Efektywnie jesteśmy w stanie przepracować tylko 5 godzin

- Czy istnieje sposób, by „wydłużyć” dobę choćby o godzinę?

- Czasu nie da się oszukać, można jedynie nauczyć się lepiej nim zarządzać. Około 20 procent naszych czynności przyczynia się do wytworzenia 80 procent efektów. Klucz stanowi więc to, żeby wyeliminować te 80 procent zadań, które w mniejszym stopniu przyczyniają się do efektu, a wyrobić tylko to, co jest najbardziej skuteczne i istotne.

- Jakie są największe „pożeracze” czasu w pracy?

- Wszelkiego rodzaju zebrania, narady, spotkania, przerywniki, wyjścia na chwilę, sytuacje, gdy ktoś o coś nas pyta, odbieranie telefonów, rozpraszanie się - coś robię i ktoś mi przeszkodzi, dekoncentruję się i potem zaczynam to samo jeszcze raz. Na dalszym etapie znowu mi ktoś przeszkodzi i będę musiał od nowa się wdrażać itd.

- A czy to nie jest tak, że właśnie narady i zebrania mają pomóc wykorzystywać czas pracy efektywniej?

- Chodzi o to, że zebrania i narady często są przeprowadzane w sposób nieefektywny. Ludzie siedzą i się nudzą. Po prostu marnują czas.

- Wstaję rano i mówię sobie: od dziś chcę lepiej zarządzać swoim czasem. Jak się do tego zabrać?

- Przede wszystkim trzeba zdać sobie sprawę ze swoich priorytetów – to co jest ważne, i temu się poświęcać. Zanim coś zrobię warto zadać sobie pytanie, czy to jest rzeczywiście ważne i czy trzeba to zrobić teraz. A także czy ważne jest to, abym ja to wykonał, czy może mógłby to zrobić ktoś inny.

- A konkretniej, jak wygląda dobre i złe dysponowanie czasem?

- Prostym przykładem jest bycie na każde zawołanie, czyli cokolwiek ktoś ode mnie chce, o cokolwiek ktoś się pyta, to zawsze jestem do dyspozycji, odwracam się i rozpoczynam rozmowę. A przeciwieństwem tego jest podejmowanie w sposób bardziej świadomy tylko tych rozmów, które rzeczywiście są istotne. Można zadać takie pytanie: czy to, o czym chcesz ze mną teraz porozmawiać dotyczy tego, czym się właśnie zajmuję? Jeżeli nie, to porozmawiajmy o tym po pracy albo w przerwie obiadowej czy za godzinę.

- Przychodzę do pracy i planuję sobie, że dziś zrobię to i to?

- Dzień należy zacząć od planowania i zakończyć kontrolą przebiegu realizacji zaplanowanych zadań, żeby wyciągnąć z tego wnioski na kolejny dzień. Można zacząć od tego dzień lub zaplanować sobie wszystko dnia poprzedniego. Jeśli nie ma planu, to nie ma zarządzania czasem.

- Czym się kierować przy ustalaniu priorytetów?

- Trzeba się kierować tym, kim i gdzie chcę być za rok, za dwa. Co chcę robić i jak chcę żeby moje życie wyglądało. I później, konkretniej już przed każdą czynnością zastanowić się, czy wykonanie jej przybliża mnie do tego, kim chcę w przyszłości być. Jeżeli tak, to robię to, jeśli nie - dziękuję.

- Czy da się pogodzić dwa etaty i na przykład opiekę nad dziećmi tak, żeby nie odbiło się to na jakości tych obowiązków?

- Wszystko zależy od czynności, jakie są wykonywane, ale jeśli są to zadania wymagające zaangażowania uwagi i koncentracji, zadania intelektualne, to przeciętnie efektywnie można pracować ok. 5 godzin.

- Ale przecież i tak przeciętny pracownik musi spędzić w pracy 8 godzin.

- Pracujemy przez te 8 godzin teoretycznie. Jeśli odsączymy od tego czas przeznaczony na plotki, na rozgrzewkę, na zamyślanie się, nicnierobienie itd. to prawdopodobnie nie zostanie wcale więcej niż te 5 godzin. Przy czym zastrzegam, że chodzi o czas wysoce efektywnej pracy, bo zdarza się że męczymy się z jakimś zadaniem 2-3 godziny, a moglibyśmy je zrobić w pół godziny, gdybyśmy byli wypoczęci i odpowiednio zmotywowani. Nasza efektywność zależy od naszej motywacji. Jeżeli nie będziemy mieli odpowiedniej motywacji, to nie będziemy pracować efektywnie. Jak człowiek czuje się zmuszony do pracy i nie robi tego z własnej woli, to jego praca nie będzie najpewniej przynosiła oczekiwanych rezultatów.

- Jakie korzyści, oprócz tego że jesteśmy w stanie lepiej wykonać swoją pracę, niesie ze sobą dobre zarządzanie czasem?

- Przede wszystkim możemy być zadowoleni z tego, co robimy. Czyli - robię to, co chcę i osiągam efekty, które są zamierzone przeze mnie. Mam poczucie kontroli nad swoim życiem. Zarządzanie czasem to właściwie zarządzanie sobą w czasie. Jestem zadowolony z tego co robię, mam czas na ważne dla mnie rzeczy, ponieważ nie marnuję go na takie, które są dla mnie wcale, mało czy średnio ważne. Nie ma czasu, żeby robić w życiu wszystkie ważne rzeczy. Jeden z moich profesorów powiedział nam kiedyś „proszę państwa nie mamy czasu żeby przeczytać wszystkie dobre książki, które są na świecie. Nie mamy nawet czasu, by przeczytać wszystkie bardzo dobre książki, które są na świecie. Trzeba naprawdę dokonać selekcji i przeczytać tylko te, które są wybitne”.

- Jak jest z naszą świadomością odnośnie możliwości gospodarowania własnym czasem?

- Tak naprawdę to większość Polaków pracuje na stanowiskach, na których ma niewielkie możliwości zarządzania czasem. Dysponowanie własnym czasem dotyczy tylko samodzielnych stanowisk i stanowisk kierowniczych.

- Jak sobie radzić w przypadku nienormowanego czasu pracy, kiedy jednego dnia pracuje się kilkanaście godzin, a drugiego nic się nie dzieje?

- Takie osoby mają największe możliwości, żeby zarządzać swoim czasem. Jest to największe wyzwanie zarazem. Można mieć zaplanowane zadania, które nie są pilne, ale są ważne do wykonania i wtedy, gdy pojawia się jakaś przestrzeń, jakiś czas wolny, zamiast siedzieć i zastanawiać się co by tu zrobić - ma się na to gotowe odpowiedzi.

(ac)