Noworoczne postanowienie: nie przemęczać się w pracy
Nie wiadomo kto wpadł na pomysł, by denerwować ludzi noworocznymi postanowieniami, których nie jesteśmy w stanie dotrzymać
Nie wiadomo kto wpadł na pomysł, by denerwować ludzi noworocznymi postanowieniami, których nie jesteśmy w stanie dotrzymać. Jednak w tym roku możesz przełamać złą passę – i na przykład zacząć nie przemęczać się w pracy.
W praktyce wygląda to tak: większość pracowników zaczyna dzień od odkopania się spod góry arkuszy, tabelek, raportów i alertów z programu pocztowego, natomiast kilku „obiboków” beztrosko włącza przeglądarkę i zaczyna surfować po internecie. Wtajemniczeni mówią o tym „sztuka kreatywnego unikania pracy”, ich guru to inżynier Wally z komiksu „Dilbert”. Na czym polega sekret?
Rób szybko, najwyżej zrobisz jeszcze raz
Tomek miał kiedyś przygotować analizę konkurencyjnych firm. – Dostałem na to sporo czasu, aż tydzień – opowiada. – W dwa pierwsze dni zebrałem najważniejsze informacje ze stron internetowych i na tym koniec. Przez następne trzy dni nie robiłem kompletnie nic w tym temacie. Gdy wpadł mi w oko jakiś branżowy news w newsletterze lub w portalu informacyjnym, robiłem z niego plik pdf i wrzucałem w katalog projektu. Podczas dwóch ostatnich dni przejrzałem zgromadzone pdf-y. Kilka informacji było całkiem przydatnych, dodałem je więc do analizy.
Podczas spotkania okazało się, że szef potrzebuje dodatkowych informacji na temat oferty cenowej konkurentów w poszczególnych segmentach. Miał też kilka innych uwag co do analizy – tutaj coś poprawić, tam rozszerzyć, tam skrócić. Tomek dostał kolejne trzy dni na uzupełnienie raportu.
– Dwaj koledzy robili podobne analizy, tyle że z innych rynków. Nie dość, że siedzieli nad nimi równo przez cały tydzień, to i tak dostali stronę uwag i poprawek. A ja przez trzy dni miałem praktycznie wczasy w pracy. Co odpocząłem, to moje – uśmiecha się Tomek. – Poprawki zrobiłem oczywiście jak należy. Lubię swoją pracę, ale nie mam ochoty przepracowywać się.
Rób po swojemu, nie czekaj na powszechne uzgodnienie
Maryla pracuje jako opiekun kluczowych klientów. Choć w firmie istnieją szczegółowe podręczniki obsługi, to Maryla często chodzi własnymi ścieżkami. Nie oznacza to, że łamie regulamin. Byłoby to totalną głupotą, nawet jeśli klient byłby bardzo zadowolony z ostatecznego efektu. Nie, Maryla korzysta z regulaminu w sposób kreatywny – w razie potrzeby odwołuje się do nieco innych paragrafów niż wszyscy.
– Punkt numer 9 regulaminu serwisu stanowi, że uzupełnienie zamówienia klienta następuje w terminie od 3 do 5 dni roboczych. Czasem jednak klient potrzebuje czegoś na jutro – wyjaśnia. – W normalnych okolicznościach klient zostałby grzecznie lecz stanowczo poproszony o poczekanie tych trzech dni. Nawet jeśli klient zgłosi zażalenie lub rozwiąże umowę wraz z najbliższą dostawą. Dlatego gdy jest to faktycznie dobry klient, zanim przejdę do formułki zgodnej z punktem numer 9 regulaminu, pytam czy sytuacja nie nosi przypadkiem znamion nagłego kryzysu. Jeśli tak, to wtedy przestaje obowiązywać tryb obsługi z punktu 9, a zaczyna działać punkt 4a z zeszłorocznego korporacyjnego okólnika. Zgodnie z tym punktem, w przypadku stwierdzenia nagłego kryzysu pracownik obsługi ma prawo wysłać poza kolejnością nowe zamówienie, o ile tylko jego wartość stanowi co najmniej połowę kwotę pierwotnego zamówienia.
