Kiedy Internet wyprze papier

W dobie Internetu przedsiębiorcy i ich pełnomocnicy będą musieli razem ze skargą składać papierowe wypisy z KRS potwierdzające legitymację członka zarządu, dyrektora finansowego czy innej osoby upoważnionej do działania w imieniu firmy. Co gorsza, nie wiadomo nawet, czy i kiedy zmiana będzie możliwa. Pół biedy, jeśli mocodawcą jest polska firma figurująca w naszym rejestrze sądowym. Gorzej - jeśli jest nim spółka z zagranicy.

Przepis art. 28 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2002 r. nr 153, poz. 1270 ze zm.) pozwala na to, by osoby prawne dokonywały czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Taki organ lub osoba ma też obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu (art. 29). Z kolei w myśl art. 37 § 1 ww. ustawy także pełnomocnik musi przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa, a adwokat, radca prawny, doradca podatkowy i rzecznik patentowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa. Pozwala on też sądowi w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Z przepisów nie wynika jednak wymóg udowadniania legitymacji do udzielenia pełnomocnictwa. Mimo to tak właśnie przepisy te interpretują sądy administracyjne (np. I GSK 079/07, I GSK 147/08, I SA/Op 515/09). Jak twierdzą doradcy podatkowi, żądanie papierowej wersji wypisu z KRS jest normą w każdej sprawie, w której jest pełnomocnik.

Co gorsza, brak odpisu z KRS traktowany jest jako brak formalny, który - jeżeli nie zostanie uzupełniony w ciągu siedmiu dni - przesądza o odrzuceniu skargi przez sąd administracyjny.

Uzyskanie wypisu z KRS to nie problem. Można go uzyskać w ciągu jednego dnia. To jednak, co nie nastręcza większych kłopotów polskim firmom, jest nie lada wyzwaniem dla spółek zagranicznych, które przed polskimi sądami domagają się np. zwrotu pobranego podatku u źródła czy zwrotu VAT zapłaconego w cenie nabytych w Polsce towarów czy usług.

Ich pełnomocnicy mają poważny problem z uzyskaniem informacji od swoich mocodawców. Przede wszystkim dlatego, że podmioty zagraniczne są przyzwyczajone do opartych na zaufaniu relacji z urzędami.

- Jeżeli np. dyrektor finansowy podpisuje w imieniu spółki i na papierze firmowym pełnomocnictwo, to nie spodziewa się, że ktoś będzie jeszcze dodatkowo żądał potwierdzenia, że on jako dyrektor finansowy faktycznie był umocowany do udzielenia takiego pełnomocnictwa w imieniu spółki - podkreśla doradca podatkowy z Warszawy.

Niestety, zagraniczni przedsiębiorcy nie dość, że nie są przygotowani na to, że ktoś będzie podważał udzielone przez nich pełnomocnictwo, to jeszcze nie są w stanie od ręki takich dokumentów przedstawić. Niejednokrotnie bowiem informacje żądane przez polskie sądy nie są gromadzone w rejestrach zagranicznych będących odpowiednikiem naszego KRS. Czasami takie umocowanie do działania w imieniu spółki wynika z jej dokumentów wewnętrznych. Nierzadko nie ma nawet pełnomocnictwa dla konkretnej osoby. Wystarczy, że w statucie spółki jest zapis, który pozwala np. dyrektorowi finansowemu czy handlowemu na udzielanie pełnomocnictw do reprezentowania spółki w sprawach, które pozostają w ich kompetencji.

Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy coraz głośniej wyrażają swoje nadzieje na zmiany. Liczą na to, że sądy odejdą od żądania papierków i same zaczną sprawdzać mocodawców za pośrednictwem Internetu. Zwłaszcza że, jak nieoficjalnie udało się nam ustalić, w internetowej bazie KRS pomocy szuka np. Naczelny Sąd Administracyjny, gdy musi wyjaśnić wątpliwości dotyczące przedsiębiorców czy stowarzyszeń.

- Na gruncie postępowania sądowoadministracyjnego to, w jakim stopniu okoliczność umocowania do działania w imieniu osoby prawnej została udowodniona, pozostaje do indywidualnej oceny sądu w danej sprawie. Ewentualna generalna zmiana wymagałaby nowych rozwiązań legislacyjnych - powiedział "Rz" sędzia Janusz Drachal, rzecznik prasowy NSA.

Grażyna J. Leśniak
Rzeczpospolita