Organizowanie pracy jest łatwe! Pracuj mniej, ale lepiej

Jeśli jesteś w grupie osób, które statystycznie spędzają 28 dni w skali roku na dojazdach do pracy, 8 dni przeglądasz portale społecznościowe w godzinach pracy, a przez 86 godzin jesteś na przerwie na papierosa, i wciąż brakuje Ci czasu na wykonywanie podstawowych obowiązków służbowych, to koniecznie przeczytaj ten tekst. Zawartych w nim kilka prostych wskazówek, pomoże Ci nie tylko lepiej gospodarować wolnym czasem, ale pozwoli też oszczędzić niepotrzebnych nerwów i stresu.

Polacy, zaraz po Rosjanach, są najmniej wydajnymi pracownikami w Europie. Pracują najmniej wydajnie, co nie znaczy, że pracują mało. Statystyczny pracownik spędza na wypełnianiu obowiązków zawodowych aż 1939 godzin rocznie. To daje nam trzecie miejsce w Europie, wynika z raportu OECD.

Czas to pieniądz

*Polecamy: * Kogo szukają korporacje

Stawiając się na miejscu przeciętnego Kowalskiego, można by powiedzieć, że co z tego, skoro na wiele elementów, wpływających na wartość wytwarzaną w ciągu godziny naszej pracy, nie mamy wpływu. Jednak jest i taki element, na który mamy zasadniczy wpływ oraz który realnie możemy zmieniać. Jest nim efektywność osobista w pracy. Przykład pierwszy: pewien wysokiej rangi dyrektor, w dużej firmie, podjął ostatnio decyzję o finalizacji współpracy z jedną z firm szkoleniowych, odnośnie szkolenia z zakresu efektywności osobistej - w ciągu dosłownie pięciu minut. Cóż z tego, skoro zanim oferta trafiła do jego akceptacji, minęło aż 5 miesięcy. Ten prosty przykład pokazuje, że sprawy które można załatwić w ciągu dwóch tygodni a nawet dni, potrafimy procedować miesiącami. I bynajmniej nie wynika to z braku potrzeby czy chęci, ale z braku zasad i umiejętności, dzięki którym można byłoby przełamać rutynę naszej pracy. Takie sytuacje, jak opisana powyżej są codziennością i zdarzają się na wszystkich szczeblach zarządzania.

Inny przykład. Asystentka w dużej firmie farmaceutycznej swój dzień pracy rozpoczyna od sprawdzenia poczty mailowej. Z powodu specyfiki branży i konieczności ścisłej współpracy z przedstawicielami medycznymi, najwięcej wiadomości spływa do niej w godzinach wieczornych. Twierdzi, że pomimo codziennego planowania zadań w swoim kalendarzu, nie zawsze jest w stanie trzymać się określonego na dzień następny planu działania. Dodatkowo, planowanie to utrudniają jej tak zwane „wąskie gardła” w procesach decyzyjnych firmy. W konsekwencji musi skupiać się na wielu aktywnościach jednocześnie, nie mając możliwości kontynuacji raz rozpoczętego procesu. Problemem okazuje się również korzystanie z popularnego programu pocztowego. Nie zna wszystkich jego możliwości, a na specjalne szkolenia nie ma czasu…

Stop odkładaniu spraw na jutro! Kluczowe strategie i praktyczne rozwiązania

Taka postawa nie jest wyjątkiem. Jak pokazują dane PEPworldwide Europe zbierane w latach 2010-2012, w grupie 1600 menedżerów z różnych krajów Unii Europejskiej:

• 47 proc. pracowników ocenia, że liczba zbędnych maili, które otrzymują wewnątrz organizacji, przekracza 25 proc.;

• 87 proc. pracowników nie potrafi kontrolować procesu czytania maili;

• 85 proc. pracowników poświęca za mało czasu na planowanie swojej pracy;

• tylko 35 proc. pracowników regularnie planuje wszystkie kroki niezbędne do realizacji zadań, głównie w kalendarzu;

• aż 45 proc. pracowników odbywa ponad 6 zebrań w tygodniu.

