceny urządzeń, ale także do wartości zlecenia w przypadku zakupu usług. 2. Beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia minimum trzech konkurencyjnych względem siebie ofert, tj. oferty przedsiębiorstwa, któremu udzielono zamówienia oraz co najmniej dwóch ofert innych przedsiębiorstw. W przypadku braku ofert konkurencyjnych beneficjent ma obowiązek udokumentować działania mające na celu ich uzyskanie poprzez przedstawienie rozesłanych zapytań ofertowych wraz z potwierdzeniem ich nadania. 3. Poprzez ofertę konkurencyjną należy rozumieć ofertę produktu/usługi takiego samego lub o zbliżonych parametrach/jakości przedstawioną przez innego sprzedającego/usługodawcę (trzy różne urządzenia o zbliżonych parametrach oferowane przez tego samego przedsiębiorcę nie są w
stosunku do siebie konkurencyjne). 4. Oferta powinna posiadać datę sporządzenia (lub określać okres, w którym jest ważna); dane oferenta; parametry techniczne/specyfikację usługi umożliwiające porównanie jakości ofert. 5. Beneficjent ma obowiązek przedstawić protokół z wyboru ofert (potocznie: uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty). Powinien on zawierać co najmniej datę sporządzenia, podpis osoby uprawnionej do reprezentowania beneficjenta, jasno określone kryteria wyboru, zestawienie ofert, zestawienie cech ofert podlegających ocenie (w ramach poszczególnych kryteriów). 6. W celu zadośćuczynienia wymogom umowy w zakresie zachowania zasady konkurencyjności wskazane jest szukanie potencjalnych wykonawców/ dostawców na terenie całej Unii Europejskiej. Jest możliwa sytuacja, w której oferta zagraniczna może okazać się korzystniejsza niż dostępna na terenie kraju. Kryteria wyboru nie muszą ograniczać się do ceny samego urządzenia/usługi. W grę wchodzą koszty dostawy, montażu, serwisu, koszty eksploatacji
itp. Nawet jeżeli jedno z urządzeń/usług ma wyższą cenę jednostkową niż w pozostałych ofertach może się okazać, że przy uwzględnieniu innych kryteriów najkorzystniej będzie wybrać właśnie tę ofertę. Wykazanie tego faktu leży po stronie beneficjenta”.

Potrzebna wycena

Jak się wydaje, pkt. 6 bardzo precyzyjnie to wyjaśnia i rozwiewa wszelkie wątpliwości: cena nie musi być głównym kryterium, choć najczęściej tak właśnie jest. Powyższe wyjaśnienia sugerują, że wymogi dotyczące zapytań ofertowych i związanego z nimi postępowania są zbliżone do Programu Innowacyjna Gospodarka. To prawda, choć pewne bardzo subtelne różnice istnieją: na korzyść Innowacyjnej Gospodarki w tym przypadku, bo Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego stawia jednak większe utrudnienia. Jak wynika z powyższych zapisów (i treści umowy o dofinansowanie), jeśli nie ma trzech potencjalnych dostawców, potrzebne będzie nie tylko oświadczenie beneficjenta i wybranego wykonawcy - dostawcy, ale również wycena sporządzona przez biegłego rzeczoznawcę. W PO IG natomiast wystarczy samo oświadczenie. Wycena nie należy do najtańszych rozwiązań, w związku z czym mamy dodatkową barierę finansową – oczywiście nie jest to regułą dla wszystkich regionalnych programów operacyjnych. Pomorski należy tu do
mniejszości. Jak jednak widać, beneficjent z tego regionu powinien robić wszystko, żeby znaleźć – jeśli nie trzech, to chociażby dwóch dostawców. Dodatkowo istnieje obowiązek protokołowania wszelkiego typu ustnych rozmów i negocjacji, jeśli dotyczą danych zakupów i ceny, a nie zostały rozpisane na papierze. W programie województwa pomorskiego także już na etapie składania poszczególnych wniosków o płatność, wymagane jest dostarczenie całej dokumentacji związanej z postępowaniem ofertowym.

