Trwa ładowanie...
dkkscuf
Artykuł sponsorowany

Zarządzaniem wydatkami służbowymi może być proste i jasne

Dysponowanie firmowymi środkami dla wielu pracowników to nie przyjemność ani zaszczyt, ale zwykła konieczność. Wyjazdy służbowe czy spotkania z klientami to część ich obowiązków. Nie stanowi to dla nich żadnego problemu. Te, najczęściej pojawiają się podczas rozliczania tych wydatków.
Głosuj
Głosuj
Podziel się
Opinie
Zarządzaniem wydatkami służbowymi może być proste i jasne
(Materiały prasowe)
dkkscuf

Nierzadko nie wynikają ze złej woli pracowników, ale raczej z braku prostych i jasnych reguł rozliczania wydatków służbowych w firmie. Tak być nie musi, można ten proces skutecznie zoptymalizować.

Wydatki służbowe pod kontrolą?

W wielu firmach wydawanie służbowych pieniędzy przez pracowników to zwykła konieczność i element ich zawodowych obowiązków. Rozliczanie tych wydatków w praktyce odbywa się na wiele różnych sposobów, np. zaliczka w formie gotówki czy zwrot na podstawie paragonów. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez AC Nielsen, prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki na zakupy firmowe.

dkkscuf

Problemy związane z rozliczaniem wydatków służbowych wynikają nie tylko ze sposobu, ale także z częstotliwości ich rozliczania. W tym zakresie nie ma jednego optymalnego rozwiązania. Zbyt częste rozliczanie się pracownika z firmą z wydatków służbowych odciąga go od głównych obowiązków. Krótkie interwały czasowe wyznaczone przez firmę w tym zakresie odbijają się na jego efektywności. Z kolei rozliczanie wydatków raz na rok prowadzi najczęściej do wielu błędów i pomyłek (niektóre rachunki ulegają zniszczeniu, niektóre zostają zagubione a w przypadku niektórych, po długim czasie trudno określić, czego tak naprawdę dotyczyły). Niejasne reguły i skomplikowane sposoby rozliczania wydatków służbowych to nie tylko problem dla pracowników, ale także dla księgowych, którzy są za to odpowiedzialni – dlatego warto uporządkować proces zarządzania i rozliczania wydatków służbowych.

System optymalny

Zanim przystąpimy do stworzenia idealnego rozwiązania, trzeba zgromadzić w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące wydatków służbowych w firmie. To klucz do sukcesu, żaden system nie będzie działał poprawnie, jeśli podstawowe dane będą rozproszone po różnych komórkach organizacyjnych. Dzięki tej operacji można poznać rzeczywistą skalę zjawiska w danych przedsiębiorstwie. To znaczy, będziemy wiedzieli, jakie sumy są wydawane, na co i przez kogo. Kolejny krok to analiza wszystkich narzędzi wykorzystywanych w firmie do rozliczania wydatków służbowych (m.in. jak wydawane są środki, w jakiej formie i jak są rozliczane środki). Dopiero zebranie tych informacji pozwoli nam sprawnie zarządzać procesem wydatków firmowych, który będzie jasny i przejrzysty, zrozumiały dla wszystkich oraz zapewni pełną kontrolę nad wydawanymi środkami.

Korzyści

Optymalny proces zarządzania wydatkami służbowymi to wymierne korzyści dla firmy. To nie tylko oszczędność czasu, ale także i środków. Jednak firmy, które chcą zracjonalizować ten proces, wcale nie muszą się podejmować stworzenia takiego systemu we własnym zakresie od podstaw. Mogą skorzystać z dostępnego narzędzia – Spendeo® firmy Edenred, które bazuje na przedpłaconych kartach płatniczych i dedykowanej platformie webowej. Z tym narzędziem firmy mogą uprościć cały proces zarządzania wydatkami służbowymi, zredukować do minimum czas potrzebny do prawidłowego rozliczenia wydatków, a także ograniczyć obieg dokumentów pomiędzy pracownikami a księgowością. W kartę Spendeo® można wyposażyć każdego pracownika, który dokonuje zakupów firmowych. Dodatkowo przedpłacona karta płatnicza ogranicza ryzyko związane z obrotem gotówki.

dkkscuf

To rozwiązanie jest także korzystne dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Dzięki Spendeo® mogą na bieżąco kontrolować wydatki. Na platformie internetowej są automatycznie zapisywane wszystkie transakcje dokonane kartą. Pracownicy mogą rozliczać i przesyłać dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Ponadto dzięki mobilnej aplikacji mogą sprawdzać saldo karty, historię transakcji oraz wysłać wniosek o doładowanie karty. Umożliwia ona także skanowanie rachunków, co jest bardzo wygodne podczas podróży służbowych.

Podsumowanie

Rozliczanie wydatków służbowych nie musi być problemem. O wiele lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze sprawdzonego narzędzia. Dzięki temu będziemy mogli zapanować nad wydatkami służbowymi i wprowadzić jasne i zrozumiałe reguły dla wszystkich pracowników. Pozwoli to zaoszczędzić czas i zredukować poziom stresu do minimum w działach finansowo-księgowych.

O Edenred

Edenred jest światowym liderem w zarządzaniu wydatkami służbowymi. I od wielu lat tworzy standardy w tym zakresie. W Polsce Edenred wprowadził proste i kompleksowe narzędzie do obsługi wydatków służbowych, które zostało nagrodzone w programie „Najwyższa Jakość Quality International” oraz dwukrotnie uznane za „Najlepszy produkt dla biznesu” w rankingu Gazety Finansowej.

Edenred działa wielopłaszczyznowo i umiejętnie łączy innowacje, technologie z realiami biznesowymi Klienta. Klienci wysoko cenią indywidualne podejście, jakość obsługi i elastyczność w działaniu.

Edenred w Polsce dostarcza rozwiązania oparte na kartach przedpłaconych w trzech kategoriach: motywacja pracowników, lojalność w biznesie oraz zarządzanie wydatkami firm.

dkkscuf

Podziel się opinią

Share
dkkscuf
dkkscuf