Nowy VAT: samodzielnie czy z pomocą fachowca?

Zmiana stawek VAT od 1 stycznia jest już przesądzona. Właścicielom sklepów pozostaje coraz mniej czasu na przygotowanie urządzeń fiskalnych. Nie zawsze wymaga to wizyty profesjonalnego serwisanta - wiele czynności można wykonać samemu. O pomoc fachowców powinni jednak poprosić przedsiębiorcy, którzy korzystają ze starego oprogramowania, pracującego w systemie DOS.

Po raz pierwszy od siedemnastu lat zmiany stawek podatkowych powodują konieczność modyfikacji we wszystkich informatycznych systemach finansowo-księgowych. Przedsiębiorcy nie muszą się obawiać, że Nowy Rok powitają przerwą w działalności, pod warunkiem, że zawczasu pomyślą o dostosowaniu swoich firm do nowych przepisów.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (ustawa okołobudżetowa zyskała już poparcie Senatu), z początkiem 2011 r. zmienią się podstawowe stawki podatku VAT. Nowe, wyższe stawki ustalono na poziomie 8 i 23 procent. Jednocześnie 7-procentowa stawka, obowiązująca obecnie dla podstawowych produktów żywnościowych, zostanie obniżona do poziomu 5 procent. Stawki takie będą obowiązywać do 2013 r. Dodatkowo, zgodnie z projektem legislatora, VAT może corocznie przyrastać o 1 punkt.

Jest to największa zmiana VAT od 5 lipca 1993 r., kiedy to wprowadzono ten podatek. W praktyce dla przedsiębiorców oznacza ona konieczność przystosowania się do nowej sytuacji, zarówno od strony polityki cenowej, jak i funkcjonalności wykorzystywanych narzędzi informatycznych. Zmiany obejmą systemy IT, jak i wszystkie kasy fiskalne, a jest ich w Polsce ponad 1,5 mln.

Zgodnie z instrukcją obsługi

Z punktu widzenia handlu detalicznego najważniejszym urządzeniem, które trzeba przeprogramować jest kasa fiskalna. Najwięksi producenci obecni na polskim rynku zapewniają, że nowe wersje programów mogą dostarczyć z wyprzedzeniem. Co ważne, nie w każdym przypadku zmiany wymagają wsparcia profesjonalistów. Użytkownik może samodzielnie przypisać nowe stawki VAT. Procedura ta jest najczęściej opisana w podręczniku obsługi konkretnego modelu kasy fiskalnej.

Jeśli operacja polega jedynie na zmianie wartości podatku - np. z 22 na 23 procent, to nie wymaga ona wiele czasu, ani fatygi. Sprawa się nieco komplikuje, kiedy trzeba przyporządkować różne stawki VAT w grupie produktów, objętych dotąd jednolitym podatkiem. Trzeba to zrobić ręcznie, jeden artykuł po drugim, co znacznie wydłuża czas przeprogramowania sprzętu. Jak bardzo? To zależy od wielkości sklepu i asortymentu. Niemniej, przy zachowaniu należytej staranności także taki proces można wykonać samodzielnie.

Jeśli w sklepie działa kilka kas i drukarek fiskalnych połączonych w sieć, wystarczy dokonać zmian centralnie, jednocześnie dla wszystkich urządzeń. Oddzielną kwestią jest wprowadzenie zmian w systemach magazynowych, im większa baza towarowa, tym bardziej czasochłonny jest to proces. Część przedsiębiorców zamierza połączyć wprowadzanie nowych stawek VAT z remanentem, dlatego decydują się na zamknięcie sklepów 1 i 2 stycznia, a by przeprowadzić inwentaryzację.

Czas odejść od systemu DOS

Jak widać w przypadku nowoczesnych urządzeń problemy techniczne związane ze zmianą VAT, można pokonać samodzielnie. Trzeba jednak pamiętać, że wiele mniejszych placówek handlowych używa kas starego typu, których producenci już dawno zniknęli z rynku i nie mogą skorzystać z aktualizacji do nowej wersji. W takim wypadku przedsiębiorca ma dwa wyjścia: zatrudni specjalistę, który dokona potrzebnych zmian albo kupi nowe urządzenie.

