Dowiedzmy się, czego naprawdę chcemy

Kluczową kwestią przy doborze dostawcy jest opis przedmiotu zamówienia. Decyzje zakupowe w SPZOZ-ach są ograniczane przez Prawo zamówień publicznych, w którym kluczową rolę odgrywa cena.

Dyrektorzy zwracają jednak coraz częściej uwagę na jakość sprzętu, chociażby ze względu na konieczność dostosowania się do wymogów ustawowych. Doradcza rola firm w procesie inwestycyjnym jest na ogół bardzo ważna.

Przed poważną decyzją inwestycyjną stanął na przełomie lat 2010 i 2011 ZOZ w Chełmnie. Otrzymał dofinansowanie z Regionalnego Programu Operacyjnego na zakup sprzętu medycznego. Całość planowanej inwestycji miała się zamknąć w kwocie 2,5 mln zł. Jak mówi w rozmowie z Rynkiem Zdrowia dr Ewa Burc, dyrektor szpitala w Chełmnie, przygotowywania do tego przedsięwzięcia trwały wiele miesięcy.

W ramach postępowania przetargowego do kupienia były: fotele ginekologiczne, łóżka i wanna porodowa, inkubatory, aparaty do ELKG, kardiomonitory, respiratory, aparat EKG, holter ciśnieniowy, pompy infuzyjne, przewoźny zdjęciowy aparat RTG, zestaw endoskopowy, bronchofiberoskop, łóżka i stoliki szpitalne, kozetki lekarskie oraz sprzęt do laboratorium, w którym znajdą się m.in. analizator hematologiczny, analizator biochemiczny, analizator immunologiczny, koagulometr, wirówka laboratoryjna, mikroskopy.

Umiejętność wybierania

Przed podobnym wyzwaniem - jakim jest każda duża inwestycja - stanął Jacek Łukomski, dyrektor Szpitala Wojewódzkiego w Poznaniu. Lecznica dobudowała budynek już istniejącego obiektu szpitala. Efektem inwestycji ma być uruchomienie nowoczesnego, spełniającego wymogi określone przepisami prawa oraz standardami międzynarodowymi, bloku operacyjnego składającego się z 8 sal operacyjnych (2 sale uniwersalne, 2 chirurgii ogólnej, 2 ortopedyczne, 1 ginekologiczno-urologiczna, 1 transplantologiczna).

Ewa Burc tłumaczy, że najważniejszym wyznacznikiem przy doborze dostawców sprzętu jest Prawo zamówień publicznych: - Jeżeli chodzi o szczegóły techniczne sprzętu, to przez wiele miesięcy przygotowywaliśmy się do inwestycji, śledząc inne postępowania czy też oglądając i sprawdzając różnego rodzaju wyposażenie, które chcieliśmy zakupić.

Według dyrektor szpitala w Chełmnie, warto przyjrzeć się odpowiednio wcześniej sprzętowi znajdującemu się w innych szpitalach lub podczas branżowych targów.

Jej zdaniem, istotną rolę odgrywają też prezentacje sprzętu organizowane przez firmy. - Część aparatów testowaliśmy także w naszej placówce - przyznaje Ewa Burc i zwraca uwagę na fakt, że proces inwestycyjny to nie tylko starania dyrektora, ale także lekarzy, którzy będą później używać dane urządzenie: - U nas cały zespół pracował, przygotowując postępowanie przetargowe.

Jacek Łukomski podkreśla, że kluczową kwestią przy doborze dostawcy jest opis przedmiotu zamówienia, przy czym w Szpitalu Wojewódzkim w Poznaniu przygotowuje się specyfikację w oparciu o własnych specjalistów.

- Przykładowo, jeżeli chodzi o wyposażenie sal operacyjnych, jest to dosyć skomplikowane, ponieważ muszą one służyć różnym specjalnościom, zarówno chirurgom, jaki i ortopedom, laryngologom, ginekologom, okulistom - zauważa Jacek Łukomski. Zaznacza, iż ustalanie opisu przedmiotu zamówienia zaczęło się od zapytania ordynatorów poszczególnych specjalności o to, jak widzą wyposażenie swoich sal operacyjnych.

Ważnym czynnikiem było także przystosowanie sal do transplantacji, ponieważ poznański szpital wykonał w zeszłym roku najwięcej transplantacji nerek w Polsce - 142.

- Dopiero po przeanalizowaniu oczekiwań ordynatorów zaangażowaliśmy osoby z pionu technicznego do ustalenia, jakie powinny być parametry urządzeń, które chcemy kupić - tłumaczy Jacek Łukomski. Jak podkreśla, starano się sporządzić dosyć szeroki opis przedmiotu zamówienia. Po wykonaniu specyfikacji dyrektor jeszcze raz dokonał jej oceny wspólnie z ordynatorami. Następnie wszczął procedurę przetargową.

