ERP - zinformatyzowany rozwój

Jeżeli inwestycja była odpowiednio przygotowana, system optymalnie dobrany, a dostawca i klient profesjonalnie podeszli do integracji.

Sektor spożywczy to dosyć specyficzna gałąź przemysłu, gdzie rygorystyczne uregulowania prawne spotykają się z niskimi marżami i dużą konkurencją oraz wysokimi oczekiwaniami dotyczącymi jakości obsługi klienta.

_ Jeżeli firma chce nadążać za konkurencją w branży, musi być maksymalnie wydajna _- mówi Janusz Małgorzaciak z Microsoft Dynamics. _ Systemy wspomagające zarządzanie (ERP) zapewniają stały dostęp do informacji dotyczących wszelkich operacji prowadzonych w firmie. Pozwala to kierownictwu analizować i szybko reagować na zapotrzebowanie rynku. _

Okres wzrostu przedsiębiorstwa, plany rozwojowe, rozszerzenie działalności, wejście w nowe kanały dystrybucji to momenty, kiedy należy poważnie zastanowić się nad wdrożeniem systemu ERP. _ Rozwój firmy nie wsparty lepszym zarządzaniem, będącym efektem wdrożenia systemu zarządzania przedsiębiorstwem, napotyka w pewnym momencie barierę nie do przeskoczenia _ - mówi Bogusław Tober, project manager Asseco Business Solutions SA, Pion Biznesowy Softlab.

_ Podstawową przesłanką do wdrożenia zintegrowanego systemu ERP jest brak informacji oraz potrzeba usprawnienia procesów _- mówi Tomasz Tubielewicz, prezes firmy Bank Serwis. _ Gdy pracownikom firmy zaczyna brakować niezbędnej wiedzy, nie wiadomo, gdzie należy szukać oszczędności, a marże są tak niskie, że taniej się nie da, oszczędności możemy szukać w usprawnianiu procesów oraz w lepszej analizie posiadanych informacji. Systemy, np. Microsoft Dynamics, są w stanie uprościć przepływy pracy, dostarczyć dodatkowych informacji o ilości potrzebnych zapasów, o zapotrzebowaniu, o rozkładzie kosztów transportu i wiele innych. _

Jak wskazuje z kolei Piotr Śledź, prezes firmy IT.integro, każde rozrastające się przedsiębiorstwo dochodzi do etapu, kiedy pojawiają się trudności w planowaniu produkcji, jej rozliczaniu oraz zwiększeniu wydajności.

Pojawiają się potrzeby lepszego zarządzania sprzedażą, zapanowania nad coraz większą liczbą klientów i ich zamówieniami oraz zwiększenia rentowności sprzedaży. Rozrasta się cały dział logistyczno-magazynowy, który generuje dodatkowe potrzeby lepszego zarządzania zwiększoną ilością towaru, szybszym przepływem produktów od momentu produkcji do momentu dostarczenia klientowi. _ Jeżeli firma się rozwija lub myśli o inwestycjach w rozwój, to powinna również inwestować w nowoczesne rozwiązania informatyczne _ - dodaje Piotr Śledź.

_ Nie wdrażamy systemu klasy ERP, dlatego że robią to inni, ale po to, aby osiągnąć wyznaczone cele i korzyści _ - przestrzega Piotr Górecki, dyrektor odpowiedzialny za wdrożenia systemów ERP w firmie konsultingowej Deloitte. _ Dlatego decyzja powinna zostać podjęta po przeprowadzeniu analizy opłacalności takiego przedsięwzięcia. _

Zakres wdrożenia systemu zależy od specyfi ki firmy. Czynnikami decydującymi o tym są więc np. rodzaj produkcji i sposób realizowania funkcji sprzedażowo-dystrybucyjnej.
_ Inaczej wyglądać będą te funkcje w firmie prowadzącej sprzedaż w modelu bezpośrednim, czyli do końcowych odbiorców, a inaczej w modelu pośrednim, za pośrednictwem dystrybutorów _ - wyjaśnia Piotr Górecki.

Zbigniew Urbanek, dyrektor sprzedaży aplikacji biznesowych do sektora przemysłowego w Oracle Polska, jako przykład wyznaczonego celu podaje zamiar redukcji kosztów operacyjnych, który możliwy jest poprzez usprawnienie procesów i procedur biznesowych. A najlepszym narzędziem umożliwiającym wsparcie tych zmian jest nowoczesny zintegrowany system ERP. _ Potrzeba zmian nie zawsze wynika ze strategii, czasem instalacja systemu ERP jest umotywowana względami technicznymi, np. niewydolnością stosowanych w firmie rozwiązań, które nie nadążają za rozwojem jej skali biznesu _- wyjaśnia Zbigniew Urbanek.
_ Instalacja systemu zintegrowanego jest wtedy alternatywą dla zatrudnienia nowych pracowników, zdolnych obsłużyć rosnący strumień informacji. _ Inwestorzy decydują się na wdrożenie systemu ERP, również gdy dotychczasowy system informatyczny ma braki funkcjonalne, np. nie jest dostosowany do nowych przepisów lub wdrożonych procedur i standardów lub ma ograniczenia techniczne, czyli wykorzystywana jest przestarzała technologia lub występują kłopoty z przetwarzaniem informacji. _ Zdarza się również, że firma przechodzi z zarządzania intuicyjnego na zarządzanie uporządkowane, z elementami planowania i kontroli wykonania _ - wyjaśnia Marcin Indryszczak, doradca zarządu Bonair SA.

