NIK: w urzędach miejskich i gminnych wciąż króluje papier (aktl.2)

23.03. Warszawa (PAP/PAP Technologie) - Prawie wszystkie gminne i miejskie urzędy mają tradycyjny (papierowy) system zarządzania dokumentami. Tylko pojedyncze wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami - wykazała kontrola e-administracji lokalnej prowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli.

"W 22 z 24 (91,7 proc.) kontrolowanych urzędów jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu rozpatrywania i rozstrzygania spraw wskazywano system papierowy wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie. W dwóch pozostałych urzędach jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazany został system elektronicznego zarządzania dokumentacją" - napisano w raporcie Najwyższej Izby Kontroli dot. wdrażania systemów teleinformatycznych w miastach i gminach.

Kontrolę przeprowadzono w 25 jednostkach, tj. w MAC oraz w 24 wybranych urzędach gmin miejskich i miast na prawach powiatu w województwach: dolnośląskim, małopolskim, mazowieckim, śląskim, wielkopolskim i zachodniopomorskim. Trwała ona od 8 czerwca do 24 października 2014 r.

"Polska nadal ma dużo do zrobienia w zakresie e-administracji" - oceniła Izba, choć podkreślono jednocześnie, że dokonał się spory postęp w tej dziedzinie. Jak przypomniała Izba, w badaniu eGovernment Benchmark, przeprowadzonym na zlecenie Komisji Europejskiej, Polska osiągnęła wskaźnik 76 proc. w zakresie dostępności on-line przydatnych usług publicznych (m.in. założenie własnej działalności gospodarczej, utrata i znalezienie pracy, zmiana miejsca zamieszkania) i uplasowała się w połowie stawki - na 12. miejscu wśród 28 badanych krajów. Wyprzedziła tym samym nieznacznie m.in. Francję (75 proc.), Wielką Brytanię (74 proc.) i Niemcy (67 proc.).

Raport stwierdza jednak, że mimo stosunkowo dobrych wyników na tle europejskim, polskie urzędy oferują tak naprawdę niewiele e-usług przydatnych mieszkańcom. Jak podaje raport, w większości kontrolowanych urzędów (17 z 24) liczba świadczonych e-usług nie przekraczała 20. Aż cztery urzędy świadczyły tylko jedną e-usługę, czyli obligatoryjną Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, podczas gdy tylko nieliczne oferowały ich ponad 100.

NIK zauważyła też, że żaden z kontrolowanych urzędów nie dostosował w pełni swoich serwisów internetowych do potrzeb osób niepełnosprawnych, a termin na to upływa 31 maja 2015 r.

Jak ustaliła Izba, choć 93 proc. ze zbadanych podczas kontroli systemów informatycznych działających w urzędach w ramach e-administracji spełniała minimalne wymogi współdziałania, określone w Krajowych Ramach Interoperacyjności, to systemy te współpracują ze sobą w bardzo ograniczonym zakresie.

Tylko 17 proc. z nich zapewniało współpracę na poziomie najbardziej zaawansowanym, co oznacza, że przekazywanie danych między systemami odbywało się w sposób automatyczny. Jedynie pięć systemów, czyli zaledwie 6 proc., bezpośrednio korzystało z danych gromadzonych w zewnętrznych bazach i rejestrach publicznych, takich jak rejestr PESEL czy też System Informacji Przestrzennej. Pozostałe systemy korzystały wyłącznie z własnych wewnętrznych zbiorów danych urzędów.

Izba negatywnie oceniła działania burmistrzów i prezydentów miast w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji w urzędach. Nieprawidłowości w tym obszarze stwierdzono w 21 z 24 skontrolowanych urzędów.

Najważniejsze uchybienia dotyczyły zarządzania uprawnieniami użytkowników w zakresie dostępu do systemów informatycznych (np. pracownicy części urzędów mogli instalować na komputerach dowolne oprogramowanie, mieli uprawnienia administratora systemu, choć nie byli informatykami; nie blokowano też np. kont byłych pracowników). Jak zauważyła Izba, w wielu urzędach brakuje także np. polityki bezpieczeństwa informacji, czyli opracowanych i wdrożonych regulacji związanych z zarządzeniem bezpieczeństwem informacji.

"W dobie elektronicznej komunikacji kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych użytkowanych przez samorządy. W przeciwnym razie pojawia się ryzyko nieuprawnionego ich ujawnienia, co może doprowadzić do destabilizacji pracy urzędów oraz podważyć zaufanie obywateli do organów administracji publicznej" - podkreśliła NIK.

NIK sformułowała także szereg zastrzeżeń pod adresem ministra administracji i cyfryzacji.