- Jesteśmy zadowoleni ze sprzętu, który zakupiliśmy - podkreśla Jacek Łukomski.

Rozwiązanie kompromisowe

Jak dowiedzieliśmy się od Agnieszki Nowak, kierownik ds. sprzedaży krajowej w firmie Alvo Grupa Gastrometal, dostarczone do Szpitala Wojewódzkiego w Poznaniu meble medyczne do sali operacyjnej, a także zabudowa panelowa ścian kosztowały kilkaset tysięcy złotych.

- Przy tego typu realizacjach koszt może dochodzić do milionowych kwot. Temat wydatków związanych z realizacją projektów to bardzo złożony problem, każdy projekt jest rozważany indywidualnie i wiele czynników składa się na ostateczną cenę - tłumaczy Agnieszka Nowak.

W przypadku inwestycji w szpitalu w Chełmnie jedną z istotniejszych części był zakup różnego rodzaju szpitalnych łóżek. - W ramach projektu dokonaliśmy zakupu łóżek na wyposażenie kilku oddziałów szpitalnych - mówi nam dyrektor Ewa Burc. Informuje, że głównym dostawcą była w tym przypadku firma Stolter.

Jak wynika z danych firmy, dostarczyła ona wielofunkcyjne łóżka do pielęgnacji pacjentów, szafki przyłóżkowe, stoły do badań oraz niezbędne wyposażenie dodatkowe, jak materace, barierki boczne oraz uniwersalne uchwyty. Sprzęt medyczny trafił na oddziały: dziecięcy, położniczoginekologiczny, rehabilitacyjny oraz na oddział intensywnej terapii.

Ewa Burc podkreśla, że w przypadku zakupu łóżek, choć nie tylko, przygotowując specyfikację techniczną do przetargu, kierowano się analizą sprzętu wielu producentów. Dyrekcji zależało na kompromisie między funkcjonalnością i ceną.

Cena decyduje?

Przedstawiciele dostawców sprzętu dla szpitali zwracają uwagę na fakt, że większość przetargów pisana jest w 100% w oparciu o kryterium ceny. - Rzadko w grę wchodzi ocena funkcjonalności, jakości oraz usług posprzedażowych - mówi nam Kamil Bosiacki, prezes ds. ekonomicznych i handlowych firmy Stolter. - W ciągu ostatnich lat nie odnotowaliśmy znacznej zmiany przy wyborze kryteriów specyfikacji.

Agnieszka Nowak wskazuje na różnicę w podejściu do inwestycji sprzętowych w przypadku placówek publicznych i prywatnych. - Jeżeli chodzi o placówki publiczne, to z naszych doświadczeń wynika, że dyrektorzy szpitali kierują się przy decyzjach inwestycyjnych głównie ceną. Jest to spowodowane przede wszystkim specyfiką dokonywania zakupów poprzez postępowania przetargowe - tłumaczy.

Według naszej rozmówczyni, w przypadku prywatnych placówek medycznych widać, że decydenci mają większe pole manewru i choć cena jest bardzo ważna, to jednak przykładają większą wagę do jakości.

Jacek Łukomski przyznaje, że decydująca rola ceny w procedurach przetargowych jest pewnym problemem dla publicznych szpitali. - Jednak dzięki odpowiednio sporządzonemu opisowi zamówienia można określić istotne parametry, jednocześnie nie wykluczając konkurencji - przekonuje.

Jak podkreśla, w Szpitalu Wojewódzkim w Poznaniu udało się zakupić sprzęt dobrej klasy dzięki określeniu odpowiednio wysokich parametrów w specyfikacji.

Także Ewa Burc stwierdza, że cena stanowi podstawę w zamówieniach publicznych. Podkreśla jednak ważną rolę ustalanych parametrów technicznych sprzętu w ramach postępowania przetargowego. Jednocześnie ostrzega przed pułapkami zastawionymi na szpitale w przepisach o zamówieniach publicznych.

- Zbyt ogólnie przygotowana specyfikacja powoduje, że szpital może dostać za wcale nie najmniejsze pieniądze sprzęt niskiej jakości, jednak z drugiej strony zapisy w specyfikacji, które umożliwiają przedstawienie konkurencyjnych ofert, muszą określać standard sprzętu, którego oczekujemy - tłumaczy dyrektor ZOZ w Chełmnie. Jej zdaniem, trzeba umiejętnie wypośrodkować między zbyt szczegółową specyfikacją - żeby nie narazić się na zarzuty niezachowania zasad konkurencyjności w przetargu - a specyfikacją zbyt ogólną, tak aby kupić sprzęt za jak najmniejsze pieniądze, ale dobrej jakości.

