Firmy szukają oszczędności telekomunikacyjnych

Nie tylko kryzys skłania firmy do szukania oszczędności telekomunikacyjnych. Kto nie optymalizuje komunikacji z klientami oraz wewnątrz przedsiębiorstwa, ponosi większe koszty i zostaje w tyle za konkurencją.

Ceny abonamentu i rodzaje połączeń to, zdaniem Damiana Biedulskiego, dyrektora pionu marketingu rynku biznesowego Grupy TP SA, podstawowe kryteria, według których przeprowadzana jest analiza będąca podstawą do optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych dla usług głosowych. Firmy, podobnie jak indywidualni abonenci, dopasowują pakiety usług telekomunikacyjnych do swoich potrzeb, zwracając uwagę na liczbę minut w cenie abonamentu i stawki za połączenia. Dla operatorów "pakietyzacja" to ważny i powszechnie stosowany instrument marketingowy.

- Duże znaczenie dla doboru taryf ma sposób komunikowania się w firmie i poza nią, czyli np. liczba połączeń ze stałymi kontrahentami, połączeń wewnątrz jednej lokalizacji firmy lub pomiędzy jej oddziałami - wyjaśnia. - Stosujemy też dodatkowe rozwiązania obniżające koszt połączeń, takie jak grupy biznesowe dla średnich przedsiębiorstw i dla dużych firm. Dzięki temu, poza obniżeniem opłat na połączenia wewnątrz firmy, klienci otrzymują upust od kwoty całościowej według specjalnej tabeli rabatów.

Jednak, według naszego rozmówcy, na obniżenie kosztów operacyjnych należy patrzeć nie wyłącznie przez pryzmat tradycyjnej komunikacji głosowej, ale poprzez szereg rozwiązań ułatwiających współpracę pracowników, usprawniających procesy wewnątrz firmy i wspierających przepływ informacji. Jak wskazuje przedstawiciel TP SA, nowoczesne rozwiązania ICT pozwalają np. redukować koszty podróży służbowych poprzez zastosowanie różnych rodzajów telekonferencji - głosowych lub wideo.

Przyspieszają również obieg informacji w ramach systemów mobilnego zarządzania sprzedażą, ułatwiają analizę danych z rozproszonych lokalizacji poprzez rozwiązania M2M (machine-to-machine) oraz szereg różnych rozwiązań pozwalających na szybki dostęp do danych.
- Korzyścią dla klienta jest powierzenie jednemu operatorowi zarządzania wieloma usługami oraz wszystkimi sprawami związanymi np. z serwisem i obsługą - zapewnia Biedulski. - Bardzo wygodna jest też jedna zbiorcza faktura za wszystkie usługi.

Maciej Solicki, kierownik sekcji rynku biznesowego Telefonii Dialog SA, uważa, że zamiast ponosić wysokie nakłady na tworzenie rozwiązań we własnym zakresie, powoduje spadek marży, prościej i taniej jest wykorzystać infrastrukturę operatora telekomunikacyjnego, np. wynajmując powierzchnię w centrum kolokacyjnym.
- Zamieniamy wówczas nakłady na przewidywalne koszty stałe, jesteśmy z produktem na rynku od razu, co dodatkowo daje firmie przewagę konkurencyjną i możliwość uzyskania większego wolumenu sprzedaży - przekonuje przedstawiciel Telefonii Dialog.

Wojciech Kaczor z NextiraOne Polska wyjaśnia, że analiza będąca podstawą do optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych odbywa się poprzez wykorzystanie kalkulatorów ROI oferowanych przez dostawców sprzętu telekomunikacyjnego. - Dochodzi do tego oczywiście własne unikalne know-how zgromadzone w wyniku wielu lat doświadczeń w implementacji i utrzymaniu systemów telekomunikacyjnych - dodaje.

W analizie tego typu uwzględnianych jest kilka parametrów, na które wskazuje przedstawiciel NextiraOne Polska. Jest to więc obniżenie kosztów związane z wykorzystaniem transmisji sygnałów audio oraz video poprzez sieć transmisji danych opartą o protokół IP w miejsce wykorzystywania transmisji z wykorzystaniem łącz telefonicznych w sieci ISDN. Również obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem jednego konwergentnego systemu w miejsce kilku systemów teleinformatycznych oraz związane z utrzymaniem jednego systemu okablowania zarówno dla telefonii, jak i komputerów.

