Jak nie siedzieć po godzinach?

1. Określ wizję dnia pracy

Pierwszym krokiem w organizacji idealnego dnia pracy jest określenie jego wyraźnej wizji. Możesz zmodyfikować swe życie w pracy tylko wtedy, gdy będziesz wiedział, jakie ma ono być. Aby zdobyć tę wiedzę, odpowiedz na poniższe pytania:

1. Czego chcesz dokonać?
2. Ile godzin dziennie chcesz pracować?
3. Z jakimi osobami (zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz) chcesz współpracować?
4. Ile niezakłóconego czasu w ciągu dnia chcesz mieć?
5. Ile czasu poświęcisz na pocztę elektroniczną i rozmowy telefoniczne?
6. Jakie inne aspekty uczynią twój dzień pracy idealnym?
7. Jak będziesz się czuć pod koniec tego dnia? 2. Naucz się mówić "nie"

Co innego dzień pracy zaplanowany na papierze, a co innego ten realnie przepracowany. Problem w tym, że rezygnujemy z działań zaplanowanych na rzecz działań, które na bieżąco się pojawiają. Kluczem do zachowania planu dnia jest magiczne słowo "nie". Ustal, jakim rzeczom, działaniom oraz ludziom możesz i powinieneś powiedzieć "tak", o ile chcesz postępować zgodnie ze swymi priorytetami. Określ też rzeczy, którym powiesz stanowczo "nie" (np. namolnej koleżance, która znowu przyszła do ciebie na kawkę lub ploty).

Prawdopodobnie "tak" mówisz częściej niż chcesz. Bo czasem trudno jest odmówić, szczególnie gdy masz do czynienia z szefem, kolegą lub klientem, lecz czas, jakim dysponujesz, jest ograniczony.

Nauczenie się mówienia "tak" lub "nie" jest równoznaczne z nauczeniem się sztuki negocjacji. Negocjacje to dyskusja prowadząca do zawarcia porozumienia. Negocjując, komunikujemy się, aby uzmysłowić sobie nawzajem, co będzie najlepsze dla obydwu stron. Nie ma tu miejsca na ślepe zgadzanie się czy odmawianie. Przypomnij sobie przypadek, kiedy ktoś powiedział ci "nie". Jakie czynniki zaważyły, że wydało ci się to do przyjęcia? W jaki sposób było to zakomunikowane? Przypuśćmy, że twój zwierzchnik bezustannie zleca ci zadania, które tak naprawdę nie należą do zakresu twoich obowiązków. Co więcej, postrzegasz owe czynności jako mające małe znaczenie dla waszej firmy. Jak powiesz "nie" własnemu szefowi? Zamiast mówić "nie", trzeba po prostu wynegocjować warunki. Na początek poproś o więcej informacji. Wyjaśnij zakres i znaczenie zleconego zadania. Przedstaw zwierzchnikowi swoje priorytety oraz to jak je widzisz. Spytaj, czy naprawdę jesteś najlepszą lub jedyną osobą w całej firmie, która może przyjąć to zadanie. Na
koniec, jeśli musisz się zgodzić, zaproponuj rozsądny dla ciebie - powtórzmy: rozsądny dla ciebie - termin wypełnienia tego dodatkowego zadania. 3. Konsoliduj informacje

Jeśli kiedykolwiek się przeprowadzałeś, zdajesz sobie sprawę, jak bardzo obrosłeś w rzeczy niepotrzebne. Szacuje się, że używamy jedynie około 20 proc. ubrań, które zalegają nasze szafy. I sięgamy po co piątą książkę z naszej domowej biblioteczki. Dlaczego więc trzymamy te niewykorzystywane 80 proc.? To proste - ponieważ myślimy, że może kiedyś będziemy tego potrzebować. Podobnie jest w życiu zawodowym: pozbywanie się informacji może być trudne, bo nie wiemy, kiedy okażą się nam przydatne. Ale chomikowanie każdego fragmentu informacji, z jakim się spotykamy, utrudnia nam dostęp do danych, których naprawdę potrzebujemy. Dlatego więc jedną z głównych zasad organizowania jest konsolidowanie informacji, aby pozbyć się rzeczy niepotrzebnych i pogrupować dane, które chcemy zatrzymać.

Aby rozpocząć konsolidację, musisz oczyścić zasoby swoich danych - zarówno te na papierze, jak i dokumenty elektroniczne, materiały do czytania, wizytówki, e-maile. Ta czynność dla niektórych osób jest niewykonalna. Paraliżuje ich lęk przed zniszczeniem informacji, które mogą się im później przydać. Nie pozwól, aby taka obawa stanęła ci na drodze porządkowania danych w biurze.

Sześć poniższych pytań pomoże ci ocenić, czy informacja jest rzeczywiście potrzebna.

1. Czy ta informacja ma związek z twoimi bieżącymi działaniami lub projektem, nad którym właśnie pracujesz?
2. Czy jest to zapis z przeszłości, który może okazać się przydatny do przyszłych kontaktów lub projektów?
3. Czy wykorzystujesz tę informację regularnie?
4. Czy dana informacja jest wciąż aktualna?
5. Jeśli naprawdę potrzebujesz tego zapisu, to czy masz pewność, że nie uzyskasz go w żaden inny łatwy sposób, na przykład od znajomego, z twojej skrzynki e-mailowej, z twardego dysku, z internetu?
6. Czy przechowywania danych dokumentów wymaga prawo lub polityka twojej firmy? *4. Zapanuj nad pocztą elektroniczną *

Każdego dnia rano toniesz w powodzi e-maili? Witamy w klubie. Większość pracowników biurowych otrzymuje średnio 50 wiadomości dziennie, a na ich obsługę potrzebuje co najmniej dwóch godzin. Jeśli pozwolisz komunikacji internetowej, to zajmie ci ona cały dzień i nic wtedy nie zrobisz pożytecznego. Określ więc dokładnie, kiedy, jak często oraz jak długo w ciągu dnia pracy będzie się korzystać z poczty elektronicznej

Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać, bo tzw. białe kołnierzyki odczuwają potrzebę stałego sprawdzania poczty elektronicznej. Dopiero po zidentyfikowaniu własnych przyzwyczajeń związanych z e-mailami możesz przestać być ich niewolnikiem. A stale sprawdzasz pocztę elektroniczną, bo:
• oczekujesz ważnej wiadomości,
• zwyczaje panujące w twojej firmie skłaniają cię do natychmiastowego sprawdzania wiadomości,
• poczta elektroniczna jest w twojej pracy ważna,
• nie chcesz niczego przeoczyć,
• przeglądanie i pisanie wiadomości nie wymaga wiele wysiłku, dlatego jest dobrym pretekstem do unikania innych ważnych spraw, które wymagają więcej czasu i koncentracji.

Jako główną zasadę możesz przyjąć sprawdzanie poczty tylko dwa czy trzy razy w ciągu dnia - rano, po przerwie na posiłek oraz przed opuszczeniem biura.

Ważna wskazówka - na czas pracy, w którym nie zamierzasz sprawdzać poczty internetowej, wyłącz funkcję powiadamiania o nowo otrzymanej wiadomości. Zapobiegnie to odwracaniu twojej uwagi od właśnie wykonywanej czynności w momencie, gdy przyjdzie nowy e-mail. W tym samym celu możesz również zupełnie wyłączyć program obsługujący pocztę, co wyeliminuje pokusę czytania wiadomości zaraz po jej otrzymaniu.

Mirosław Sikorski/JK