Jacek Łukomski zauważa, że w przypadku poznańskiego szpitala korzystne okazało się ogłoszenie jednego dużego przetargu na całość aparatury zamiast kilku mniejszych postępowań. - Dzięki temu cena, którą uzyskaliśmy, była znacznie niższa, nawet o 25-30% niższa od tej, którą zakładaliśmy.

Wpływ dostawców

Dyrektorzy szpitali mają różne poglądy na rolę firm w procesie inwestycyjnym. Niektórzy uważają, że ze względu na ogromną wiedzę na temat sprzętu specjalistów z firm, trzeba ich zdecydowanie włączyć do tworzenia specyfikacji.

Z drugiej strony dość powszechne jest przekonanie, że należy minimalizować wpływ firm na proces inwestycyjny szpitala. Zdaniem Ewy Burc, trzeba współpracować z firmami, które dostarczają sprzęt: - Przygotowując postępowanie, nie tylko oglądaliśmy sprzęt w innych szpitalach i na targach, ale także prosiliśmy firmy o udostępnienie egzemplarzy do testów - przekonuje Ewa Burc. Jak tłumaczy, firmy posiadają aparaty demonstracyjne, które mogą użyczyć na określony czas, dzięki czemu szpital ma możliwość pracy na sprzęcie i sprawdzenia jego funkcjonowania.

- Możliwość przetestowania sprzętu w lecznicy lub na targach jest bardzo ważna - podkreśla dyrektor ZOZ-u w Chełmnie.

- W naszym szpitalu decydującą rolę w ustalaniu specyfikacji mają wewnętrzni specjaliści. Jednak spotkania z firmami - szczególnie we wstępnej fazie ustalania opisu przedmiotu zamówienia - są potrzebne - podkreśla Jacek Łukomski. Według niego, podczas krótkich spotkań z firmami szpital otrzymywał informację o możliwej ofercie rynkowej.

- Ważne jest, żeby ułożona przez nas specyfikacja była możliwa do zrealizowania przez dostawców - uważa dyrektor Łukomski. Jak tłumaczy, chodzi o to, żeby opis przedmiotu zamówienia, mimo tego, że z punktu widzenia lecznicy jest idealny, nie okazał się niewykonalny, gdyż wówczas nikt nie przystąpi do przetargu.

Dyrektor zaznacza jednak, że spotkania z firmami w prowadzonym przez niego szpitalu odbywają się tylko na wstępnym etapie przygotowania inwestycji: - Później cały proces specyfikacji odbywa się wewnątrz szpitala - dodaje.

Firmy chcą się dopasować

Według Kamila Bosiackiego, misją jego firmy jest tworzenie mebli medycznych służących zdrowiu i bezpieczeństwu pacjentów oraz personelu medycznego. - Staramy się, by nasze standardy w pełni zaspokajały oczekiwania odbiorców.

Staramy się również realizować specjalne oraz indywidualne zamówienia naszych klientów tak, aby w pełni ich satysfakcjonowały wyniki naszej pracy - tłumaczy Bosiacki. Informuje, że obecnie Stolter oferuje meble i sprzęt medyczny oraz świadczy usługi serwisowe, gwarancyjne i pogwarancyjne na terenie całej Polski.

Według Kamila Bosiackiego, uzasadnione jest, aby firma posiadała sieć wykwalifikowanych doradców, pracujących na terenie całego kraju. - Rolą doradcy jest informowanie klienta o obowiązujących normach i wymogach bezpieczeństwa dla mebli medycznych - mówi nam Bosiacki.

Według niego, specjalista z firmy może też służyć pomocą personelowi szpitala w podejmowaniu decyzji, prezentując nowoczesne rozwiązania.

Agnieszka Nowak także uważa, że firmy medyczne powinny nie tylko przedstawiać ofertę, ale także służyć pomocą przy doborze sprzętu. - Chodzi o to, żeby lekarze byli zadowoleni z aparatury, na której przecież będą codziennie pracować - przekonuje do ściślejszego kontaktu z firmą kierownik ds. sprzedaży krajowej w Alvo Grupa Gastrometal.

Jak podkreśla, obecnie rynek sprzętu medycznego jest bardzo bogaty, istnieje wiele możliwości doboru sprzętu. Jej zdaniem, z jednej strony jest to pozytywne zjawisko, ale z drugiej strony może sprawiać trudności dyrekcjom szpitali w wyborze odpowiedniej aparatury, czyli takiej, która jest rzeczywiście placówce potrzebna.

- Rola dostawców sprzętu polega między innymi na tym, żeby zaproponować optymalne rozwiązania dla konkretnych placówek, których specyfika jest przecież bardzo różnorodna - twierdzi Agnieszka Nowak.

Daniel Mieczkowski