Jak zabezpiecza się umowy w programie Kapitał Ludzki?

Jednym z takich narzędzi, z którymi styka się beneficjent, jest wymóg wniesienia zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie. Zabezpieczenie takowe daje instytucji organizującej konkurs gwarancję zwrotu funduszy nieprawidłowo wykorzystanych przez projektodawców.

Od wartości projektu

Warto, aby beneficjenci aplikujący do programu Kapitał Ludzki sprawdzili wymogi w tym zakresie - aby móc ocenić, czy są w stanie przedstawić zabezpieczenie dla projektu, który wygrał konkurs, zwłaszcza jeśli miałoby ono być w formie wiążącej się z kosztami. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy wnosi się do każdej umowy o dofinansowanie projektów ze środków EFS w ciągu 15 dni od jej podpisania. Niedostarczenie zabezpieczenia w tym terminie powoduje rozwiązanie umowy. Rodzaj zabezpieczeń jest zależny od wartości projektu. Gdy wartość dofinansowania projektu nie przekracza limitu określonego w rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. ,,w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich’’ - obecnie jest to kwota 10 mln zł – za wystarczającą formę zabezpieczenia przyjmuje się weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jest to bardzo dogodne
rozwiązanie, bowiem nie wiąże się z żadnymi kosztami. Wystarczy jedynie prawidłowo wypełnić deklarację wekslową oraz podpisać weksel. Wzory obu dokumentów umieszczane są zwykle w dokumentacji konkursowej. Weksle może podpisać jedynie osoba upoważniona do ustanawiania takich zobowiązań w zależności od formy prawnej wnioskodawcy. Podpis składa się osobiście w siedzibie instytucji organizującej konkurs, w obecności upoważnionego pracownika i za okazaniem dowodu osobistego. Przy dużych projektach, przekraczających wspomniany limit, zabezpieczenie wnoszone jest w jednej lub kilku z następujących form: poręczenia bankowego lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej; z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; zastawu rejestrowego na
zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku, gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczeniowej mienia będącego przedmiotem zastawu; hipoteki ustanawianej wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki.

Co jest ważne w gwarancji

Beneficjenci realizujący wiele projektów muszą wziąć pod uwagę fakt, że w przypadku zawarcia kilku umów o dofinansowanie przedsięwzięć z EFS, brana jest pod uwagę łączna wartość tych umów. Wzór dokumentu zabezpieczenia należy przesłać do instytucji organizującej konkurs, która ma prawo zażądać zmian w zapisach dokumentu, a w razie nieuwzględnienia ich nie przyjąć proponowanego zabezpieczenia. Ustanawiając zabezpieczenie w formie gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej oraz zastawu rejestrowego cesji praw z polisy ubezpieczeniowej, należy wziąć pod uwagę konieczność spełnienia przez nie następujących warunków:
- zobowiązanie ubezpieczyciela do bezwarunkowej, nieodwołalnej i na pierwsze żądanie instytucji pośredniczącej, wypłaty roszczenia. Na kwotę roszczenia składa się kwota wypłaconych beneficjentowi środków wraz z naliczonymi odsetkami,
- zobowiązanie, iż wypłata roszczenia następuje na podstawie pisemnego żądania zapłaty, zawierającego oświadczenie, że beneficjent nie wywiązał się ze zobowiązań wynikających z umowy. Do żądania dołączone będzie wezwanie skierowane przez instytucję pośredniczącą do beneficjenta zawierające obowiązek zwrotu wypłaconych środków,
- zobowiązanie ubezpieczyciela do odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez beneficjenta umyślnie.

Dodatkowo wraz z zabezpieczeniem trzeba dostarczyć ogólne warunki ubezpieczenia oraz dowód zapłaty za ustanowienie zabezpieczenia. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu powinno pokrywać okres realizacji projektu i jego ostatecznego rozliczenia. W praktyce weksel in blanco wraz z deklaracją bankową, czy hipotekę ustanawia się bezterminowo, a gwarancję bankową i ubezpieczeniową terminowo. Zwrot dokumentu stanowiącego zabezpieczenie umowy następuje na pisemny wniosek beneficjenta po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność. W razie opóźnień po stronie beneficjenta termin ten może ulec przedłużeniu.

Czasem także zgoda małżonków

Kwota zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy wynosi 150 proc. wartości najwyższej transzy, jaka zostanie otrzymana w ramach projektu, jednak nie może być wyższa niż wartość dofinansowania projektu na dany rok realizacji , w którym wartość dofinansowania jest najwyższa. Pamiętajmy, że koszt ustanowienia zabezpieczenia jest kosztem kwalifikowanym i podlegać może refundacji. Jednak tylko pod warunkiem, że został poniesiony w okresie realizacji projektu. Ma to znaczenie, bowiem najbardziej popularna forma zabezpieczenia (poza wekslem), czyli gwarancja ubezpieczeniowa, to dość kosztowny wydatek. Jego wartość jest zależna od kwoty zabezpieczenia obliczanej według reguły wymienionej powyżej, np. przy projekcie o wartości 12 mln zł to koszt nawet rzędu 50 - 60 tys. zł. Gdy beneficjentem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoby będące wspólnikami spółki cywilnej pozostające w związku małżeńskim i nieposiadające rozdzielności majątkowej, należy dodatkowo dostarczyć oświadczenia
współmałżonków o wyrażeniu zgody na zaciąganie zobowiązań finansowych. Z obowiązku zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych.

Emilia Krawczykowska
Specjalistka ds. pozyskiwania funduszy UE, kierownik Biura Grantów Wyższej Szkoły Nauk Humanistycznych i Dziennikarstwa w Poznaniu.