"Minister Administracji i Cyfryzacji nie planował i nie przeprowadzał kontroli współdziałania systemów informatycznych w podmiotach publicznych. Nie przekazał również wojewodom jednolitych kryteriów dotyczących przeprowadzenia przez nich kontroli w samorządach w zakresie działania systemów teleinformatycznych oraz rejestrów publicznych" - napisano.

Rzecznik MAC Artur Koziołek twierdzi z kolei, że w ustawie o informatyzacji określono jedynie podział kompetencji kontrolnych między organami administracji, zakres kontroli i jej kryteria, natomiast częstotliwość ich prowadzenia została pozostawiona do decyzji organu kontrolnego.

"Należy zaznaczyć, że ustawa ta nie nałożyła na ministra administracji i cyfryzacji obowiązku opracowania i przekazania wojewodom jednolitych kryteriów dotyczących przeprowadzenia przez nich kontroli w samorządach, w zakresie działania systemów teleinformatycznych oraz rejestrów publicznych" - dodał Koziołek. Zaznaczył też, że mimo braku takiego obowiązku, MAC podjął działania mające na celu wypracowanie wytycznych w tym zakresie i zwrócił się do wojewodów z prośbą o informacje dotyczące realizowanych przez nich kontroli i trudności, z jakimi się zetknęli.

"Obecnie w MAC prowadzona jest analiza otrzymanych od wojewodów informacji. Planowane jest także zorganizowanie szkolenia/spotkania dla pracowników urzędów wojewódzkich dotyczącego Krajowych Ram Interoperacyjności" - poinformował rzecznik MAC.

Kontrola NIK wykazała również, że pomimo wątpliwości zgłaszanych przez samorządy w resorcie administracji nie wypracowano jednoznacznego stanowiska w sprawie znaczenia terminu "istotnej modernizacji" systemu informatycznego. Tymczasem - jak oceniła Izba - jest to istotne z uwagi na obowiązek dostosowania systemów działających w poszczególnych urzędach do wymogów rozporządzenia Krajowych Ram Interoperacyjności nie później niż w dniu pierwszej istotnej modernizacji.

"Brak precyzyjnego określenia pojęcia +istotnej modernizacji+ powoduje, że urzędnicy nie zawsze potrafią ocenić, czy zakres przeprowadzanej modernizacji jest na tyle istotny, że już stwarza czy też jeszcze nie stwarza obowiązku dostosowywania systemu. W praktyce nie jest więc jasne, kiedy urzędy powinny dostosowywać swoje +stare+ systemy informatyczne do współpracy z innymi systemami i rejestrami" - oceniła Izba, która skierowała do szefa MAC wniosek o naprawienie uchybień.

Innego zdania jest Artur Koziołek, według którego definicja taka została zawarta w rządowym rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (KRI) z 2012 r.

"Zamysłem takiego rozwiązania jest to, aby możliwe szybko uwzględnić zasady KRI w eksploatowanych systemach teleinformatycznych, ale nie w przypadku, gdy tylko usuwa się awarię, a gdy dokonywana jest rzeczywista modernizacja, stąd pojęcie +istotnej modernizacji+" skomentował Koziołek.

Ekspert Pracodawców RP Piotr Wołejko uważa, że obraz informatyzacji administracji samorządowej - wyłaniający się z raportu NIK - "nie jest wesoły". "I nie stanowi też żadnego zaskoczenia. Wszystko odbywa się zgodnie z przewidywaniami, czyli po linii najmniejszego oporu" - zaznaczył Wołejko.

"Konieczne są fundamentalne zmiany w obszarze cyfryzacji administracji. Teoretycznie odpowiedzialne za to Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji nie posiada bowiem kompetencji wystarczających do tego, by tym procesem w odpowiedni sposób kierować bądź przynajmniej go koordynować. Nie jest to możliwe na szczeblu centralnym, a tym bardziej na szczeblu samorządowym, który jest przecież od władzy centralnej niezależny" - ocenił ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rolę do odegrania w tej sprawie mają organizacje zrzeszające poszczególne jednostki samorządu terytorialnego. "Należy od nich oczekiwać podjęcia działań na rzecz wypracowania wspólnych standardów i ram funkcjonowania systemów informatycznych. Rząd powinien je w tym wspierać i koordynować działania w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego" - podkreślił Wołejko.

Ekspert zwrócił uwagę, że szansą na rozwój e-administracji są fundusze unijne na lata 2014-2020. "Trzeba je tylko mądrze wykorzystać. Jeśli potraktować informację o wynikach kontroli NIK jako wskazówkę, to unijne fundusze nie zostaną niestety wykorzystane we właściwy sposób. Owszem, uda się je wydać i coś stworzyć, lecz niekoniecznie będą to nowoczesne, funkcjonalne systemy informatyczne, ułatwiające obywatelom życie, a urzędnikom - codzienną pracę" - dodał.(PAP)

mww/ dol/ rcze/ mhr/ gma/