*Polecamy: * Kogo szukają korporacje

Rzeczy ważne i ważniejsze

Ale nie tylko umiejętność liczenia czasu przydaje się w planowaniu, ważne jest też właściwe określenie priorytetów. Małgorzata Wójcik jest zarządcą nieruchomości w firmie AIG/Lincoln Residential. Jej pasją jest sport. Pełni też funkcję członka zarządu klubu sportowego i trenera sportowego. - Praca na stanowisku zarządcy nieruchomości wymaga posiadania licencji oraz umiejętności pracy pod presją czasu. Połączenie pracy zawodowej i działalności non profit w klubie sportowym wymaga zdolności wykorzystywania każdej minuty w ciągu doby - mówi Małgorzata Wójcik.

Jej typowy dzień pracy składa się z działań zaplanowanych i wykonywanych regularnie, ale przede wszystkim zajmuje się ona bieżącym rozwiązywaniem problemów związanych z zarządzanymi nieruchomościami - od awarii urządzeń po następstwa obfitych opadów śniegu, który np. zasypał drogi dojazdowe do nieruchomości. Po pracy, część swojego wolnego czasu, poświęca rodzinie i domowi, a część drużynie i klubowi. Dla niej najważniejsza jest więc umiejętność zachowania balansu pomiędzy pracą, życiem osobistym i odpoczynkiem. A oto kilka zasad, które według niej pozwalają tę równowagę zachować:

1. Wyznaczam sobie cele, które chcę zrealizować zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym, wg zasad SMART;

1. Kiedy już wiem, co chcę osiągnąć - wyznaczam kluczowe obszary zadań, które doprowadzą mnie do realizacji wyznaczonych wcześniej celów i sprawdzam, czy mam wystarczające zasoby do ich realizacji;

1. Plany są niczym, planowanie wszystkim - przychodzi czas na planowanie; 4. Przy planowaniu ważne jest wyznaczanie priorytetów i to, aby wiedzieć co jest ważne, a co pilne, dlatego warto stosować macierz EISENHOWERA;

1. Przydatna jest też zasada PARETO (20 proc. wysiłku - daje 80 proc. efektu);

1. Realizując zadania zwracam uwagę, aby dobrze planować działania w ciągu każdego dnia - tu pamiętam, że należy zaplanować jedynie 60 proc. czasu, którym dysponuję, a 40 proc. pozostawić na niespodziewane wydarzenia i sytuacje, które się mogą zdarzyć;

1. Planując dzień, pamiętam, aby zaczynać i kończyć go czymś pozytywnym;

1. Nie wolno zapominać o odpoczynku, np. spacer z pieskiem, czy wyjście na lunch;

1. Ponadto wiem, że mój organizm ma swoją krzywą wydajności i znacznie lepiej funkcjonuje we wczesnych godzinach rannych, a zdecydowanie gorzej w późnych godzinach nocnych; 10. Realizując zadania sprawdzam, czy ich wykonanie prowadzi mnie do wyznaczonego celu. Jeśli nie, to wprowadzam korektę do planu;

1. Ponieważ moja praca wiąże się z koniecznością rozwiązywania różnego rodzaju niezapowiedzianych zadań i problemów, staram się wykorzystywać posiadany czas w sposób efektywny, np. grupując czynności podobne i unikam tzw. pustych przebiegów;

1. Realizując te wszystkie zadania korzystam również z nowoczesnych narzędzi elektronicznych:

a. mój kalendarz i zadania w komputerze są zsynchronizowane z telefonem, dzięki temu mam zawsze przy sobie swój plan i informacje o bieżących działaniach;

b. w komputerze i telefonie mogę ustawić „przypominajkę”, która z wyprzedzeniem poinformuje mnie o kolejnym zadaniu;

c. przemieszczając się pomiędzy projektami oraz jadąc ze spotkania na spotkanie, wykorzystuję ten czas i załatwiam rozmowy telefoniczne, posługując się zestawem głośnomówiącym;

1. Na koniec dnia pracy podsumowuję to, co zrobiłam i planuję kolejny dzień, uwzględniając te zadania, których nie zrealizowałam;