Wracając zaś do cytowanego wyjaśnieniu, zauważyć należy, iż dotyczy ono zakupów w kwocie od 50 tys. zł wzwyż. O pozostałych przewodnik i umowa milczą, znane są nam jednak ustne wytyczne wewnętrzne instytucji pośredniczącej, z których wynika, że w takich przypadkach należy po prostu stosować procedurę uproszczonego postępowania ofertowego, o której pisaliśmy wcześniej. Podobne zalecenia dają urzędnicy w odniesieniu do zakupów poniżej 14 tys. euro w programie Innowacyjna Gospodarka. Można się spotkać również z interpretacjami, że w takim przypadku w ogóle dokumentowanie nie jest konieczne, jednakże w praktyce lepiej „dmuchać na zimne” i prowadzić chociaż minimum formalności, żeby później w łatwiejszym stopniu przejść pozytywnie przez etap kontroli.

Dzielić czy nie dzielić? – oto jest pytanie

W tym kontekście istotne jest jednak, żeby nie dzielić zamówień na części w celu ominięcia stosowania wspomnianych zapisów umowy o dofinansowanie. Cytowany „Przewodnik beneficjenta” również i tę kwestię normuje. Czytamy w nim, że: „Przyjmuje się, w przypadku dokonania celowego i nieuzasadnionego podziału, że wartością zamówienia na towary/usługi/roboty budowlane jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Beneficjent może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których będzie prowadził odrębne postępowania. Dla ustalenia, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem należy wziąć pod uwagę następujące kryteria: - tożsamość przedmiotową zamówienia (towary, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), - tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie), - możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Jeżeli w tym samym czasie możliwe jest
udzielenie tożsamego przedmiotowo zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Beneficjent przystępując do szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę towarów, usług czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować ich łączną wartość niezależnie, czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego zamówienia czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. W każdym takim przypadku należy zgromadzić oferty na zakup i przedstawić je I[instytucji] P[pośredniczącej].”

Zakupy w firmie powiązanej? Odradzamy

Większość cytowanych zapisów obowiązuje również w innych unijnych programach i działaniach pomocowych. Nie zawsze jasno przedstawia się natomiast kwestia dokonywania zakupów u podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo z beneficjentem. Przykładowo: 1) Wnioskodawcą jest spółka cywilna A, której jeden ze wspólników jest prezesem spółki kapitałowej B i posiada zarazem w niej 50 proc. udziałów. Spółka A zleciła w ramach projektu unijnego spółce B świadczenie usług doradczych; 2) Spółka akcyjna X posiada 75 proc. udziałów spółki z o.o. Y. Spółka Y, która jest beneficjentem dotacji unijnej, planuje zlecić spółce-matce X wykonanie robót ogólnobudowlanych.

W świetle obowiązującego Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 w obydwu przypadkach mamy do czynienia z powiązaniami, tyle że pkt. 1 dotyczy powiązania osobowego, a pkt. 2 – kapitałowego. W takich sytuacjach zawsze zachodzi obawa o naruszenie zasady konkurencyjności (zasada bezstronności przy wyborze ofert), aczkolwiek nie zawsze istnieją regulacje, które wprost zabraniają dokonywania takich transakcji. Często każdy przypadek traktowany jest indywidualnie – może być przecież tak, że żaden podmiot, poza organizacją powiązaną, nie jest w stanie wykonać zlecenia lub zapewnić dostawę. Generalnie jednak zaleca się wykluczanie takich oferentów z postępowania, gdyż ich wybór rodzi skutki w postaci szczegółowych kontroli i licznych zapytań z instytucji pośredniczącej/wdrażającej. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka poszedł jeszcze dalej: w związku ze zmianą ustawy o Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości z dnia 3 grudnia 2010 r. – wprost zakazał dokonywania zakupów dostaw i usług od podmiotów
powiązanych. W art. 6c ww. ustawy dodano ust. 2 o następującym brzmieniu:

,,2. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, a wykonawcą, polegające na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 proc. akcji, 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.’’
Należy mieć przy tym świadomość, iż konsekwencja za nieprzestrzeganie wszystkich powyższych wytycznych może być taka, jak w opisanym na wstępie przypadku Pana Józefa. Dlatego nigdy nie zaszkodzi „dmuchać na zimne” i przed podjęciem decyzji skonsultować się kompetentnymi osobami z Instytucji oceniających. Nieraz rozmowa taka pozwoli rozwiać wątpliwości i wybrać właściwą drogę działania.

W programie Innowacyjna Gospodarka wprost zakazano kupowania dostaw i usług od podmiotów powiązanych.

Karol Wojciech Plata
Specjalista ds. projektów unijnych
w Biurze Doradztwa Ekonomicznego i Prawnego – Business Consultants