Odpisy odliczamy w momencie przelewu

Pracodawca, który zdecydował się na założenie funduszu socjalnego, do 31 maja powinien przelać na jego rachunek 75 proc. odpisu. Jeśli tego nie zrobi, musi zaczekać z rozliczeniem podatkowym.

Warunkiem zaliczenia odpisów na fundusz do kosztów uzyskania przychodów jest bowiem wpłacenie ich równowartości na wyodrębniony rachunek bankowy. Nie wystarczy samo naliczenie. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o CIT (oraz art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o PIT)
.

Jeżeli na rachunek funduszu została wpłacona tylko część odpisu, to tylko w tej wysokości może być kosztem. Odliczyć można też odpis w zwiększonej wysokości, byleby został przelany na wyodrębnione konto.

Co zrobić, jeśli pieniądze z funduszu zostaną przeznaczone na inne cele niż działalność socjalna? Rozumie się przez nią usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Czasem jednak firmy mają wątpliwości, czy kryteria działalności socjalnej spełnia np. sfinansowanie imprezy integracyjnej. Może też się zdarzyć, że pracodawca wypłaci pieniądze z funduszu i przeznaczy je na inne cele.

– Z przepisów podatkowych wynika, że warunkiem zaliczenia odpisu do kosztów jest wpłata na rachunek funduszu – mówi Aleksandra Kozłowska, doradca podatkowy w kancelarii TPA Horwath. – Nie mówią nic o zasadach wydawania tych pieniędzy. Można więc domniemywać, że fiskusa nie interesuje, co pracodawca z nimi zrobi. Obawiam się jednak, że jeśli w trakcie kontroli okazałoby się, że firma wydała środki funduszu na inne potrzeby niż socjalne, organy podatkowe zakwestionowałyby rozliczenie.

Tak też wynika z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie (sygn. I SA/ Kr 1974/03). Podkreślono w nim, że ustawodawca uzależnił odliczenie kosztów od wpłaty na rachunek funduszu po to, aby mieć gwarancję, że środki te nie będą wykorzystywane na inne cele niż działalność socjalna.

Wydaje się więc, że jeśli firma wypłaci środki z funduszu nie na działalność socjalną, powinna skorygować podatkowe koszty. Taką korektę może zrobić na bieżąco, czyli w miesiącu, w którym wypłaciła pieniądze z konta funduszu.

Co zrobić, jeśli firma nie ma funduszu, a chce np. obdarować pracowników biletami do teatru? Z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT (oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT) wynika, że do kosztów nie można zaliczyć wydatków pracodawcy na działalność socjalną.

– Jeśli pracodawca sfinansował takie wydatki ze środków bieżących, może je odliczyć tylko wówczas, gdy świadczeń nie da się zakwalifikować do działalności socjalnej – podpowiada Aleksandra Kozłowska. – Powinien też wykazać, że mają związek z prowadzeniem firmy, np. poprawiają atmosferę pracy i integrują załogę.

Przemysław Wojtasik