Zakres tego obowiązku został skonkretyzowany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.)
Rozporządzenie wskazuje, że akta osobowe składają się z trzech części oraz szczegółowo określa, jakie dokumenty powinny znajdować się w każdej z tych części.
*Część A *akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o uzyskanie zatrudnienia, np.: świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, czy też dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe.
*Część B *akt osobowych dotyczy nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. Wśród dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych powinny znajdować się, m. in.: umowa o pracę, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary porządkowej, umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
Część C akt osobowych obejmuje dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z postępowaniem egzekucyjnym, dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, umowę o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, jeżeli strony taką zawarły. Katalog dokumentów określonych w rozporządzeniu nie jest zamknięty, tym samym pracodawca może gromadzić dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, jednak niezbędne do dokumentowania pewnych zdarzeń, takie jak: dokumenty zgłoszeniowe wysyłane do ZUS czy wnioski o urlop.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, natomiast każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Rozporządzenia nakłada również na pracodawcę obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, oraz karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Poza tym, pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
Zaniechanie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest wykroczeniem w rozumieniu art. 281 Kodeksu pracy i podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. Tej samej karze podlega pracodawca, który pozostawia przedmiotową dokumentację w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Poza tym, z uchybieniami pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji mogą wiązać się inne negatywne konsekwencje, np.: pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jego rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 62/99).
Autor: Grzegorz Niebudek, aplikant adwokacki w Kancelarii Adwokackiej Adwokata Marcina Górskiego.