1. Ponadto wszystko staram się pamiętać, aby szanować czas i plany innych ludzi!

Stop odkładaniu spraw na jutro! Kluczowe strategie i praktyczne rozwiązania

Kiedy musimy improwizować

Aneta Radzimirska jest dyrektorem zarządzającym w firmie Idea Productions Poland. Twierdzi, że w jej branży jest bardzo mało miejsca na powtarzające się czynności. Mimo wszystko udaje się jednak zachować harmonię. Pracuje w Agencji, która wspiera działalność firm, mających na celu osiągnięcie sukcesu na linii klient - partner biznesowy - pracownik. - Realizujemy nasze kompetencje w obszarze organizacji eventów w Polsce, jak i wyjazdów zagranicznych typu Incentive. Tutaj nie ma miejsca na rutynę - mówi Aneta Radzimirska. W tego typu biznesie każdy projekt różni się od poprzedniego. Są jednak pewne stałe obowiązki. Według Radzimirskiej kluczem do sukcesu jest właściwa organizacja oraz ustanawianie priorytetów. - Zadania, które można zrobić jutro realizuję dziś, dzięki czemu nie mam obciążeń czasowych, a sytuacje „ad hoc” nie przerażają, ponieważ jest na nie również awaryjne miejsce w kalendarzu - zapewnia. I dodaje: - Doskonale wiem, kiedy moja praca po godzinach jest zasadna, a kiedy należy odpuścić i sprawić
sobie prywatną przyjemność. Udane życie prywatne to także podstawa sukcesu w życiu zawodowym.

*Polecamy: * Kogo szukają korporacje

A oto kilka jej wskazówek, jak radzić sobie z natłokiem obowiązków:

- upór, konsekwencja i pasja. Zarządzać sobą w czasie trzeba chcieć. Aby to było możliwe, trzeba kochać to, co się robi. Jeśli ta podstawa jest spełniona, z pewnością dążyć będziemy do optymalnego wykorzystania własnego czasu. Idea Productions Poland jest mistrzem w optymalizacji na poziomie ofertowym, budżetowym i realizacyjnym;

- każdy dzień kończę podsumowaniem: czy zrealizowałam wszystkie założone punkty? Czy jakiekolwiek zadania nie zostały spełnione i czy możliwe jest ich przełożenie na jutro? Tego typu organizacja oraz planowanie każdego dnia daje mi poczucie bezpieczeństwa i pełnej kontroli nad wszystkim.

Posiadając umiejętność osiągania celów zawodowych możliwie najmniejszym kosztem, możemy założyć, że działając skutecznie podnosimy wartość naszej pracy. Efektywność często opiera się nie tyle na woli i wzmożonym wysiłku, ale na nawykach pracowania nad sobą samym.

- W jakimś sensie to po prostu technika, jak w sporcie. Przykładowo: w biegach narciarskich technika kroku czy smarowania nart mogą przesądzić o zwycięstwie lub porażce - porównuje Bartłomiej Sołowiej, dyrektor operacyjny i ekspert z zakresu efektywności osobistej z firmy PEPworldwide.

Standardy, procedury, praca z kalendarzem, zarządzanie czasem są pojęciami wzbudzającymi pewną irytację i znudzenie, jednak jeżeli wdrożymy je umiejętnie i będziemy postępować zgodnie z nimi, nasz sposób funkcjonowania może zmienić się radykalnie.

Reguła 4 Z

Postaraj się w tym tygodniu zastosować dla każdej sprawy, która do Ciebie trafi lub którą chcesz się zająć, regułę 4 Z czyli:

• Zrób - jeżeli sprawa jest krótka i nie zabiera dużo czasu;

• Zaplanuj (określ konkretną datę w kalendarzu) - jeżeli nie możesz zająć się daną sprawą teraz;

• Zleć - jeżeli sprawą może zająć się inna osoba. Zapisz wtedy w kalendarzu, kiedy sprawdzisz, czy zlecone zadanie jest wykonywane;

• Zniszcz - jeżeli sprawa nie jest dla Ciebie ważna.

W ten sposób załatwienie każdej sprawy zawsze doprowadzisz do końca. Nie czekaj ze zmianą - zrób to od razu. Nie odkładaj niczego na ,,święty nigdy" lub do ponownego rozpatrzenia. To właśnie nawyk odkładania jest źródłem zaległości. Postępuj tak ze wszystkimi sprawami, które napotkasz. Rezultat może być dla Ciebie miłym zaskoczeniem. Zmiana nieefektywnych zachowań na skuteczne nawyki, pozwala zaoszczędzić średnio godzinę czasu dziennie. W skali roku to drugi urlop, który możesz sobie sprawić w prezencie.

Michał Sosin, autor portalu CentrumRekrutacyjne.pl

MA

[

]( http://www.centrumrekrutacyjne.pl/ )

Stop odkładaniu spraw na jutro! Kluczowe strategie i praktyczne rozwiązania