Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o archiwach

"Zostaną stworzone przepisy, które umożliwią efektywne zarządzenie dokumentacją elektroniczną i papierową w przypadku jej jednoczesnego występowania oraz usprawnią przechodzenie podmiotów do elektronicznego zarządzania dokumentacją. W efekcie stworzone zostaną warunki do lepszego i efektywniejszego zarządzania dokumentacją archiwalną przez podmioty publiczne" - napisano w komunikacie CIR.

Do tej pory archiwizację dokumentów regulowała ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tzw. ustawa archiwalna oraz znowelizowana w 2010 r. ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Ustawa archiwalna dotyczy sposobu postępowania władz państwowych i samorządowych z dokumentami papierowymi i elektronicznymi oraz określa metody ich przechowywania. Z kolei ustawa o informatyzacji wprowadziła nowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi oraz dała podstawę do funkcjonowania elektronicznej administracji.

Jak podkreśla Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, które przygotowało nowelizację, obowiązywanie obu ustaw powodowało konieczność harmonizacji przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną. Podczas procesu archiwizowania następuje bowiem przenikanie się obu rodzajów dokumentacji. Nowelizacja ustawy ułatwi gromadzenie, zarządzanie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej oraz uproszczenie zasad postępowania z dokumentacją, w przypadku współistnienia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i systemu zarządzania dokumentacją na nośnikach tradycyjnych (szczególnie papierowych).

Nowelizacja zakłada też rezygnację z odrębnej procedury zarządzania dokumentami dotyczącymi obronności i bezpieczeństwa państwa. Według resortu kultury obowiązująca obecnie procedura szczególnego traktowania takich informacji komplikuje obsługę dokumentacji. Specjalnie wydzielone do tego celu komórki znikną, a gromadzona przez nie dokumentacja trafi do archiwów zakładowych, które w poszczególnych instytucjach zajmują się ewidencjonowaniem, udostępnianiem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Nowelizacja zreorganizuje też proces zarządzania dokumentacją w instytucjach, które odpowiadają za wytwarzanie materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. Ministerstwo zauważyło, że wielopoziomowa struktura tych jednostek powoduje trudności organizacyjne w zarządzaniu dokumentacją. Obecnie za przekazywanie materiałów do archiwów państwowych odpowiada kierownik danej instytucji, np. w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych za archiwizację odpowiada jego prezes. Resort chce, żeby w ten proces włączyły się struktury terenowe instytucji, np. regionalne oddziały ZUS. Ma to usprawnić zarządzanie dokumentacją.

Archiwa państwowe sprawują opiekę nad dokumentalną spuścizną polskiego społeczeństwa i państwa. Przechowują one obecnie prawie 40 mln jednostek inwentarzowych zajmujących ok. 300 km półek. Dokumentują miejsce Polski na politycznej mapie Europy, są świadectwem jej tysiącletniego dorobku cywilizacyjnego i kulturalnego, w tym działalności władz państwowych i samorządowych, instytucji publicznych i wybitnych osobistości życia społecznego. W Polsce działają trzy archiwa o charakterze centralnym: Archiwum Główne Akt Dawnych, Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe oraz 30 archiwów o charakterze regionalnym.

Zmienione przepisy mają wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.