Często spotykanym czynnikiem przyspieszającym termin wdrożenia jest planowany debiut giełdowy. Dzięki systemowi klasy ERP firma będzie bowiem dobrze oceniona jako przedsiębiorstwo nowoczesne, łatwiejsze jest również sprostanie wymogom raportowania na GPW.
_ Specyfiką sektora spożywczego jest bliskie powiązanie kosztów produkcji z kosztem własnym sprzedaży _ - wskazuje Jaromir Paszek, menedżer ds. kontraktów w branży spożywczej firmy BPSC. _ Sukces odnoszą te firmy, które skutecznie kontrolują i właściwie reagują na informacje związane z wykorzystaniem linii technologicznych oraz zasobów ludzkich. _
Według przedstawiciela firmy BPSC, szczególnie ważne są kwestie czytelności przepływów materiałowych, analizy ścieżki produktu oraz kontroli jakości produkcji zgodnie z normami HACCP. Dlatego też firmy spożywcze przeważnie inwestują w kompleksowe wdrożenia obejmujące sferę produkcyjną, ale również dystrybucyjno-logistyczną, finansową oraz kadrowo-płacową.

*Pełna kontrola *
Mechanizm wpływający na podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP przedstawił nam Manoj Nair, prezes Columbus IT Polska. Według zaprezentowanego schematu, profesjonalnie zarządzane przedsiębiorstwo będzie sukcesywnie rozbudowywać swoje struktury, pozyskiwać nowych klientów i kontrahentów, a to przekłada się na wzrost liczby procesów i danych, na podstawie których podejmowane są decyzje. To, czy będą one trafne, zależy nie tylko od jakości danych, ale też czasu potrzebnego do ich zebrania i przeanalizowania.

Jeżeli sprzedaż rośnie lub utrzymuje się na wysokim poziomie, proporcjonalnie wydłuża się okres przetwarzania danych o sprzedaży, stanach na magazynach czy produkcji. _ Skutki mogą być wówczas fatalne, bowiem decyzje są podejmowane w oparciu o dane, odzwierciedlające sytuację najczęściej sprzed 4-6 tygodni _ - mówi Manoj Nair. _ W tym czasie może się wiele zmienić. Wystarczy, że popyt na określone wyroby w jednym regionie znacząco wzrośnie, a w innym zmaleje, natomiast towar, przechowywany w magazynach, niespodziewanie popsuje się, obniżając zaplanowane przychody. _

Zintegrowane systemy klasy ERP umożliwiają w takich przypadkach błyskawiczne reagowanie i podejmowanie odpowiednich decyzji na podstawie aktualnych danych.

Zakres wdrożenia zależy głównie od przedstawionych przez inwestora jasno określonych planów rozwoju, np. w sektorze spożywczym może to być odpowiedź na pytanie, czy przedsiębiorstwo chce zwiększyć wydajność produkcji i rozszerzyć portfolio, czy też skoncentrować się na rozwijaniu punktów detalicznych. _ Szczegóły wdrożenia możemy poznać dopiero po przeprowadzeniu przedwdrożeniowej analizy _ - mówi Manoj Nair. _ Wówczas ustalamy m.in. kierunki głównych procesów oraz "wąskie gardła", czyli krytyczne momenty wpływające na rentowność firmy. _

Dla przetwórców i dystrybutorów żywności o krótkim terminie spożycia kluczowym procesem mogą być kalkulacje marketingowe i cenowe, na bieżąco dostosowywane do rynkowej wartości towaru. Z kolei producentów bardziej będzie interesować efektywny monitoring wartości składników i surowców, który pozwoli utrzymać kontrolę nad kosztami produkcji. Jeszcze inne priorytety pojawiają się w firmach, zajmujących się wyłącznie sprzedażą detaliczną. Tutaj wdrożenie powinno objąć obszar zarządzania rozliczeniami z dostawcami, reklamacjami oraz wewnętrzną logistyką.

Jak zapewnia prezes Columbus, o zakresie wdrożenia decyduje jednak nie tylko profil firmy i wyniki analizy przedwdrożeniowej, ale też obostrzenia rynku. Międzynarodowi operatorzy handlowi coraz częściej warunkują współpracę z dostawcami od wdrożenia narzędzi odpowiadających za elektroniczną wymianę danych (EDI - Electronic Data Interchange). _ Taki warunek musiał spełnić np. pruszkowski producent czekoladowych specjałów Carletti Polska _- kontynuuje Manoj Nair. _ Decyzja o wdrożeniu EDI zbiegła się w czasie z poszukiwaniami systemu ERP. _

Firma wybrała ostatecznie Microsoft Dynamics AX, który wyposażony jest w moduł do elektronicznej wymiany dokumentów.
Po wdrożeniu firma Carletti Polska nie tylko zmniejszyła koszty administracyjne, m.in. na skutek wyeliminowania powtórnego wpisywania danych, opłat pocztowych i automatycznego księgowania zleceń, ale uzyskała też lepszą koordynację działań.

