Trwa ładowanie...
Artykuł sponsorowany

Braki kadrowe i opóźnienia w obsłudze spraw – jak Portal Pracowniczy zwiększy efektywność pracy Twojego urzędu

Administracja publiczna to miejsce pracy dla setek tysięcy urzędników. Jak usprawnić przepływ informacji między zatrudnionymi a działami HR i kadrą zarządzającą? Odpowiedzią na te wyzwania jest portal pracowniczy. To nowoczesny system wspomagający codzienną organizację pracy w urzędzie. Poznaj możliwości Portalu Pracowniczego Comarch.

Share
Źródło: materiały partnera
d2hhc5u

Czym jest i jak przebiega obsługa spraw pracowniczych przez Portal Pracowniczy?

Pandemia COVID-19 istotnie wpłynęła na działalność administracji publicznej. W momencie wprowadzenia lockdownu poszczególne urzędy z dnia na dzień musiały przestawić się na pracę zdalną. Wykonywanie zadań na odległość umożliwiły im wdrożone systemy informatyczne. Jednak w urzędach – podobnie jak w innych organizacjach – oprogramowanie, które umożliwia jedynie rozpatrywanie wniosków klientów, to zdecydowanie za mało. Aby zarządzanie procesami HR w organizacji przebiegało sprawnie, potrzebny jest system taki jak portal pracowniczy.

Czym jest portal pracowniczy? Najprościej mówiąc, to narzędzie zaprojektowane z myślą o pracownikach i kadrze zarządzającej. Jego celem jest usprawnienie przepływu informacji i w rezultacie poprawa efektywności pracy całego urzędu. Przede wszystkim pozwala on wyeliminować z obiegu dokumenty w formie papierowej. Pracownicy mogą w dowolnym momencie samodzielnie modyfikować swoje dane (bez konieczności składania wniosków o ich poprawę), a także generować wnioski urlopowe, które automatycznie trafiają do osoby decyzyjnej. Dostęp do Informacji o liczbie pracowników w danym dziale i liczbie spraw do rozpoznania pozwala rozplanować pracę i wyeliminować lub ograniczyć opóźnienia.

Jaki portal pracowniczy wybrać z myślą o nowoczesnym urzędzie? Obsługa spraw pracowniczych może odbywać się za pomocą Portalu Pracowniczego Comarch (https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/portal-pracowniczy/). Został on zaprojektowany z myślą o potrzebach pracowników i kadry zarządzającej w administracji publicznej.

d2hhc5u

Jakie obszary wchodzą w skład Portalu Pracowniczego Comarch?

Zarządzanie procesami HR w organizacji wymaga dostępu do oprogramowania umożliwiającego więcej niż tylko wyeliminowanie papierowych wniosków – konieczny jest łatwy dostęp do informacji m.in. o tym, który z pracowników przebywa na urlopie oraz kto i do kiedy korzysta ze zwolnienia lekarskiego. To pozwala zaplanować zmiany w obrębie działów i następnie poinformować o nich pracowników. Z tego względu, Portal Pracowniczy Comarch składa się z ośmiu głównych obszarów. Wśród nich wymienić można: dane pracownicze, urlopy, delegacje, książka telefoniczna, szkolenia, ocena okresowa, wnioski i dane płacowe. Dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie procesami HR w organizacjach kluczowych jest pięć pierwszych obszarów.

1. Dane pracownicze

Ta część Portalu Pracowniczego Comarch została zaprojektowana z myślą o gromadzeniu podstawowych danych o pracownikach. W tym module każdy zatrudniony w urzędzie znajdzie swoje dane osobowe (imię, nazwisko) wraz z numerem PESEL, adresem zamieszkania, danymi do kontaktu (numer telefonu, adres e-mail) i urzędem skarbowym właściwym do rozliczeń.

W przypadku organizacji o rozproszonej strukturze istotna jest informacja o lokalizacji, w której znajduje się zatrudniony. Nie należą do rzadkości sytuacje, gdy pracownicy tego samego działu czy komórki pracują w różnych budynkach położonych w różnych częściach miasta. Dane o lokalizacji są niezbędne dla przełożonych odpowiedzialnych za zarządzanie procesami HR w organizacjach.