Wojciech Kaczor zwraca również uwagę na utrzymanie jednego konwergentnego systemu teleinformatycznego zamiast kilku odseparowanych systemów, a także konsolidację pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie systemu telefonicznego oraz systemów transmisji danych IP w jeden zespół dedykowany do obsługi całego środowiska teleinformatycznego.

- Istotne jest również wdrożenie nowych usług Unified Communications zwiększających produktywność pracowników oraz standaryzacja usług komunikacyjnych oferowanych pracownikom na dowolnym stanowisku pracy poprzez stworzenie jednego, rozproszonego systemu teleinformatycznego - wyjaśnia nasz rozmówca. - Warto także pamiętać o zdalnym zarządzaniu infrastrukturą we wszystkich placówkach poprzez centralny zespół specjalistów z wykorzystaniem sieci IP.

Aktualnym trendem na rynku telekomunikacyjnym jest, według przedstawiciela Telekomunikacji Polskiej, zwiększanie przez przedsiębiorstwa całościowych wydatków na ICT, mimo malejących kosztów poszczególnych jednostkowych rozwiązań.
- Zastosowanie najnowszych technologii przynosi wiele korzyści, wspiera optymalizację czasu pracy, usprawnia komunikację wewnętrzną oraz zarządzanie procesami produkcji czy łańcuchami dystrybucji, zapewnia przejrzystość i bezpieczeństwo danych, w konsekwencji przyczynia się do obniżenia kosztów funkcjonowania i zwiększenia obrotów firmy - wyjaśnia Damian Biedulski.

TP SA do rozwiązań optymalizujących koszty telekomunikacyjne zalicza elastyczne oferty w zakresie transmisji danych, np. bezpieczne łącza IP VPN. Telekomunikacja w całości zarządza usługą, czyli dostarcza sprzęt sieciowy, konfiguruje go, a także monitoruje pracę sieci. Sieć VPN łatwo rozbudować bez ponoszenia dużych nakładów związanych np. ze zmianą projektu sieci. Można do niej w każdej chwili dodawać kolejne usługi i aplikacje, które współpracują z siecią i optymalizują jej działanie. Zastosowane w usłudze IP VPN mechanizmy ułatwiają także zarządzanie obiegiem informacji w firmie, ponieważ można im nadawać priorytety ważności.

Ciekawym rozwiązaniem jest oferta mobilnej transmisji danych M2M.
- W usłudze wykorzystana jest sieć telefonii komórkowej do komunikacji maszyny z maszyną lub maszyny z człowiekiem - wyjaśnia Biedulski. - Rozwiązanie może być stosowane do zarządzania flotą pojazdów za pomocą terminali GPS, odczytu danych z liczników, obsługi sieci przemysłowych, monitorowania budynków oraz wszędzie tam, gdzie niezbędny jest zdalny pomiar zużycia mediów (gaz, prąd, woda).

Ograniczenie kosztów telekomunikacyjnych można również osiągnąć poprzez rozwiązania biznesowe działające w oparciu o protokół IP. W ramach telefonii IP zapewniane jest bezpłatne połączenie pomiędzy oddziałami firmy w ramach sieci IP VPN oraz tanie połączenia do abonentów sieci stacjonarnych i mobilnych.
- Pracownicy mogą np. odbywać telekonferencje, co eliminuje konieczność podróżowania - opisuje przedstawiciel TP SA. - Oferta jest rozwiązaniem kompleksowym, w którym odpowiadamy za uruchomienie, utrzymanie i zarządzanie platformą usługową. Damian Biedulski wskazuje ponadto na usługę LAN, polegającą na dostarczeniu i zainstalowaniu skonfigurowanych i zarządzanych przez TP urządzeń CPE (ruterów i/lub przełączników), dzięki której można połączyć urządzenia końcowe (komputery PC, laptopy, serwery, drukarki itp.) w jedną sieć lokalną - LAN i przyłączyć ją do sieci rozległej T P.

Maciej Solicki z Telefonii Dialog zwraca uwagę, że optymalizacja kosztów jest pojęciem bardzo obszernym, a sposób jej przeprowadzenia zależy od profilu działalności przedsiębiorstwa, struktury geograficznej i wielu innych czynników. Ograniczenie wydatków można więc osiągnąć przy wykorzystaniu prostych mechanizmów pozwalających na bezpłatne rozmowy pomiędzy rozrzuconymi geograficznie oddziałami, przez bardziej skomplikowane usługi, np. związane z zarządzaniem ruchem przychodzącym do CallCenter, aż po usługi pozwalające na przeniesienie części zasobów przedsiębiorstwa do specjalnie przygotowanego i zabezpieczonego Centrum Kolokacyjnego.