Informatyce radzą, aby nie trzymać się kurczowo trzymać się starych programów DOS-owych. Zmiana stawek VAT może być doskonałym powodem przejścia na nowoczesne rozwiązania. Tym bardziej, że producenci aplikacji odchodzą od 30-letniej technologii, wobec czego aktualizacje stawek w przestarzałych aplikacjach jest bardzo kosztowne, a przejście na Windows wcale nie musi być problemem.

- Swoją przygodę z produkcją oprogramowania zaczynaliśmy od aplikacji DOS, ale dziś, gdy niepodważalnie królują Windowsy zalecamy nowoczesne technologie. Dlatego zdecydowaliśmy o wycofywaniu programów pod DOS z oferty. Oczywiście mamy świadomość, że użytkownicy ciągle z nich korzystają. Jednak zapowiadane zmiany stawek VAT wymagają dużych ingerencji w kod programów. Wydaje się, że przy dzisiejszych, atrakcyjnych cenach oprogramowania, zdecydowanie łatwiej kupić aplikację pod "okienka", niż obstawać przy niewspieranej technologii - przekonuje Tomasz Fidos, prezes rady nadzorczej firmy Humansoft.

Obecnie żaden z liczących się producentów oprogramowania biznesowego nie tworzy nowych programów pod DOS. Zachęcają oni użytkowników do zmiany programu na intuicyjne i nowoczesne oprogramowanie pracujące w środowisku Windows. Dziś DOS stanowi niszę. Działające w nim programy powodują wiele utrudnień. DOS wymaga starych komputerów, starych systemów operacyjnych i przestarzałych urządzeń peryferyjnych np. nie obsługuje portów USB obecnie najpopularniejszych w drukarkach.

- Korzystanie z programów DOS oznacza dla przedsiębiorcy ograniczanie swoich możliwości. Przykładowo nasz MiniCorax w standardzie za 290 złotych netto oferuje m.in.: możliwość fakturowania, rejestracji zakupów, prowadzenia rozrachunków, obsługi deklaracji VAT. Pozwala prowadzić magazyny i pomaga w inwentaryzacji. Współpracuje z licznymi urządzeniami fiskalnymi. Pozwala także prowadzić szybką sprzedaż detaliczną oraz wykonywać analizy. Przy czym funkcjonalność środowiska graficznego jest nieporównywalna - przekonuje Tomasz Fidos.

Na początek dualizm stawek VAT

Posługiwanie się nowoczesnym oprogramowaniem finansowo-księgowym ułatwi także funkcjonowanie firmy w okresie przejściowym. "Stare" oraz "nowe" stawki będą bowiem przez pewien czas funkcjonować jednocześnie, np. w przypadku korekty faktury VAT sprzedaży, wykonywanej w roku 2011, a dotyczącej dokumentu z roku 2010.
Wtedy mamy do czynienia z dwoma stawkami oraz kwotami VAT na tym samym asortymencie - starą z roku 2010 oraz nową, obowiązującą w 2011. Zdaniem przedstawicieli firm oferujących oprogramowanie, przedsiębiorcy nie muszą obawiać się, że w związku z tym konieczne będzie w okresie przejściowym utrzymywanie dwóch odrębnych systemów.
- Oprogramowanie w najnowszej wersji, będzie wspierało okres dualizmu stawek VAT. Korekty faktur czy kontrakty handlowe i ich rozliczanie według różnych stawek będą w pełni zautomatyzowane i obsługiwanie przez system - wyjaśnił Artur Pala, kierownik systemów w Sage. Nowe wersje sofware’u uwzględniają np. rozszerzenie funkcjonalności wspomagających proces zmiany cen w cennikach. Dodano do nich także nowe wzory formularzy typu VAT-7 oraz sposoby rozliczania korekt dokumentów handlowych i magazynowych. - Powstają mechanizmy ułatwiające automatyczną migrację stawek w kartotekach towarów, podpowiadające aktualnie obowiązujące stawki, by zautomatyzować cały proces i ograniczyć ryzyko powstania błędu - zapewnił Artur Palac.

Autor: MJ