Pracodawco! Pamiętaj o obowiązku prowadzenia akt osobowych pracownika

Akta osobowe składają się z trzech części oraz szczegółowo określa, jakie dokumenty powinny znajdować się w każdej z tych części.

Obraz

Zakres tego obowiązku został skonkretyzowany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.)

Rozporządzenie wskazuje, że akta osobowe składają się z trzech części oraz szczegółowo określa, jakie dokumenty powinny znajdować się w każdej z tych części.

*Część A *akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o uzyskanie zatrudnienia, np.: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, czy też dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe.

*Część B *akt osobowych dotyczy nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Wśród dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych powinny znajdować się, m. in.: umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary porządkowej, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.

Część C akt osobowych obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z postępowaniem egzekucyjnym, dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, umowę o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, jeżeli strony taką zawarły. Katalog dokumentów określonych w rozporządzeniu nie jest zamknięty, tym samym pracodawca może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, jednak niezbędne do dokumentowania pewnych zdarzeń, takie jak: dokumenty zgłoszeniowe wysyłane do ZUS czy wnioski o urlop.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, natomiast każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Rozporządzenia nakłada również na pracodawcę obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, oraz karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Poza tym, pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Zaniechanie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest wykroczeniem w rozumieniu art. 281 Kodeksu pracy i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Tej samej karze podlega pracodawca, który pozostawia przedmiotową dokumentację w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Poza tym, z uchybieniami pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji mogą wiązać się inne negatywne konsekwencje, np.: pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jego rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 62/99).

Autor: Grzegorz Niebudek, aplikant adwokacki w Kancelarii Adwokackiej Adwokata Marcina Górskiego.

Wybrane dla Ciebie
Skarbówka dała zielone światło. Te wydatki wliczysz do kosztów
Skarbówka dała zielone światło. Te wydatki wliczysz do kosztów
Duża zmiana na Poczcie już wkrótce. Mówią o rewolucji
Duża zmiana na Poczcie już wkrótce. Mówią o rewolucji
Ta opłata to obowiązek. Kontrolerzy robią zdjęcia aut. 800 zł kary
Ta opłata to obowiązek. Kontrolerzy robią zdjęcia aut. 800 zł kary
"Grozi za to grzywna 1500 zł". Burmistrz apeluje do rolników
"Grozi za to grzywna 1500 zł". Burmistrz apeluje do rolników
Ile trzeba mieć oszczędności, by żyć z odsetek? Oto kwota
Ile trzeba mieć oszczędności, by żyć z odsetek? Oto kwota
Te znicze to tegoroczny hit. Ludzie wydają nawet kilkaset złotych
Te znicze to tegoroczny hit. Ludzie wydają nawet kilkaset złotych
Ostrzeżenie dla turystów. Niedźwiedź pojawił się w woj. małopolskim
Ostrzeżenie dla turystów. Niedźwiedź pojawił się w woj. małopolskim
Emerytura w wieku 40 lat. Policzyli, ile musisz mieć kapitału
Emerytura w wieku 40 lat. Policzyli, ile musisz mieć kapitału
Jak zwiększyć emeryturę z KRUS i ZUS? Nie każdy o tym wie
Jak zwiększyć emeryturę z KRUS i ZUS? Nie każdy o tym wie
Rywal KFC szturmem podbija Polskę. Otwiera 7 nowych lokali
Rywal KFC szturmem podbija Polskę. Otwiera 7 nowych lokali
Wpłata na konto. Od takiej kwoty bank zawiadomi skarbówkę
Wpłata na konto. Od takiej kwoty bank zawiadomi skarbówkę
To koniec znanego browaru. Burmistrz miasta z nazwy marki zabrał głos
To koniec znanego browaru. Burmistrz miasta z nazwy marki zabrał głos