Dla pracowników istotna może być z kolei obsługa spraw pracowniczych. W tym przypadku nie muszą oni np. kierować wniosku do kadr, aby zmienić adres zamieszkania. Wystarczy zalogować się na Portalu Pracowniczym, aby samodzielnie zmodyfikować swoje dane.

2. Urlopy

Portal Pracowniczy Comarch pomaga także w organizacji wypoczynku pracowników. W tym celu powstał moduł "Urlopy". Odpowiada on na potrzeby zarówno osób zatrudnionych w urzędzie, jak i ich przełożonych, których zadaniem jest zarządzanie procesami HR w organizacjach. Za jego pomocą możliwe jest:

  • Składanie e-wniosków o urlop przez poszczególnych pracowników i ich zatwierdzanie (odrzucanie) przez przełożonych.
  • Tworzenie planów urlopowych. To pozwala zapobiec sytuacji, gdy dany dział nie będzie miał odpowiedniej ilości zasobów ludzkich do realizacji kluczowych zadań.
  • Zarządzanie zaplanowanymi absencjami w urzędzie. Przełożeni mogą uwzględnić np. specyfikę pracy w danym dziale.

Ułożenie planu urlopowego w sposób przemyślany pozwala ustrzec się przed opóźnieniami w rozpoznawaniu wniosków spowodowanymi zbyt małą liczbą pracowników. Zapobiega to także nadmiernemu obciążeniu pracowników, którzy zastępują nieobecnych kolegów.

d2hhc5u

Aby moduł "Urlopy" był maksymalnie funkcjonalny, wyposażony został również w kalendarz. Można go wyświetlać m.in. w układzie rocznym, co pozwala planować urlopy z dużym wyprzedzeniem.

3. Delegacje

Praca niektórych urzędników polega na przeprowadzaniu kontroli, które z kolei wiążą się z wyjazdami służbowymi. Portal Pracowniczy Comarch został tak zaprojektowany, aby obsługa spraw pracowniczych obejmowała również delegacje. W rezultacie cały proces związany z zaplanowaniem i rozliczeniem podróży służbowej można przeprowadzić zdalnie, bez konieczności osobistego kontaktu z przełożonymi czy działem księgowym. Moduł "Delegacje" umożliwia:

  • Złożenie wniosku o wyjazd służbowy. Wniosek ten może następnie zostać zaakceptowany lub odrzucony przez przełożonego.
  • Zaznaczenie, że dany pracownik przebywa w delegacji. To pozwala przekierować spływającą do niego korespondencję do pracownika, który go zastępuje. 
  • Rozliczenie wyjazdu. Z reguły w ten proces zaangażowany jest zarówno przełożony pracownika, jak i dział księgowości.

Dzięki informacji o delegacjach, pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie procesami HR w organizacjach wiedzą, które osoby pozostają poza urzędem. To korzystnie wpływa na planowanie pracy wszystkich działów i komórek organizacyjnych.

4. Książka telefoniczna

Jeżeli rotacja w urzędzie jest duża lub pracownicy szybko awansują, często zmieniają się ich stanowiska i numery telefonów służbowych. Portal Pracowniczy Comarch ma na celu usprawnienie przepływu informacji, a w związku z tym przewiduje zakładkę "Książka telefoniczna". To właśnie tu gromadzone są informacje o danych kontaktowych pracowników zatrudnionych w urzędzie.

Obsługa spraw pracowniczych przebiega szybciej, gdyż:

  • Szukanie numeru telefonu do pracownika z użyciem obrotowego wizytownika znajdującego się na biurku staje się zbędne.
  • Dotarcie do danych kontaktowych jest proste – wystarczy wpisać nazwisko danego pracownika i następnie do niego zadzwonić lub napisać.

Dzięki modułowi "Książka telefoniczna" funkcjonującemu w obrębie Portalu Pracowniczego osoby zatrudnione w danym dziale nie muszą odrywać się od pracy, aby ustalić numer telefonu służbowego innego urzędnika. Jednocześnie każdy pracownik organizacji może w dowolnym momencie zaktualizować swoje dane w tym zakresie po zalogowaniu się na swoje konto.