Maryla nie korzysta zbyt często z tej sztuczki, ale kilka razy dzięki niej zaoszczędziła sobie wielu kłopotów. – Zamiast zgłaszać formalne zamówienie czyli wypełniać dwa formularze podpisane przez kogoś z kierownictwa, wrzucam priorytetowe zlecenie w system magazynu. Znam jeszcze kilka podobnych trików regulaminu. Nie rozpowiadam o tym na lewo i prawo. Kto umie czytać, ten się doczyta – wzrusza ramionami. – A kto nie umie, niech pracuje zgodnie z regulaminem i biega za podpisami kierownika, który nawiasem mówiąc przeciętnie dwa dni w tygodniu spędza „w gościach” u kilku ważniejszych klientów. Kierownik ma oczywiście służbowy laptop i służbowy tablet, ale z nich nie korzysta. Gdy w końcu zjawia się w biurze, czeka na niego sterta zamówień. Do realizacji idzie może połowa, reszta czeka na następny tydzień. Moi klienci natomiast nie czekają, a ja nie stresuję się wymyślaniem kolejnych usprawiedliwień dlaczego zamówienie znów się opóźnia.
Wyrób w sobie odstraszający nawyk
Ten sposób nie nadaje się dla osób o słabych nerwach. Więcej opowie o nim Artur. – Raz na jakiś czas przydarza mi się jakiś wypadek przy biurku. A to wyleje mi się kawa na dokumenty, a to zapali mi się kosz na śmieci i w ferworze gaszenia wpadnie do niego jakiś mega pilny raport. Czasem góra papierów po prostu zleci mi na podłogę. Nie mam czasu segregować od razu, więc kładę wszystko jak leci z powrotem. Gdy potem ktoś potrzebuje ode mnie jakiegoś dokumentu, chętnie go poszukam – przy czym zaznaczam, że to trochę potrwa. Jeśli komuś naprawdę zależy, to podrzuci mi drugi egzemplarz.
W ten sposób biurko szybko zapełniłoby się papierami. Jest na to prosty sposób – biurowy system zarządzania niepotrzebnymi dokumentami. Co dwa tygodnie wszystkie dokumenty „z podłogi” Artur przepuszcza przez niszczarkę. – Jasne, że kilka razy ktoś miał wielkie pretensje, że czegoś nie przejrzałem lub nie zrobiłem – przyznaje. – Co wtedy mówię? Że i tak ma szczęście, że przejrzałem to co mi przyniósł zanim zostało zalane kawą lub spalone w koszu. Że generalnie zgadzam się z propozycją, ale z doświadczenia wiem, że dane finansowe powinny być niższe o jakieś 20 procent. To daje mi jakiś tydzień oddechu, jeśli dokument do mnie wróci. W mniej więcej połowie przypadków dokument do mnie nie wraca w ogóle, a czasem nawet dostaję podziękowanie za to, że moja uwaga budżetowa przyczyniła się do odkrycia poważnego błędu w założeniach i zaoszczędzenia pieniędzy na z góry niepotrzebne koszty. Mimo wszystkich studiów, przepisów i podręczników, większość ludzi popełnia proste błędy w rozumowaniu finansowym. Daję im po
prostu czas, żeby zdali sobie z nich sprawę, zanim narobią poważniejszego bigosu.
**** Żeby wszystko było jasne – trzy powyższe porady stosujesz wyłącznie na własną odpowiedzialność. Mogą one ci pomóc odzyskać trochę czasu w ciągu dnia pracy, ale mogą też narazić cię na nieprzyjemności ze strony szefa lub kolegów. Zanim zaczniesz je stosować, upewnij się, że warto to zrobić – lub że jesteś co najmniej na wylocie z firmy i nie masz tak naprawdę nic do stracenia.
Mariusz Ludwiński,MA,WP.PL