Andrzej Moskalik, dyrektor ds. współpracy z klientami BCC, firmy będącej partnerem dedykowanym SAP dla branży spożywczej w Polsce, przestrzega, by definiując zakres wdrożenia, rozważyć potrzeby przedsiębiorstwa w przeciągu trzech i więcej lat.
_ W przeciwnym razie wdrożymy rozwiązanie, które wkrótce będzie wymagało bardzo dużej rozbudowy albo wręcz wymiany na bardziej zaawansowany system ERP _- radzi nasz rozmówca. Jego zdaniem, sektor spożywczy posiada specyficzne wymagania wobec systemów IT, które również muszą zostać wzięte pod uwagę. Ważne są takie procesy, jak zarządzanie partiami, kontrola dat ważności, kontrola jakości. Większość dużych firm spożywczych zatrudnia setki handlowców, zwykle wyposażanych w działające na palmtopach systemy typu Sales Force Automation. Ze względu na znaczenie sieci handlowych jako odbiorców towarów, powszechne stały się więc zintegrowane z ERP rozwiązania elektronicznej wymiany informacji (EDI). *ERP - za ile? *

Piotr Górecki z Deloitte zalicza do podstawowych czynników wpływających na koszt wdrożenia systemu klasy ERP w przedsiębiorstwie z branży spożywczej wartość licencji, szkoleń, usług wdrożeniowych oraz sprzętu wymaganego do instalacji i prawidłowego funkcjonowania oprogramowania. _ Elementy te są często pochodną zakresu funkcjonalnego wdrażanego oprogramowania _- mówi przedstawiciel Deloitte. _ Nie możemy też zapominać o opłatach serwisowych, jakie zwykle wnoszone są w zamian za wsparcie i bieżące aktualizacje aplikacji. _

Zdaniem Tomasza Tubielewicza z Bank Serwis, koszty wdrożenia zależą przede wszystkim od wielkości firmy i zakresu wdrożenia.
Według niego, firma handlowa zapłaci zdecydowanie mniej niż firma produkcyjna.

_ Przede wszystkim koszt inwestycji jest uzależniony od liczby użytkowników systemu _ - mówi Piotr Śledź z IT.integro. - Istotnym czynnikiem jest także zakres, jaki ma objąć nowoczesny system ERP. Według doświadczeń klientów IT.integro, skala inwestycji w rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV jest na poziomie ok. 1 mln zł.

Jednym z głównych czynników decydujących o wydatkach związanych z wdrożeniem jest odpowiednie przygotowanie inwestycji.

Cele implementacji muszą zostać uwzględnione w konkretnych zadaniach projektowych. _ Precyzyjne zdefiniowanie zakresu wdrożenia, określenie procesów biznesowych oraz świadome zarządzanie zmianą w samej firmie znacznie wpływa na ograniczenie budżetu przedsięwzięcia _- wskazuje Zbigniew Urbanek z Oracle Polska. Innym istotnym elementem jest stopień zaangażowania w prace, co dotyczy zarówno pracowników w zespole projektowym, jak i szczebla zarządzającego.

_ Całkowity koszt wdrożenia systemu, obejmujący licencje plus wdrożenie, wynosi pomiędzy 150 a 500 tys. zł, w zależności od złożoności procesów biznesowych klienta i konfiguracji systemu _ - informuje Marcin Sokołowski, senior marketing manager, CEE, Epicor Software Poland. _ Przykłady naszych klientów pokazują, że nawet duża inwestycja w oprogramowanie jest w stanie zwrócić się w ciągu czterech miesięcy. _

Marcin Indryszczak z Bonair SA, wskazuje, że spośród dostępnych na rynku rozwiązań ERP do rynku spożywczego dostosowanych jest tylko kilka systemów. Każdy z nich różni się nie tylko ceną, ale bardzo często funkcjonalnością, technologią, elastycznością, dopasowaniem do wielkości i złożoności procesów w firmie. _ Inne są koszty wdrożenia systemu ERP adresowanego na rynek MSP, inne dla Mid-Market, a inne dla klientów z sektora Enterprise _ - mówi przedstawiciel Bonair. _ Systemy ERP dzielą się w ten sposób na "półki" rozwiązań. Wiadomo, że oferty z tzw. górnej półki, jak SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Oracle EBS/Oracle JDE lub IFS Application, to systemy, których wdrożenia wymagają budżetu około miliona złotych i więcej, ale też są to rozwiązania przeznaczone dla segmentu Enterprise czy Mid-Market i sięgają po nie firmy odpowiedniej wielkości. _

Jarosław Maślanek
Rynek Spożywczy