- Dla przedsiębiorstw, które mają bardzo częsty kontakt z setkami, tysiącami klientów dziennie, dobrym rozwiązaniem jest optymalizacja zarządzaniem ruchem - wyjaśnia nasz rozmówca. W takiej usłudze część połączeń może zostać zakończonych na zapowiedzi słownej (sprawdzenie salda faktury), część zostanie odfiltrowana jako połączenia pochodzące ze strefy numeracyjnej, w której dane przedsiębiorstwo nie prowadzi działalności, a część "skolejkowana" po stronie operatora. Wszystkie pozostałe połączenia trafiają bezpośrednio tam, gdzie będą prawidłowo obsłużone. Dzięki temu do obsługi tego samego ruchu wystarczy mniej linii (łączy).

Dla firm poszukujących ograniczenia nakładów związanych z przechowywaniem danych i świadczeniem usług w internecie dobrym wyjściem jest Centrum Kolokacyjne. Jest to pomieszczenie z gwarancją klimatyzacji, kilku źródeł zasilania, kontroli dostępu, systemem monitoringu, systemem antypożarowym, przeznaczone na ulokowanie zasobów teleinformatycznych klienta wraz z opieką techniczną. Możliwe jest skorzystanie z usług dodatkowych do kolokowanych serwerów, takich jak dostęp do internetu, kanały VPN czy dzierżawa łączy.

Do optymalizacji kosztów telekomunikacyjnych, na co wskazuje Wojciech Kaczor z NextiraOne, wykorzystywana jest telefonia konwergentna, umożliwiająca przesyłanie głosu oraz obrazu przy pomocy infrastruktury I P. Utrzymywana jest wówczas jedna sieć teleinformatyczna oparta o urządzenia IP oraz jedno okablowanie strukturalne. Dzięki takiemu rozwiązaniu można osiągnąć oszczędności bezpośrednie wynikające przede wszystkim z zakupu i implementacji systemu oraz utrzymania i administracji. W tradycyjnej telefonii TDM istnieje konieczność utrzymania oddzielnego systemu telefonicznego oraz infrastruktury transmisji danych.

- Oszczędności daje także możliwość sterowania wychodzącym ruchem telefonicznym w sieci rozległej, tak aby połączenia były realizowane przez łącze o najniższym koszcie dla danego prefiksu - opisuje nasz rozmówca. Mniejsze koszty generowane są również dzięki integracji systemów telefonicznych IP PBX z telefonią komórkową.
Zintegrować można także różnego rodzaju usługi komunikacyjne w jeden system Unifed Communications. Celem zastosowania rozwiązań Unifed Communications jest zwiększenie produktywności i wydajności pracowników poprzez precyzyjny dobór narzędzi odpowiadający charakterystyce i stanowisku pracy pracownika. Dzięki połączeniu wszystkich urządzeń pracownika (telefonu biurowego, telefonu programowego - softphone, telefonu dwusystemowego GSM/VoVLAN, kamery wideo, skrzynki pocztowej, komunikatora internetowego)
w jeden spójny system możliwe jest szybkie i bezpośrednie dotarcie komunikatu do odbiorcy.

- Do rozwiązań optymalizujących zaliczyłbym także systemy konferencyjne dla realizacji spotkań grupowych audio/ Web/wideo oraz systemy TelePresence - wskazuje przedstawiciel NextiraOne.

- Wideokonferencje zapewniają bowiem bezpośrednie korzyści, jeśli chodzi o obniżenie kosztów ogólnych firmy i wyższą wydajność pracy. Wpływają na redukcję kosztów personalnych oraz przyspieszają podejmowanie decyzji.

Ostatnim sposobem na osiągnięcie oszczędności, na który wskazuje Wojciech Kaczor, jest wirtualizacja (konsolidacja) obejmująca wiele komponentów środowiska IT, począwszy od wirtualizacji serwerów, poprzez wirtualizację desktopów, pamięci masowej, aplikacji oraz sieci. Wirtualizacja to "wytrych", którym posługują się obecnie wszyscy kluczowi światowi dostawcy IT i jeszcze jedno potwierdzenie, że kryzys może być bodźcem do wprowadzenia na stałe rozwiązań zwiększających oszczędności i efektywność wykorzystania środowiska IT w firmie.

Jarosław Maślanek