Komunikacja w dużym przedsiębiorstwie – wyzwanie, któremu można sprostać

Komunikacja w dużych organizacjach, posiadających znaczną liczbę oddziałów regionalnych jest jednym z głównych wyzwań, z jakimi muszą sobie one radzić. Brak kontaktu ze współpracownikami, a także duże koszty generowane przez podróże służbowe mogą stanowić istotną barierę rozwoju. Dlatego coraz częściej firmy poszukują nowych sposobów usprawnienia komunikacji i współpracy w oparciu o dostępne rozwiązania informatyczne.

Dolnośląska Spółka Gazownictwa to lider w branży dystrybucji gazu ziemnego dla odbiorców indywidualnych i instytucjonalnych na południu Polski. Rozproszenie oddziałów spółki było przyczyną powstawania znacznych kosztów związanych z podróżami. Dotychczas stosowany system posiadał wiele ograniczeń np. udział w konferencji mogły wziąć osoby zebrane w jednym miejscu, a dostęp do sal wyposażonych w odpowiedni sprzęt mieli tylko nieliczni pracownicy. Dlatego Dolnośląska Spółka Gazownictwa szukała nowego rozwiązania, które pozwoliłoby na zwiększenie efektywności pracy w całej firmie.

"W naszej organizacji pracownicy chętnie korzystają z różnego rodzaju komunikatorów internetowych do szybkiej wymiany informacji między sobą. Jest to dużo korzystniejsze niż łapanie za telefon czy pisanie maila. Jako dział IT nie byliśmy zainteresowani wdrażaniem rozwiązań typu Gadu-Gadu, które powodują, że cały przepływ informacji odbywa się przez zewnętrzne serwery pośredniczące. Dodatkowo nowe narzędzie miało posiadać funkcjonalność prowadzenia wideokonferencji jeden do jednego i współdzielenia pulpitu, a nawet tej samej aplikacji" - mówi Marcin Sokołowski, Kierownik Działu Wsparcia Użytkowników w Dolnośląskiej Spółce Gazownictwa.

W drodze analizy dostępnych rozwiązań wybrano Microsoft Lync Server 2010. Jego wdrożenie pozwoliło rozwiązać istniejące problemy poprzez umożliwienie komunikacji użytkowników z dowolnego miejsca, w sposób bezpieczny i efektywny kosztowo. Lync Server 2010 pozwala na obniżenie kosztów infrastruktury i wydatków operacyjnych, a jednocześnie poprawia produktywność, stopień współpracy i w rezultacie przyczynia się również do większej wydajności całej organizacji.

"Rozważaliśmy kilka innych korporacyjnych rozwiązań, ale gdy pojawił się Lync, to już niczego innego nie braliśmy pod uwagę. Zazwyczaj we wszystkich narzędziach czegoś brakowało, nie było funkcjonalności wideokonferencji lub współdzielenia pulpitów. Początkowo mieliśmy potrzebę stworzenia kanału komunikacji tekstowej między pracownikami i zapewnienie bezpieczeństwa, aby komunikacja nie odbywała się przy użyciu zewnętrznych serwerów. Komunikacja głosowa i wideo była tutaj dodatkiem, do którego się przymierzaliśmy. Microsoft Lync posiada te wszystkie funkcjonalności i w całości wpisał się w nasze potrzeby" - dodaje Marcin Sokołowski.

Dzięki nowej platformie, domyślnie w programach Microsoft Outlook, SharePoint i innych aplikacjach pakietu Office są widoczne informacje o obecności konkretnych użytkowników, czyli o tym, kto jest dostępny przy komputerze, nieobecny lub zajęty. Aktywowana ikona obecności umożliwia szybkie rozpoczęcie konwersacji z poziomu aplikacji - jednym kliknięciem, co podnosi efektywność komunikacji i znacząco skraca czas realizacji projektów.

"W Lync mamy funkcjonalność Presence, czyli użytkownik chcąc się z kimś skomunikować ma podaną informację o dostępności tej osoby, wie czy jest ona w delegacji, na spotkaniu, rozmawia akurat przez telefon czy też może jest na urlopie. Na tej podstawie użytkownik może wybrać sposób, w jaki chce się skomunikować i załatwić sprawę. Jeżeli na przykład wiemy, że ktoś jest na spotkaniu to nie będziemy do niego dzwonić, dlatego wybierzemy wiadomość tekstową za pomocą czatu lub maila" - mówi Tomasz Białas, przedstawiciel Damovo, partnera Microsoft odpowiedzialnego za wdrożenie rozwiązania w Dolnośląskiej Spółce Gazownictwa.

Duże organizacje dość często powstrzymują się od tak istotnych zmian związanych z wymianą istniejących procedur, infrastruktury i przyzwyczajeń w obawie przed długotrwałym procesem, z jakim - w ich odczuciu - będzie się to wiązało. Projekt przeprowadzony w Dolnośląskiej Spółce Gazownictwa pokazuje, że w rzeczywistości można tego typu wdrożenie przeprowadzić w bardzo krótkim czasie, z bardzo dobrym efektem dla całej organizacji.

"Wdrożenie pełnego systemu zajęło nam niecałe 3 tygodnie" - dodaje Tomasz Białas z Damovo.

Spółka zyskała wyjątkową elastyczność działania, ponieważ Microsoft Lync wspiera otwarty standard i można go połączyć z dotychczasowymi rozwiązaniami. Dodatkowo klienci i firmy partnerskie również mogą korzystać z możliwości nowej platformy - wystarczy do tego pobrać odpowiednią aplikację ze strony internetowej.

"Wydaje nam się, że technologia Microsoft Lync jest na tyle dojrzała, że rozważamy scenariusz, w którym Lync 2010 mógłby stać się naszą centralą telefoniczną" - mówi Marcin Sokołowski, Kierownik Działu Wsparcia Użytkowników w Dolnośląskiej Spółce Gazownictwa.

Opisany projekt pokazuje, że korzystając z rozwiązania Microsoft Lync Server 2010 istotnie można zwiększyć efektywność pracy oraz umożliwić komunikację członkom organizacji z dowolnego miejsca, w sposób bezpieczny i efektywny kosztowo. Jest to rozwiązanie idealne dla dużych organizacji, których pracownicy w związku ze specyfiką wykonywanej pracy muszą pozostawać ze sobą w stałym kontakcie, pomimo przebywania w różnych biurach i lokalizacjach.

"Rozwiązanie Microsoft Lync Server 2010 jest skierowane do każdej organizacji, która chce stosować efektywną komunikację. Największe korzyści będą czerpały firmy posiadające rozproszoną strukturę organizacyjną i takie, których pracownicy często przebywają poza środowiskiem biurowym" - mówi Paweł Borowiecki, Account Technology Strategist w Microsoft.