5. Szkolenia

Wiedza merytoryczna i doświadczenie są kluczowe, gdy mowa o efektywnym funkcjonowaniu urzędu. Z tego względu administracja publiczna co roku przeznacza duże środki na szkolenia kadr różnego szczebla. Portal Pracowniczy Comarch umożliwia zarządzanie szkoleniami pracowników. Za jego pomocą możliwe jest:

  • Złożenie przez pracownika wniosku o skierowanie na szkolenie. Taki wniosek jest przekazywany do przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za zarządzanie procesami HR w organizacjach.
  • Zaakceptowanie lub odrzucenie wniosku pracownika przez przełożonego lub osobę do tego uprawnioną.
  • Rozliczenie pracownika ze szkolenia. W przypadku szkoleń odbywających się w godzinach pracy możliwe jest zaznaczenie absencji pracownika w danym terminie.

Moduł "Szkolenia" w połączeniu z innym modułem Portalu Pracowniczego – "Ocena okresowa" – ułatwia podnoszenie wiedzy i umiejętności pracownikom, którzy najbardziej tego potrzebują. To rozwiązanie pozwala też w pełni wykorzystać potencjał urzędników i podnosić jakość funkcjonowania urzędu.

d2hhc5u

Jak krok po kroku przebiega wdrożenie Portalu Pracowniczego w urzędzie?

Mimo, że głównym zadaniem urzędów jest rozpatrywanie różnego rodzaju wniosków, struktura zatrudnienia w każdej organizacji może wyglądać nieco inaczej. Z tego względu Portal Pracowniczy Comarch jest wdrażany dopiero po konsultacji z klientem. Analiza potrzeb pozwala zaproponować rozwiązania, które realnie wpłyną na efektywność urzędu i jego wizerunek zarówno wśród pracowników, jak i klientów.

Kolejnym etapem jest dostosowanie produktu do indywidualnych wymogów urzędu, a następnie wdrożenie Portalu Pracowniczego. Od tego momentu obsługa spraw pracowniczych możliwa jest w pełni online. Portal Pracowniczy to nowe narzędzie, dlatego firma Comarch proponuje też szkolenia dla pracowników. Pozwalają one szybko wdrożyć się w obsługę systemu i w pełni wykorzystać jego możliwości.

Zarządzanie procesami HR w organizacjach może się zmieniać w czasie, co pociąga za sobą konieczność dostosowania Portalu Pracowniczego do nowych realiów. Stąd też tak ważne jest bieżące wsparcie. Specjaliści Comarch dbają o bieżącą naprawę błędów i usuwanie zgłoszonych awarii.

Jakie korzyści oferuje wdrożenie Portalu Pracowniczego w administracji publicznej?

Portal Pracowniczy to narzędzie cieszące się coraz większym uznaniem wśród urzędników. Ma to związek z jego zaletami – usprawnia on zarządzanie procesami HR w organizacji i przyspiesza obsługę spraw pracowniczych. W rezultacie wpływa korzystnie na pracę całej instytucji.

Jakie są głównie korzyści, które można zauważyć po wdrożeniu Portalu Pracowniczego? Zalety należy rozpatrywać na dwóch obszarach:

  • Wewnątrz urzędu. Portal Pracowniczy pozwala na szybką i efektywną komunikację pracowników różnych szczebli i działów. Jest też narzędziem ułatwiającym organizację pracy. Przy jego pomocy można zapobiec przypadkom, gdy w urzędzie będzie niewystarczająca ilość pracowników, aby sprostać wszystkim zadaniom.
  • Na zewnątrz urzędu. Rozpatrywanie spraw w kodeksowych terminach (bez opóźnień), sprawna obsługa oraz dobry przepływ informacji między działami przyczyniają się do budowy pozytywnego wizerunku urzędu w oczach klientów korzystających z jego usług.

Portal Pracowniczy Comarch powstał, aby kompleksowo wspierać obsługę spraw pracowniczych i zarządzanie procesami HR w organizacjach. Z tego względu umożliwia on dużo więcej niż tylko wyeliminowanie braków kadrowych i opóźnień w rozpatrywaniu spraw – to także narzędzie pozwalające pracownikom na generowanie pasków wypłat, składanie wniosków o wydanie zaświadczeń czy pobranie PIT-11. W rezultacie urzędy, które zdecydują się na wdrożenie Portalu Pracowniczego, mogą prezentować się jako atrakcyjny pracodawca.

Artykuł sponsorowany
d2hhc5u

Podziel się opinią

Share
d2hhc5u
d2hhc5u