Bez dokumentów niższa emerytura

Jeśli akta pracownika z likwidowanego zakładu nie trafiły do archiwum, może się to odbić na wysokości jego świadczenia.

– ZUS wezwał mnie do uzupełnienia dokumentów w celu obliczenia kapitału początkowego. Firma, w której pracowałam, nie istnieje, a dokumenty przechowuje była księgowa u siebie w domu. Dotarłam do niej, ale nie chce mi wydać Rp-7 – żali się czytelniczka.

I nic dziwnego. Była księgowa nie ma bowiem uprawnień ani do przechowywania dokumentów, ani do wydawania na ich podstawie zaświadczeń.

Kłopoty z udowodnieniem zarobków ma wiele osób. ZUS honoruje zaświadczenia wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp-7 lub legitymacje ubezpieczeniowe z wpisami o wynagrodzeniach. Zaświadczenie powinno być wystawione przez pracodawcę (lub jego prawnego następcę) na podstawie dokumentacji płacowej.

Gdy nie ma firmy

A gdy zakładu już nie ma? Pracownicza dokumentacja z likwidowanej firmy powinna trafić do archiwum. Wielu pracodawców jej tam jednak nie przekazuje.

– Właściciele firmy zwykle nie orientują się w obowiązkach archiwizacji. Szczególnie w małych firmach zdarza się, że byli właściciele zostawiają dokumenty u siebie w domu. Czasem rozdają teczki osobowe podwładnym. ZUS kwestionuje jednak takie dokumenty, bo przy dzisiejszym stanie techniki stosunkowo łatwo je sfałszować. Trudno potwierdzić autentyczność pojedynczego dokumentu, łatwiej, gdy pochodzi on ze zbioru. Archiwum ma możliwość porównywania go z innymi wystawionymi w tym okresie, wie, jakie były pieczątki, kto był kadrowym itd. – wyjaśnia Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Archiwa (państwowe i prywatne) nie wystawiają Rp-7 na podstawie przechowywanej dokumentacji zlikwidowanych firm, ale wydają uwierzytelnione przez swych pracowników kopie dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, kserokopie). ZUS je zaakceptuje.

Gdy nie ma legitymacji

Jeśli nie ma legitymacji, a dokumentacja płacowa jest niedostępna, to zarobki można potwierdzić na podstawie innych dokumentów z akt osobowych, np. umowy o pracę itp.

– Trzeba się liczyć z tym, że ZUS uwzględni wówczas tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki określone kwotowo, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo lub procentowo od znanego składnika wynagrodzenia itp. Inne, np. premie, nagrody, będą uwzględnione tylko wówczas, gdy dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne – wyjaśnia Przemysław Przybylski, rzecznik ZUS.

A to oznacza, że do podstawy wymiaru nie zostaną wliczone premie, nagrody lub dodatki przysługujące warunkowo (np. uzależnione od wyników) bądź uznaniowo i wypłacane w zmiennych wysokościach – chyba że uda się zgromadzić dokumenty potwierdzające ich wysokość oraz wypłatę. Jeśli dana osoba była wynagradzana godzinowo, to ZUS ustali wynagrodzenie, jeżeli zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku.

– O poświadczenie kopii dokumentu z oryginałem można wystąpić do notariusza. Praktyka pokazuje, że łatwiej wykazać fakt zatrudnienia niż zarobki. Na szczęście od tego roku okresy, za które płacy nie udało się udowodnić, są zaliczane do podstawy wymiaru z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia w tym czasie. Wcześniej były zaliczane jako zerowe, co bardziej odbijało się na wysokości świadczenia – zauważa Wiesława Taranowska z OPZZ.

Emeryci i renciści, którzy byli w takiej sytuacji, od 1 stycznia 2009 r. mogą wnioskować o przeliczenie emerytury. Z danych ZUS wynika, że zgłosiło się około 250 tys. takich osób.

Osoba, która ma dokumenty, choćby nawet trafiły do niej przypadkowo, może w każdej chwili przekazać je do archiwum. Tyle że wtedy z własnej kieszeni zapłaci za ich dalsze przechowywanie.

Pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem z art. 281 kodeksu pracy.

– Pracownik może skierować sprawę do prokuratury, choć to mało skuteczna ścieżka. Może też wnieść powództwo cywilne przeciwko byłemu pracodawcy, ale wtedy musi ocenić szkodę, jakiej doznał w związku z tym, że ten nie przekazał dokumentów do archiwum. Trudno się na to zdecydować, zwłaszcza samemu – mówi Jolanta Louchin.

| Akta trzeba oddać Od 2007 r. szefowie likwidowanych firm muszą przekazać dokumentację pracowniczą do archiwum, do czego zobowiązuje art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 171, poz. 1396 ze zm.). Trzeba wybrać archiwum (państwowe lub prywatne) i z góry zapłacić za przechowywanie tam dokumentów za czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu liczonego od dnia zakończenia stosunku pracy – dla dokumentacji osobowej, albo od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej. Opłata to zwykle iloczyn ceny za przechowanie 1 metra bieżącego dokumentów (kilkadziesiąt złotych) i liczby lat. Ceny wahają się od kilkunastu do ok. 50 zł. W razie finansowych tarapatów można wnioskować o bezpłatne przechowywanie dokumentacji przez archiwum państwowe. |
| --- |

Magdalena Januszewska