RODO w szkole, czyli krótki przewodnik po ochronie danych osobowych w oświacie

Nowy rok szkolny właśnie się zaczął, dla placówek oświatowych to moment, w którym powraca pytanie, jakie dane osobowe dzieci i rodziców powinny być zbierane? Poniżej krótki przewodnik, który pozwoli lepiej zrozumieć, co dzieje się z danymi uczniów i informacje, które ułatwią poruszanie się na linii szkoła-dane osobowe.

Czytaj także: "Wygrał pan garnek i voucher na wyjazd do Mielna"

Odpowiadając najkrócej: te wskazane w przepisach prawa. Szkoły, podobnie jak inne placówki oświatowe, mają prawo zbierać i przetwarzać takie dane, aby móc realizować swoje ustawowe zadania i normalnie funkcjonować. Przykładowo wniosek o przyjęcie dziecka ma zawierać w szczególności te dane osobowe:

• dziecko: imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL;
• rodzice (opiekunowie prawni): imiona, nazwiska, adres miejsca zamieszkania, adresy e-mail i numery telefonów kontaktowych (o ile je posiadają).

Ponadto obowiązkiem rodzica jest przekazanie dyrektorowi danych o stanie zdrowia, stosowanej diecie i rozwoju psychofizycznym dziecka – w celu zapewnienia dziecku przez placówkę oświatową odpowiedniej opieki, odżywiania oraz metod opiekuńczo-wychowawczych.

W ramach rekrutacji nie jest jednak potrzebna informacja o adresie zameldowania dziecka. Prawo oświatowe jasno wskazuje, że kontrola spełniania obowiązku szkolnego przez dziecko (to w związku z tym szkoły często proszą o adres zameldowania) jest związana nie z miejscem zameldowania, ale miejscem zamieszkania.

O spełnieniu obowiązku szkolnego należy zatem informować placówkę właściwą ze względu na miejsce zamieszkania dziecka i rodziców.

Obejrzyj: Dane osobowe cenniejsze od ropy

Choć przepisy RODO nie regulują formy przekazywania rodzicom informacji, to jednak wyraźnie wskazują, jakie konkretnie informacje powinny być im przekazane. Rodzice maja prawo wiedzieć, co dzieje się z danymi osobowymi ich dzieci, dlatego szkoły muszą dopilnować, aby przejrzystym
i zrozumiałym językiem przekazać rodzicom jakie dane będą przetwarzane, jak długo będą przechowywane dane ich dzieci, do czego będą wykorzystywane, a także kto ma do nich dostęp.

Pragnąc zabezpieczyć się „na przyszłość” szkoły często zbierają zgody, które nie są im potrzebne, bo mogą skorzystać z innej podstawy prawnej (np. powołać się na przepis prawa). Często zdarza im się także zbierać zgody, które będą nieważne, ponieważ podpisujący oświadczenie nie miał realnego wyboru (np. rodzice zostali poinformowani, że „muszą się zgodzić”).

Czytaj też: Obowiązek zgłoszenia wyjazdu za granicę

Na etapie rekrutacji od ewentualnej zgody rodziców uzależnione jest z pewnością to, czy placówka oświatowa może wykorzystywać wizerunek dziecka (np. na szkolnej stronie internetowej lub w tzw. tablo). Taka zgoda nie musi być ponawiana na początku każdego roku szkolnego – jest ważna do jej odwołania, a rodzic ma prawo odmówić jej wyrażenia.

Wbrew rozpowszechnionej w licznych placówkach oświatowych praktyce nie jest potrzebna zgoda:

• rodziców na realizowanie wobec ich dzieci czynności z zakresu opieki zdrowotnej, w tym higieniczno-pielęgnacyjnych (np. sprawdzanie skóry głowy), przez pielęgniarkę lub higienistkę (sprawowanie tej opieki wynika z przepisów prawa);
• rodziców na udzielanie dziecku pierwszej pomocy (udzielanie takiej pomocy jest obowiązkiem osób zatrudnionych w placówce oświatowej);
• osób upoważnionych do odbioru dziecka z przedszkola, szkoły, świetlicy itp. (podstawą dla wykorzystania danych jest konieczność zapewnienia dzieciom należytej opieki).

Zakres zbieranych przez szkoły danych osobowych może wydawać się stosunkowo błahą sprawą, ale nieprawidłowości w tym zakresie mogą oznaczać naruszenie RODO. A tu już nie są jedynie sytuacje teoretyczne: pierwsze kary za nieprzestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych za nieprawidłowości w szkołach zostały już nałożone.

Czytaj również: RODO działa od roku. Firmy wydały krocie, biurokracji przybyło

W marcu 2019 r. norweskie miasto Bergen (Norwegia jako państwo EOG także przestrzega RODO) otrzymało karę (w przeliczeniu) ok. 70 tys. zł za niezabezpieczenie systemu IT dla swoich szkół, a dosłownie w zeszłym miesiącu szwedzką szkołę średnią ukarano za wykorzystywanie systemu monitoringu wizyjnego, rozpoznającego twarze, do odnotowywania obecności uczniów na lekcjach.

Chociażby z takich powodów warto zadbać o zgodności z przepisami ochrony danych osobowych, a rodzice i opiekunowie prawni powinni pamiętać, że zgodnie z RODO zawsze mają prawo poprosić o dostęp do przechowywanych na ich temat danych.

Autor: Adam Klimowski, prawnik, JAMANO Sp. z o.o.

Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl