Jak skutecznie wyznaczać cele z zespołem?

Jako menedżer jesteś zobowiązany do zaangażowania całego Twojego zespołu w proces zarządzania przez cele. Bez takiej inicjatywy zespół może poświęcić energię na realizację celów, ale niewłaściwych z punktu widzenia strategii organizacji - wówczas cała jego praca może pójść na marne.

Właściwe ukierunkowanie strategiczne pozwoli uzyskać wymierne korzyści wpływające na efektywność pracy zespołu min.: członkowie zespołu zrozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do sukcesu organizacyjnego, liderzy zespołów będą mogli łatwiej określić priorytety wśród zadań wyznaczanych dla zespołu, praca zespołów zostanie ukierunkowana na najważniejszych z punktu widzenia całej organizacji zadaniach. Najlepszą metodą, aby ukierunkować skutecznie zespół jest zorganizowanie 1-2 godzinnej sesji warsztatowej. Poniżej znajdziesz, krótki opis przykładowego scenariusza takiej sesji. Najistotniejsze efekty które można osiągnąć poprzez jej realizację :

- Ukierunkowanie pracy zespołu zgodnie ze strategią firmy,
- Zrozumienie przez zespół głównych celów organizacyjnych,
- Uzyskanie w zespole porozumienia, co do celów zespołu,
- Ukierunkowanie działań zespołu na oczekiwania beneficjentów,
- Uświadomienie roli zespołu i jego członków w procesie tworzenia wartości,
- Dokonanie oceny efektywności zrealizowanej sesji,
- Przełożenie wyników sesji na skonkretyzowane plany i działania.

Przedstaw plan sesji.
Wyjaśnij istotę ukierunkowania celów zespołu zgodnie z celami organizacji. Przedstaw zespołowi korzyści wynikające ze zgodności celów zespołowych i celów organizacyjnych:

- Członkowie zespołu wiedzą jak ich praca wpływa na wyniki osiągane przez firmę,
- Łatwiej jest określić priorytety i sklasyfikować je,
- Każdy jest skoncentrowany na pracy, która jest ważna dla organizacji.

*Zapytaj członków zespołu, co sądzą o przedstawionych korzyściach. Jak wygląda teraz ich sytuacja? Czy wydaje im się to potrzebne? Itp. * Przedyskutuj cele strategiczne organizacji i pozwól uczestnikom opisać ogólnie jak ich zespół wspiera te cele. Jeżeli zespół jest częścią większej jednostki przedstaw również jej cele.

Ustal cele zespołowe- poinformuj, że zespół powinien określić swoje cele przy zaangażowaniu wszystkich członków. Rozdaj każdej osobie kartki, na których będą mogli zapisać swoje propozycje celów. Poproś zespół, aby pomyślał o misji zespołu i zapisał, co powinien osiągnąć zespół w ciągu kolejnych 12, 6 lub 3 miesięcy, aby zrealizować swoją misję. Rozdaj po 3-4 kartki. Umieść wszystkie na tablicy i wspólnie z zespołem wybierz 3-5 najważniejszych. Uzupełnij cele, jeżeli pojawią się nowe propozycje, pogrupuj podobne. Pozwól, aby zespół doszedł do porozumienia, co do czasu, w jakim osiągnie cele. Jeżeli będziesz musiał zredukować listę celów, poproś zespół o określenie priorytetów. Jednym ze sposobów jest zapytanie każdej z osób o 3-5 najważniejszych celów

Zweryfikuj określone cele i określ je w formie SMART - w razie potrzeby wprowadź korekty do kreślonych celów.

Oceń ukierunkowanie zespołu pod katem celów - sprawdź czy cele określone przez zespół są zgodne z celem jednostki i organizacji. Możesz wykorzystać trójstopniową skalę :

1. doskonałe dopasowanie - określony cel wyraźnie wspiera cele jednostki i organizacji.
2. pewne dopasowanie - cel w pewnym stopniu wspiera cele organizacji i jednostki.
3. brak dopasowania - cel nie jest zgodny z celem organizacji i jednostki.

Przedyskutuj z zespołem powody jego oceny. Skoryguj pozostałe cele zadając pytanie „Co można w nich zmienić żeby wspierały cele jednostki i organizacji. Zbierz pomysły i przedyskutuj je. Zweryfikuj zapisane cele.Sporządź listę sposobów, którymi zespół może jeszcze lepiej wesprzeć realizacje celów organizacyjnych.

Ukierunkowanie strategiczne to podstawa do wprowadzenia i realizowania zarządzania przez cele - to "narzędzie" przeznaczone dla liderów, którzy rozpoczynają swoją współprace z zespołem, jak również dla tych, którzy potrzebują świeżego spojrzenia na swoją pracę i miejsce zespołu w organizacji.

Autor: Tomasz Krzemiński - Trener współpracujący B&O Navigator