Bez biletu też rozliczysz służbową podróż pracownika

Od 1 stycznia 2007 r. do rozliczenia kosztów krajowych podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Rozliczenie kosztów podróży pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Ten tryb postępowania wynika z § 8a rozporządzenia w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju.

Przedsiębiorcy, którym przeszkadza ten kolejny uciążliwy obowiązek dokumentacyjny, mogą zrobić coś więcej, niż tylko ponarzekać. Popularne stało się wykorzystanie furtki z kodeksu pracy. Rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dotyczy osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego u innego pracodawcy mogą odbiegać od przewidzianych przez to rozporządzenie. Pozwala na to art. 775 § 3 kodeksu pracy. Musi to jednak być wprost zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Najczęściej uregulowania te - w odróżnieniu od zawartych w rozporządzeniu - zwalniają pracowników z obligatoryjnego dokumentowania przejazdów biletami PKP i PKS. Za przejazd środkami komunikacji publicznej podatnicy zwracają pracownikom faktycznie poniesiony koszt obliczony według cennika PKP lub PKS, a trasa przejazdu wyznaczana jest na podstawie dowodów potwierdzających wysłanie pracownika w delegację. Wydłużany jest też termin na rozliczenie się przez pracownika z wydatków poniesionych w czasie delegacji.

Podatnicy, którzy przeprowadzili te zmiany lub je planują, zwracają się do organów podatkowych z pytaniem, czy rzeczywiście w dokumentacji podatkowej dotyczącej podróży służbowych pracowników nie muszą gromadzić biletów. Niektórzy wprost wyjaśniają, że zamierzają uniknąć uciążliwego sposobu rozliczania podróży służbowych przewidzianego przez rozporządzenie o krajowych podróżach służbowych. Organy podatkowe wyrażają na to zgodę. Przykładem może być interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 września 2008 r. (ILPB3/423-359/08-2/KS), wydana na wniosek firmy wykonującej roboty budowlano-montażowe w zakresie energetyki i telekomunikacji na terenie całej Polski i w związku z tym często wysyłającej pracowników w podróże służbowe. Izba potwierdziła, że kwoty zwracane pracownikom mogą być kosztem uzyskania przychodów. Warunkiem jest, aby zwrot odbył się na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów, za przejazd środkami komunikacji publicznej w podróży służbowej na obszarze kraju, w wysokości ceny biletu, a w razie
jego braku według aktualnie stosowanych cen przez PKP lub PKS z załączonym dowodem wewnętrznym określonym jako rozliczenie podróży służbowej. W innej interpretacji (z 4 września 2008 r., ILPB1/415-416/08-2/AMN) ta sama izba skarbowa potwierdziła, że zwrot pracownikowi należności za przejazd w czasie podróży służbowej (na podstawie regulaminu wynagradzania, zgodnie z którym w razie braku biletu pracownikowi zwracana jest równowartość biletu odpowiadająca aktualnym cennikom PKP lub PKS) jest zwolniony z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tomasz Król
Rzeczpospolita